公司公文管理制度

第一章 总则

笫一条 为了严格的文件处理程序，逐步实现公司文件处理的标准化、系统化和专业化，提高公司的工作效率，根据《国家行政机关文件处理办法》和《**市人民政府文件处理规则》的需要，结合公司的实际情况，制定本制度。

本系统适用于*各公司。

公司文件是指公司在职责行使过程中形成的具有法律效力和规范性的公务文件，是依法行使职责、开展公务活动的重要工具。公文处理是指公文的处理、管理和整理（立卷）、存档等一系列相互关联、有序衔接的工作。

文件处理应坚持实事求是、精简高效的原则，及时、准确、安全、完整。文件处理必须严格执行国家保密法律、法规等有关规定，以确保国家秘密的安全。

集团公司办公室是集团公文处理的管理机构，负责集团公司总部的公文处理，协助各公司的公文处理。各公司负责行政综合管理的部门（以下简称办公室）负责各公司的公文处理。

第二章 行文规则

第六条 行文要有必要，注意效用。行文关系根据隶属关系和职权范围确定，一般不允许跨级请示和报告。

笫七条 所属公司除协商工作、询问、回答问题外，一般不得向上级政府机构正式写作，必须由集团公司统一写作报告。

第八条 “请示”应一文一事；一般只写一个主送机关。需要同时送其他机关的，应当以抄送的形式，但不得抄送下级机关。“报告”不得携带请示事项。

第九条 向多个(含两个)上级机关写作，应当注明主送机关和抄送机关。各公司内部的重要作文应当同时抄送集团公司。

第十条 办公室的便信是非正式的，没有法律认可。

第三章 发文办理

第十一条 文件处理是指以公司名义制作和发布公文的过程。具体程序一般包括：（1）主办办公室经办人起草稿件；（2）主办办公室负责人审核稿件；（3）办公室（综合管理部）格式审查；（4）经主管领导批准后，由公司主要领导签发；（5）办公室编号；（6）主办办公室校对；（7）办公室统一打印装订；（8）打印；（9） 分配；(十)存档；

第十二条 拟订文件应当做到：

符合国家法律、法规等有关规定。

情况确实如此，观点清晰，表达准确，结构严谨，组织清晰，直言不曲，文字规范，标点正确，篇幅短。

公文的文种应当根据行文的目的、发文的职权和与主送机关的行文关系来确定。

制定应急文件时，应反映应急原因，并根据实际需要确定应急程度。

一般来说，文件结构层次不能超过四层，第一层为“一”，第二层为“(一)”，第三层为“一”.第四层是 “( 1 )”。

使用非标准化缩写时，应首先使用全称并注明缩写。使用国际组织的外语名称或缩写形式时，应在第一次出现时注明准确的中文翻译。

我国法定计量单位应当使用。文件中的数字，除了一些结构层次序数和在词、短语、惯用语、缩略语、修辞色句中作为词素的数字外，还应使用阿拉伯数字和阿拉伯数字作为写作日期。

第十三条 各公司承担的文件，应当主动与有关部门协商，经充分协商（包括公司领导协调）不能达成一致的，应当列出各种理由，并提出建设性意见，请集团公司协调或判决。

第十四条 主办公文件的办公室，包括其他办公文件的，应当主动与有关办公室协调协商；主办部门应当积极配合，取得协议；仍不能达成协议的，主办部门应当书面列出各种理论证据，提出建设性意见，并报主办部门负责领导协调或者判决。

第十五条 各部门制定印制的文件（包括相关报告和回复材料）由各部门自行审核，并报公司领导签发；办公室负责办理公文件的格式和编号。组织者办公室必须将手稿文件提交办公室备案。

第十六条 公司发布的决策、请示、报告、意见等上行文件、政策制度文件、重大问题处理意见、重要外部事项、关键信息宣传稿件等，以公司名义发布的平行文件或下行文件，经公司主管领导批准后报主要领导发布。在主要领导离家出走期间，可由主要领导指定的其他领导发布。

