做好文字工作的7点体会

文字水平是机关工作一个基本素质要求,也是衡量综合能力的一个标准。如果你常常要帮助领导起草文件或报告,你就得把领导大脑中所思考的问题用文字表达出来，而且要表达得好,表达得领导满意。所以,文字水平可以说是一个永恒的要求。下面我结合自己的体会,谈几个这方面的问题。

一、关于文章的鲜明性、准确性和生动性的问题

鲜明性是指观点要明确。我们写文章,写简报,或者写请示,写汇报,首先要求观点明确。如果你是向上级写一个请示,或者写一个汇报,你要分析清楚在你汇报的问题上,上级关心的是什么,你得紧紧地围绕他所关心的问题写,而不能想当然。因此,在“鲜明性”问题上也需要煞费苦心,细心推敲才能做好。

准确性,是写文件的一大要素。不管你是写请示,写汇报,写动态,写简报,还是写文章,写报告,情况要反映得准确,观点要提炼得准确,例子要恰如其务。总之,就是要实享求是,非常准确,既不能夸大,也不能缩小。这和写文学作品完全是两码事。文学作品可以夸张,可以想象,但写文件不行。所以写文件一般不用华丽的词藻,而讲究文字的朴实。但这并不是说写文件可以不注重修辞。正好相反,为了准确性,你必须注意修辞,注意用词的准确。所以写文件的人,也得词汇丰富,在丰富的“词汇库”中,搜寻出能最准确表达你的意思的词汇。要不然就往往词不达意。所谓词不达意者,即失去了准确性。

生动性是写文章的更高要求了,特别是写汇报,写情况反映,或写简报,最好有点生动事例,使报告有可读性。例子一定要非常恰当,切忌牵强附会。不恰当的例子不仅不会给文章增色,其效果甚至适得其反。有时为了说明问题,也可以打个比方。一个恰当的比喻,往往胜过千言万语,将你要表达的意思蕴含在不言之中,令人回味无穷。因此,一份好的总结,好的汇报,绝不只是枯燥无味的数字,陈词滥调的“八股”,而应该是观点明确,文字流畅,语言生动,文风朴实的好文章。这样的文章当然是有可读性的。毛主席说,好文章能帮助消化,那自然是百读不厌的。当然,不好的文章就可能使人倒胃口。

二、关于逻辑性问题

写文章是表达思维的,思维就要讲究逻辑,而不能是一团乱麻。起草文件,尤其要注意条理清晰,逻辑性强。一条一条地论述,条条紧扣,最后自然就形成结论。所以先写什么,后写什么,这是很有讲究的,要符合人的思维逻辑。

有了明确的目标,你再看看自己手头有些什么素材,把素材分分类,同一类素材放在一个段落里,说明一个问题。各段之间有什么关系?谁是前因?谁是后果?理顺了它们之间的关系,就可以把段落排排队,到这时,各段的先后次序就墓本上形成了,你可以按此拟一个提纲。这个提纲是否可行?你得再看看各个段落的意思与文章主题的关系,谁者疏,谁者密,据此检查你的排序是否恰当。如果这些工作都做好了,整个文章的逻辑性也就出来了,便可以按提纲作文章了。

但是,文章的逻辑性是通过文字表达出来的。一般来说,前后文字要有呼应。或者说,前面设下伏笔,后面画龙点睛。段与段之间要有衔接,前一段的结尾要为后一段的开头做好准备,作好铺垫;而后一段的开头要能承上启下。这样整个文章就是一个有机整体了。这种联系的灵魂是什么?就是文章的逻辑性。所以逻辑性并不是说在嘴上,写在纸上的,而是蕴含在文章内容之中的。

三、关于开门见山的问题

写文件要开门见山,一开始就点出主题,说明你要汇报的事项,或请示的问题是什么。开门见山,这是写文件和写别的文章的一个很大的区别。写别的文章可以是直叙,也可以是倒叙,那要看你的需要和表现手法。

写侦探小说绝不能把结论写在前面,这是大家都知道的。但写文件一定要开门见山,吹糠见米,却不是每个参谋、秘书都懂得的,在机关我们就常常遇到这种情况。当然,开门见山也不能太生硬,如果你能“开”得巧,“开”得艺术,那就更好了。

