在“筹办会议”时，永远不要相信任何一个人，否则坑的就是你

我一再给你强调，会议无小事，只要是开会，会前、会中、会后干什么？怎么干？找谁干？我都具体指出过，为什么不落实？不仔细？不严谨？

出了这么大的岔子，办公室的脸被你丢尽了！扣除本月奖金，写1500字检讨！

——我...我...真不能怪我......

昨天下午刚散会，就听见办公室秦主任在训人，我用余光瞟了一眼，只见黄秘书低着头，眼泪哗啦哗啦不停，想辩解又不敢！

显然，这是刚才召开“集团第四季度生产经营工作分析会”的时候出了岔子，会议室的地点通知错了，导致100多口子人都在排队等电梯，好多中层干部还爬了12楼去开会。

其实，秦主任说的没错，“会议无小事，会前、会中、会后干什么？怎么干？找谁干？”我们都有明确的操作规程，小黄同志犯了这个错误确实不应该。

但是，人非圣贤孰能无过，我在当秘书的时候也因为办会出过岔子。

雷坑01

都是“想当然”惹的祸

某天，集团决定召开中层干部工作会议。根据领导要求，我负责安排会议室等事宜。

接到任务后，我就开始着手与负责大楼物业的工作人员联系沟通，申请使用会议室。（因为我们办公场所地方不大，会议室也经常饱和，十分紧张，所以我第一时间安排）

恰巧，我们的会议时间还没有完全定下来，为防止1207会议室被安排他用，我就把会议大概时间告知物业工作人员，拟安排在周五下午2：10，如果时间有变，我会第一时间电话联系。

结果，领导通知下午2：30开会。而我觉得2：10和2：30就差20分钟，应该不会有问题，就没有再与物业确认时间。

结果，等我2：20到会议室的时候，惊呆了——

门紧锁、灯灭了、空调也关了！

不一会，中层干部陆续都来了。我赶紧与大楼物业人员联系，并询问会议室的门，怎么没有提前打开？

原来物业1：30就打开了会议室门，但等到2：15的时候发现会议室一个人也没有，空调和灯都开着，觉得浪费，就给关上了，还以为会议已经结束或取消了，就把会议室门锁了。

就因为我的想当然——应该没问题，估计差不多的思想，让会议延误了近8分钟。

我后来反思：

不相信别人，更别相信自己。

其实就是一个电话确认的事情，不费什么事，万万不可以过于自信，过于依赖，谁也不知道下一秒会发生什么。

在办会中：

一要时刻保持沟通。详细告知有关工作人员会议时间、地点、人数和其他服务需求，并随时与工作人员保持沟通联系；

二要反复检查会场。会前对有关会务安排事项进行一次全面检查落实，包括座位数、席卡摆放和话筒是否正常等，防止出现问题；

三要紧盯督察协办。如果物业多句嘴——会议还开吗？如果我多句嘴——会议推迟了，可能也就没有这些事情了，及时了解和跟踪事情开展情况，确保各项工作落到实处十分重要。

雷坑02

都是“不严谨”惹的祸

某天，集团要召开紧急办公会议，特别邀请分管安全但现在在华东分公司挂职的李副总参加。

而我那个时候是个小主管，手里有两个秘书，我以为小秘书知道会议议程，也知道邀请哪位领导参加，就在便签纸上写了“刘总、张总、程总、李总......”等相关领导，先请他赶紧打电话摸底大家的时间，看看有多少人有时间来开会。

巧合的是，这几位大佬都有时间来开会。

小秘书很快就安排了会议室，并按照我规定的时间和要求，通知了相关领导和部门人员参加会议。

等到傍晚，我把会议通知与一把手反复确认后，让小秘书发布的时候，他赶忙惊讶地告诉我：

并没有通知分管安全但现在在华东分公司挂职的李副总。

原因是：

他认为李副总人在华东，肯定不会来，就通知了在家的分管后勤的那位李副总（我们有两位李副总）。

我一听这个，头大了！

我以为他能懂我的意思，我以为他知道会议的参会范围和主题，结果就因为我的过度相信他，导致出现纰漏！

我赶忙想办法补救，立刻与他统一口径：

邀请在家的分管后勤的李副总参加这个会议更有利于事情的贯彻落实，同时在会议议程和领导讲话中，加入后勤工作的要求部署。

再立刻通知分管华东分公司挂职的李副总，请两位“李副总”同时参加会议。

真是走了狗屎运，那位在华东分公司挂职的李副总恰巧要来集团总部汇报处理事情，通知他的时候他就在高铁上。

假如他因为我通知晚了，他没有时间或者出差冲突没法参加，一定会和我结下梁子，认为我忽视了这位远在外挂职的干部，即使是无意的也会认为我是有心的。

我后来反思：

不要相信别人，不要相信别人，不要相信别人。重要事情说三遍！

一是不要高估别人。大家都是同事，不是你肚子里的蛔虫，你的心思别人真不懂，只有你自己才懂你自己！

二是不要贪图省事。安排、部署工作一定不要图省事，一定要精准、详细，更要严谨的安排、通知下去；

三是锻炼统筹能力。要带领下属一起学会领悟领导意图，增强全面统筹的能力和水平，全面了解和掌握各项重点工作和分管领导等相关情况。比如，这次工作会就是为了更好研究部署相关安全会议精神，请分管后勤的李副总参加，则意义不大；

四是及时请示汇报。小秘书之所以犯了错误，责任在我。但是他自己遇到不清楚的情况时，没有养成向领导多请示、多汇报，严谨细致的工作作风和习惯。

雷坑03

都是“不检查”惹的祸

某年，集团牵头举办行业高峰论坛，会场就在当地的某酒店。我对这次会议十分重视，前前后后忙好几个月。

距离开会还有4小时的时候，我突然问办公室小刘：

下午要用大屏幕，做分享交流，激光笔在哪里了？

小刘信誓旦旦的回答：

放心，准备了两个，酒店估计也提供！

我问：

你见到激光笔了吗？能不能显示出来？有没有准备备用电池？

小刘不说话。赶紧去把电脑包的激光笔拿出来，一用，不能显示！因为屏幕不是投影幕布而是LDE大屏。

我随即联系酒店经理，请他们提供专用“激光笔”。果然，因为屏幕是LED电子屏，激光笔不显示，需要换成射线线条的户外用“激光灯”才可以，酒店恰好没有。

而我曾经也遇到过这样的问题，我的车里正好有两个，幸好没有出事，否则这个玩意一般还真不好买！

“会议无小事”。

我后来反思：

不要相信别人，不要相信别人，不要相信别人。重要事情说三遍！

筹备会议的过程中，一定要养成检查的习惯，养成走流程的习惯！

筹办会议的主办方，就必须要比酒店大堂经理更专业，比婚庆司仪更灵活，比搬运工人更勤快，比执行策划更周密。

任何一个细节，都可能导致会议失败，都可能导致冷场，救场如救火。

在办会中过于相信别人，不亲眼所看，不亲自检查，不去准备第二方案、预备计划、最坏假设，一旦在会场发生意外，只能干瞪眼，乱成一锅粥。

筹办会议——

一定要统领全局、细致入微、有条不紊、精益求精，确保万无一失，最忌讳丢三落四，手忙脚乱，没有重点，没有章法，没有逻辑。