第十七条 公司领导在批准和签发文件时，应明确签证意见。对于需要进一步修改和改进的文件，文件通常应退还给主办单位。公司领导签发需要在公司外签字的文件后，主办单位负责将其发送给相关单位签字。

第十八条 办公室负责分发普通文件和机要文件；其他文件由主办部门分发。

第十九条 集团公司发文，由办公室统一编号(如)：

以公司名义向外发文件的，一律使用***[ x x x x年]x号；

以公司党委名义发文，以***委员会发文[ x x x x年]x号；

以公司纪委的名义发布文件，以***纪律[ x x x x年]x 号；

以工会名义发布文件，使用***工会[ x x x x年]x号；

以共青团名义发布文件，使用***团 [ x x x x年]x 号；

第四章 收文办理

第二十条 收到公文的办理过程包括签收、登记、审批、拟办、审批、承办、催办等。

第二十一条 除公司领导监督事项和必须直接提交的秘密事项外，所有公司文件和群众信件均应提交，办公室应当按照有关规定的程序进行登记。

第二十二条 文件由办公室接收人签字登记。办公室负责人提出拟议意见，送公司领导审批，并将文件内容分发给公司负责人和相关部门。办公室应当按照批准意见传阅文件。

第二十三条 办公室负责人应当对下级单位和有关企业事业单位报告的文件进行审查。审批重点：是否应由公司办理；是否符合写作规则；内容是否符合国家法律、法规等有关规定；涉及其他部门或地区职权的事项是否已经讨论和签署；文件使用和文件格式是否标准化。经审查，不符合规定的文件应当转让或者退还。

第二十四条 承办单位收到分配的文件后，应当按照领导的批准意见及时处理，不得延误或推动日本。应急文件应按时限办理。如有困难，应立即说明。不属于办公室职权范围或者不适合办公室的，应当立即向主管领导报告，并退还办公室说明原因。

第二十五条 文件处理过程中涉及两个以上处室的， 组织办公室和会议办公室由公司领导确定。组织办公室应主动与相关办公室协商；原则上，每个会议办公室的会议时间不得超过2个工作日。

第二十六条 审核文件时，主批人应当明确签署意见、姓名和审批日期，其他审批人应当同意签字。如果没有具体的指示，签名将被视为第三次阅读。

第二十七条 公司办公室应当按照办理文件的时限，及时对文件的办理情况进行监督(催办)。其中，上级领导和公司领导的重要指示由公司办公室重点监督。紧急文件跟踪催办，重要文件重点催办，一般文件定期催办。公司领导在文件上的指示，由办公室送领导及相关办公室办理，办公室统一书面材料。

第二十八条 公文的备案、备案和管理，按照《**市机关档案管理暂行办法》的有关规定执行。各部门应当备案的文件和有关资料，由部门明确负责整理和备案。互联网上公开的文件，经公司领导或办公室批准后在互联网上公开。

第五章 传阅运转

第二十九条 为避免文档在传阅操作中丢失，牢牢把握文档当前位置，文档在公司办公协调系统内统一登记操作，办公室人员应逐一登记每个文档（阅读和处理），实时跟踪，以便查找。

第三十条 各部门应及时传阅文件。原则上，公司领导批准四个部门或人员阅读的文件应在2个工作日内(密度文件应在1个工作日内) ）阅读并归还办公室。需要办理的文件按规定及时办理，受理后立即将文件和办理情况归还办公室接收人员备案。

第三十一条 秘密文件只能依靠原件进行传阅。传阅人员应当按照规定保管。原则上，每个传阅人员的传阅时间为1个工作日， 阅读后立即返回办公室。密集文件不得在办公室和个人手中过夜。如果文件涉及相关办公室，办公室应先阅读。密集文件一般不得复制。如果您想复制，您必须严格按照规定的程序进行审批。复制的密件也按原件保存。

第三十二条集团公司办公室负责解释。

第三十三条 本制度自发文之日起实施。