承办会议、组织活动的18个步骤

承办会议或举办活动，无论是政府机关还是企事业单位，都是一项不可或缺的工作，也是干部、员工必不可少的一项基本功。

筹划准备阶段要关注7个重点

1.拟制方案计划，主要包括主题、时间、地点、参加人员、组织形式、日程安排、组织领导、各类保障等。

2.召开协调会，对各业务部门担负任务、责任分工、完成时限等进行细化。

3.准备会议材料，主要是起草撰写和排版印刷，内容包括会议须知、主持词、开幕词、动员讲话、总结讲话、经验材料、学习文件等。

4.准备会务用品，包括会议证件、桌签、笔、本和各类办公耗材等。

5.设置会场，包括会标悬挂、主席台设置、座位排列、桌签摆放、音响试放、多媒体准备等。

6.安排保障，主要包括食宿、医疗、通信、用电和安全保卫等方面的保障。

7.组织接站，包括接站信息、接站人员和保障车辆等。

活动实施阶段要抓好7个环节

8.组织人员签到，安排专人办理签到手续，核发各类证件，分发文件材料，介绍相关情况。

9.召开预备会，对日程安排、服务保障和注意事项等进行明确，征求意见建议，并提出具体要求。

10.现场组织，组织人员入场，搞好会务保障，及时协调解决出现的矛盾问题，灵活处置各类突发情况。

11.现地观摩，提前做好现场设置、活动内容、参观路线、车辆保障等各项准备。

12.合影留念，确定参加合影人员，选定合影地点，事先安排好摄影师，搞好队形设计。

13.食宿保障，主要按照预定方案抓好落实，特别是要注意少数民族与会人员的饮食禁忌，及时对房间、餐厅等场所进行打扫、通风、消毒等。

14.组织人员返回，提前了解返程信息，做好送站安排。

总结收尾阶段要做好4项工作

15.收集整理会务用品，该还的还，该存的存，登记造册，搞好交接。

16.梳理上报活动情况，系统梳理基本情况、经验做法和主要成效，及时向上反映有关情况。

17.汇编活动资料，对方案计划、会议材料、录音摄像等，系统整理、装订成册，留作以后查阅参考。

18.搞好财务结算，对已列入活动预算或预算外开支应纳入报销的经费，及时进行处理，避免遗留问题。