新时期如何做好文件保密、归档与利用工作

目前，社会发展进入新的历史时期，对于文件管理工作提出更高要求。文件中承载着很多关键的内容，对于社会的建设发展具有重要影响。因此，需要做好文件的保密，归档和利用工作，为后续的工作提供科学的借鉴指导，为社会的建设发展创造更多的效益。一、如何加强文件的保密工作（一）提高工作人员的保密意识文件保密工作是文件管理工作人员的工作职责，因此，负责文件管理的工作人员需要有效的明确自身责任，防止出现文件出现泄露。相关的从业人员需要提升自身的安全防范意识和职业道德操守，增强自身的保密意识，高度重视文件保密工作。一旦出现文件泄露情况，需要有关部门严格进行惩处，有效的处理文件泄密问题[1]。（二）加强文件管理的防护措施在文件管理工作实际中，在硬件设施建设上，需要重视重要文件的安全管理。要安装保险锁，保险柜和其他的防盗设备等，提升文件安全。相关的工作人员需要对重要文件进行备份，防止文件丢失导致无法复原。要重视文件的防潮，防晒和防蛀工作，保护文件的完整性。针对那些绝密的文件需要进行严格审查，在合格之后进行归档，仔细核对签字。在进行归档时，如果出现泄密情况，需要立即查找文件泄露的原因，对会造成的后果进行预测，借助有效方法进行处理，把损害降到最低。要有效的落实科学的防守制度，安排专门人员进行管理，防止出现文件丢失情况，如果没有授权不能调取档案，如果工作有需要，需要进行一系列比较严格程序。（三）让保密准则落实到个人文件对于社会的公共利益具有重要影响，与每个人的切身利益有密切联系。相关的文件管理部门需要让每个人明确保密规则，要进行保密准则的教育宣传，提升工作人员的保密意识。二、如何做好文件的归档工作（一）详细分类设好目录文件管理工作中比较关键的内容是保障文件的完整性和安全性，是文件管理工作的基础性内容。文件需要保持完整，整齐，要有效的进行保存，为后续的文件运用提供有效帮助，以此来实现文件管理工作的目的。所以，需要对文件进行仔细分类，让每一个文件具备一定的条理性，比如，可以结合文件的年限，性质，保密程度，地区等进行分类。需要为文件创设比较准确的目录，可以进行整齐摆放，与此同时，为了保持文件的完整性，需要对文件进行定期的清理，或者结合实际，对文件进行重新分类[2]。（二）及时归档建立网络要重视文件的网络管理，借助电子邮箱对档案备份和目录进行保存，借助微机软件或者移动硬盘对那些不能借助纸质存放的文件进行保存。有效的利用搜索引擎，可以为后续的文件查找工作节省更多的时间，节约人力资源，防止出现人工失误情况，导致文件管理工作的效率下降。与此同时，电子文件的运用可以有效的弥补纸质文件的不足。在文件不断增加的状况下，相关的管理工作人员需要进行有效的清理，分类和存放。如果文件比较多，需要进行简单的记录，为后续的工作提供指导。（三）积累经验完善细节文件管理工作人员需要不断学习工作经验，要对事件的后果进行预测，借助有效措施进行解决，要做好前期的准备工作，提升管理工作的实效性。文件管理工作人员需要具备良好的职业道德，要保护好文件的安全。在管理工作中一旦发现不足，需要借助有效方法进行整合优化[3]。三、如何做到文件的精准利用为了有效的利用文件，需要做好文件的存档工作，保障文件保存工作的高效性，如果文件泄密，导致文件失去原本的意义。如果不能对文件进行科学分类，那么后续很难进行有效查找。所以，要有效的利用文件，实现文件管理保存的目的。（一）质量是文件可利用的前提在文件存放的实际中，要避免出现内容与文件名不符，文件缺失，电子文件泄露，文件不能有效提取等等问题。与此同时，在对文件进行归档的实际中，不能对文件进行混乱摆放，随意更好等行为，要对每一人文件进行有效保存，保障文件的内在价值，提升文件管理的质量，为后续的文件利用提供有效帮助。（二）规范是文件存放的重要保障文件的规范性主要是文件的真实，完整和高效。那些被保存归档后的文件需要有效利用，这些被归档的文件需要具备可识别的标志，保存比较完整，文件名与实际内容符合等等。规范性是文件管理工作的重要前提。规范字主要是要文件可以分清主次，权衡轻重，等级识别。可以把使用频率比较高的文件放置在关键位置，为后续的运用提供便利。对那些次要文件进行科学整理，根据级别与相同类型的文件共同存放。可以把索引根据名称，时间和区域等进分类规划，按照搜集信息，成立卷宗，审核内容和处理安放等步骤进行保存，可以把工作人员的各类职责和工作步骤规范进行落实。要在重视管理人员的素质教育，提升管理人员的综合能力和素养，提升管理人员的责任意识，实现文件管理的高效性。1、开拓思路让文件管理工作可持续发展，伴随文件的逐渐增加，科学技术的不断发展，文件管理的方式逐渐出现一些变化。文件由以往纸质文件，声像文件，实物文件转化为电子文件，网络文件，光盘和影碟等智能化的文件。因此，对于人才的需求不断增加，需要引进专业的管理人员，具备一定的网络信息技术能力，要不断学习，提升自身的职业素养[4]。2、开辟多种路径，开拓资源收集整合的渠道并且进行反馈。能够有效的运用信息资源，创设科学的文件资料管理制度。结束语总而言之，为了促进文件管理工作的高效运行，需要重视对文件的保密，归档和利用，实现文件的价值，促进文件管理工作的可持续发展，为社会创造更多的效益。