写好文字材料最有效的诀窍

以文辅政是党政办公室的首要职责，起草各类文字材料和调研报告是文秘人员的第一要务。结合多年xx月xx日顶格，内容在月日右侧书写。

大事记以按时间顺序记事为主，时间顺序是对大事条目进行编排的基本依据。编者可根据大事记的繁简程度，灵活进行编排。

3、大事记的选事原则及范围

由大事的时间和大事记述两部分组成展示历史发展的概貌和规律。大事记的选事原则：紧紧围绕大事记所要记述和反映的对象，勾勒全貌，突出重点，大事要事必载，小事琐事不取。因此，应选择影响大、具有历史意义和查找利用价值的事件。主要应有：

（1）本机关的重要组织变动情况。如：机关的建立、内设机构设置、职权范围的调整、人员编制、主要任务及分工、领导人的任免、变动、机关所在地的迁移，名称改变等。

（2）本机关的主要工作活动。包括发出的重要文件、领导的重要批示和口头指示等。

（3）本机关的重要会议情况。会议名称、出席人员范围、任务、主要议题和决议等。

（4）本机关的重大发明创造、科研成果、重大工程的基本建设和失误教训等。

（5）本机关领导、职工出国访问、进修、考察和接待外国友人活动的重大事件。

（6）与有关单位交往活动情况。经验交流、相互协作、联合办企业等。

（7）上级机关对本机关的重要领导活动情况，重要批示等。

（8）其它需要记载的各种大事、要事。

4、大事记编写要求：

1、内容要真实，观点正确。所记述的内容要符合客观实际，不得随意加进编者的主观见解，更不准歪曲事实。

2、文字要简明、扼要。对所记载的内容一定要做到“大事突出、要事不漏”。一般一条一事，每条大事涉及的时间、地点、人物、数据、发展过程、因果关系等均应揭示出来。

3、时间要准确。按时间顺序逐年xx月xx日记载，有的甚至要确切到时、分、秒。如有的没有时间或时间不够准确，应尽力进行考证。

四、关于语言文字

语言是思想的外衣，文章的肌肤，表情达意的工具。有些材料语言不精彩，就很难打动人心，甚至很难让人听下去。象xx领导说的“语言无味，面目可憎”。领导讲话和调研报告的语言要准确、鲜明、生动、简练。首先要求合乎规范，让人能够容易理解。其次，还要讲的透彻，不仅能让人懂，并且让人懂得容易；再次，尽可能让人感动，不仅懂了，并且发生兴趣，令人信服，产生共鸣；同时，语言又要经济，表达很敏捷，不笨重，不迟滞。简言之，就是要用最经济的语言材料，传递尽可能大的信息量，达到尽可能高的准确性和可理解性，收到尽可能好的表达效果。有人以为语言生动就是在规范性的语言上再涂抹点脂粉，加上点花哨，这种理解是极端错误的。前一段研究室学习XX领导同志关于改进文风的讲话，在一次内部讨论中，我提出改变文风重点解决四个方面的问题：一是大话套话的问题，二是云山雾罩的问题，三是雾里看花的问题，四是隔靴搔痒的问题。领导讲话和调研报告不要用无关紧要的空话、套话和官样语言（开头就是三个代表）。领导讲话和调研报告不是文学作品，不要去追求文字的修饰性，不要去采用文学写作中的那种积极的修辞方法（主要指喻、比、兴等修辞方法。如比喻：象黄河巨浪汹涌澎湃；比拟：大海一样的深情；拟人：柳丝万缕，好像在频频招手欢迎每一位光临的旅人等等）。当然也不要为了所谓的语言生动，过多使用民间口头语言的“大白话”（要慎用俏皮话、歇后语、时尚语言等），尤其不能耍贫嘴，不能陷于油滑。积极的修辞方法或者“大白话”容易造成逻辑上的不严谨，不科学。

领导讲话和调研报告是给别人听、看的，现在的领导日理万机，很难有时间作太长的报告，所以讲话材料要尽量写得短小精练。写短文章还有一个很简单的道理，我们不要把闪光的金子埋进沙堆，让领导和听众自己去发掘。我们有时候总想追求全面、系统，总怕别人看不懂，结果报告越写越长，动辄洋洋数万言，总希望写成专著。要知道，文章如果过长，就有可能造成观点不突出，条理性不强，反而埋没了最有价值的东西。古人曾经说过，写文章应该是“删繁就简三秋树，标新立异二月花。”这是形容好的文章应该像深秋的树木，枝干凸显、清晰，像早春二月绽开的花朵一样新鲜。写短文章其实并不简单，需要反复思考归纳，高度凝练，对写材料的人来说，这是一个痛苦的过程。

一个好的综合材料要反复推敲修改。文章的修改如同能工巧匠精雕细刻金石玉器，须精益求精。不管是谁，文章都不可能一次完成，大都经过反复修改，仔细推敲。推敲修改文章是很艰苦的劳动，并不比写文章轻松。“推敲”的典故就很能说明问题（略）。常言说，“文章不厌千回改”，“佳作常从改中来”，领导讲话和调研报告尤其如此。一份好的领导讲话和调研报告，在调研室内部反复修改7次、8次，甚至10余次都是很正常的。语言是否顺畅；最后还要看字、词及标点符号是否准确。这几个环节都要仔细推敲，细细斟酌，才能保证文稿的质量。

五、关于服务对象和受众

我们的服务对象大多是领导。领导的脾气秉性、办事作风和讲话风格，决定了文稿内容起草的风格。适合领导口味是写领导讲话一个基本的原则性要求。所以，做好文秘工作的一个基本功就是要研究领导。不但要研究领导的思路文风，还要注重研究领导的思维方式、工作方式、性格特点、语言习惯，使起草的讲话材料更好地贴近领导风格。

起草领导讲话，要准确领会领导意图，这样才能做到有的放矢，少做无用功。有的领导在部署讲话稿起草任务时，喜欢把文秘人员召集起来，当面指明主题，提出具体写作要求，这是把握领导意图的绝佳时机，也是一条捷径。但多数时候领导并不授意要讲什么，采用什么语言风格，这就要悉心揣摩，根据会议要解决的问题，会议的重要程度和领导平时的思路风格去把握。

领导同志都有较高的水平，也有自己习惯的表达方式，有的领导喜欢用平常套路，有的偏爱用数字，有的逻辑性很强，有的激情很高，有的喜好幽默的语言，有的则对旁征博引感兴趣。因此，要根据领导讲话的不同风格，灵活运用各种不同的写作手法，尽量让文稿内容体现领导的风格。

写文章，还要考虑受众的知识水平，接受能力和思维习惯。比如受众都是领导，文章就要严谨一些，理性一些；受众是普通群众，文章就要通俗一些，感性一些；如果是给外国的机构和人员写信或者公函、致辞或演讲，就不能张口三个代表，闭口科学发展观，要多采用外国人熟悉的语言，至少是他们能接受的语言，采用的数据也要经过一些思考。比如，前些年xx月xx日前参访之旅，荷承先生延见，聆听请益，设宴款待，多所照顾，尤对全团提供协助，所付心力，永平(连战先生字)体会至深，引企贤劳，深为感纫。”“尤其北京召开第三届经贸文化论坛，两党关系更展新页，今后如能进一步开展，往来频仍，则有劳先生之处，必将与日俱增”。如果让我们代领导回信，你怎么写，恐怕也要采用半文半白的语言，不能用大白话。