四、关于精炼的问题

文字要精炼,也有说要简炼的,但简而不精也不行。毛主席说长而不精的文章是王大娘的裹脚,又臭又长,难道短而不精就好吗?自然短而不精也不好。短而实在,短而精彩的文章最受欢迎,《论语》、《孙子兵法》等也只有几千字,却流传千古。所以,文件也好,报告也罢,首先是要尽量地短。各级领导都很忙,没有功夫读长篇大论,特别是长而不精的文章。

因此,只要我们一动笔,就要注意文字的精炼,可说可不说的话就别写,众所周知的理就别讲。话不在多,而在精。只要把意思讲清楚了,宁肯少一个字,而不要多一个字。一个字一个字地斟酌,把可要可不要的字统统去掉。

要做到文字的精炼,你还必须吃透自己要写的问题。所以动笔之前,最好要进行一番调查和分析研究工作,在我们这样的高层机关,一个型号或一个技术问题,往往会涉及到许多方面,信息量一般是很大的。这就需要从大量的信息中,理出头绪,来一个去粗取精,去伪存真,然后抓住核心问题进行阐述,文章自然就精炼了。

五、关于通顺的问题

文字要通顺,不能有病句,这是最起码的要求,也是最容易出的毛病。什么是病句?一个正确的、完整的句子,应该有主、谓、宾或主、表、宾。我们讲话,句子可以不完整,能听明白就行。但写成文字,特别是文件、报告等正式行文,一般都是很严肃的,句子都要很完整,不然会引起歧义,读者可以这样理解,也可以那样理解。这对写文件来说,是不允许的。

我这么说,并不是说文章中每个句子都一定要有主、谓、宾。如果每个句子都是主、谓、宾堆砌起来,整个文章就会显得很罗嗦。为了文字的精炼,在行文时,省掉句子中的某个成分是允许的。这当然也包括省略句子的附加成分,如修饰词等。但这种省略一定要是合理的,读者从上下文看,是明明白白的,不会产生误解,不会产生歧义。这种省略不仅是允许的,而且是必要的。不省略,文章反而显得累赘。可不可以省,判断的标准是灵活的。办法是文章写好以后,自己多读几遍,看看哪儿不通,哪儿累赘,哪儿缺什么,或哪儿多什么。多改几遍,总会越改越好,越改越精。做到毛主席说的短而精,而不是长而赘,也不是短而不精。所以,写一篇好文章要千锤百炼,可不是件轻而易举的事。

六、关于不重复的问题

措辞不要重复,甚至连用字都尽可能不要重复。一个词或一个字接连重复用,读起来显得累赘。在这种情况下,你要设法换一个词或字,但意思不能走样。在我们这个领域常常形容一个东西,用“体积大,重量重”。这个“重量重”并不属于文字不通的问题,但读起来就有点绕口,也很不雅。每遇这种情况,往往令人头痛。你得设法避开两个“重”字,能不能用“庞大而又笨重”?这要看具体情况。

我最近写文章,说到一个化学反应器具有“体积小,反应快、冷却快,因而效率高等特点”。这两个“快”字也靠得太近,显得重复。后来改成“反应快,冷却迅速”,一个意思,但读起了就顺口了。这样的文字表达其实很简单,并没有刻意地修饰。但如果在整篇文章中,这种小问题你都注意到了,那么整个文章读起来就可以达到文字流畅的效果。所以写文章是件细致工作,有人形容像“绣花”一样,不起眼的小问题都要注意,不然就可能是败笔。

七、关于文言和口语夹杂的问题

在一般情况下,最好不要文言和口语夹杂。写公文当然要用通俗规范的现代汉语。但有些“之乎者也”的文言已经口语化了,人人都看得懂,且文字显得精炼,用一点也未尝不可。

“总之”就是一个文言,但谁都明白其含义。所以我们不能绝对摆脱文言,但不能用生僻难懂的文言,更不要为了显示自己的“文学水平”,生搬硬套地用上几句文言或成语。