写材料时要克服的几种理解偏差

在工作中，朋友们拿到关于准备材料的要求或者接收领导对材料的要求，或多或少都遇到过理解偏差的问题，就是说，你写的材料没有完全符合领导或者其他收取材料主体的预期，导致返工，今天我们就来聊一聊相关内容。

要求：“统一格式”

场景：这类要求基本是来自领导，当材料内容基本过关之后会要求统一格式。关于“统一格式”理解偏差，常见于准备PPT等展示类材料的过程中。

误解的情形：材料君A某某在接收领导要求后，第一反应就是单纯看看PPT中的字体、段落格式、图片大小等是否一致。但事实上，这个意见包含了很多内容，除了第一反应想到的东西外，材料君A某某还需要进一步看看前后的“展示性语言”是否一致，比如前一页图形中用绿色表示排名靠前或者工作出色，用红色表示排名靠后或者做的不好，那么后一页的图片中也要用相同标色，尽可能避免前后不一致的问题，即不能用红色表示排名靠前或者工作出色，用绿色表示排名靠后或者做的不好。又如，PPT前几页都使用了今年数据，后几页却用了去年数据，除去特殊情况（例如有些数据就是一年一更新，今年的数据要明年才能出来），务必使用今年数据，哪怕是预测出来的。

建议：在做PPT或者类似材料时，一定要有“统一格式”的意识，既要做到字体类型、行间距等显性要素的统一，又要做到图例、表格等非文字语言的隐性要素统一。

要求：“工作做法”

场景：上级部门发文要求上报关于某项工作的做法和经验，或者召开专题会议、座谈会、研讨会等要求准备经验交流材料。这类场景其实比较多，准备材料的难度不算大，但是很容易踩不到点上。

误解的情形：实践中，一些朋友得到相应任务后，往往会采取这样的策略，即找一些现成材料进行加工，主要分成工作开展情况、成绩成果、下一步打算这么几个部分。其实，“工作做法”类材料的重点是要把工作方式方法写出来，把工作过程展现出来。举个例子，针对企业帮扶这个事情，你们工作上“出台了某某政策，采取了某某措施帮助企业释放产能”，这些就是属于工作开展情况，如果要写工作方式方法，那么就要更加细致，例如某个政策中的某些条款怎么落地、从哪几个方面给企业带来了积极影响？由于政策支持，企业可以通过新增的某某形式进行融资，同时也因为政策支持缩短了国外订单的审单时间，产能进一步释放……可以发现，工作方式方法的内容写起来比较琐碎，如果平时素材积累不多的话，也是具有不小的挑战性。

建议：如果是重要的会议或者汇报场合，一定要认真准备，收集素材，仔细挖掘，领导要听的就是具体做法。如果一般性的场合，比如你们是某项工作的配合单位，只要交一个简单材料就行，那就可以偷懒一下，把原来的工作情况内容稍微扩充扩充。

要求：“工作开展情况”

场景：一些工作会涉及评分、指标排名以及考核，经常会组织专题会议或者领导要求听取专题汇报，需要准备汇报材料、会议发言材料等，具体要求会在相应通知中体现。

误解的情形1：遗漏重要汇报内容。有的通知会讲的比较细致，例如要求汇报指标具体情况、存在的问题、下步打算，那么朋友们准备材料时就会比较明确。有的通知写的比较粗，例如只写了“汇报指标情况”，一些朋友就简单理解为只要写一些指标得分情况、排名情况就行了，然后再写一点下步工作安排。其实，虽然通知没有写明，但通常来说，如果有和你们相关的某个指标落后、排名落后、失分严重等情况，肯定要在材料中体现出来，并且进一步分析原因，最后再提出下一步工作。

误解的情形2：搞错所汇报工作的时间周期。例如上级发通知要召开“20xx年度营商环境测评工作分析会”，通知中写的要求是“汇报工作情况、分析失分原因、下步工作安排”。材料君A没有注意通知的抬头是“20xx年度”，在初次准备材料时都写了20xx年的情况，后来发现了问题，就及时把原内容删了并调整为20xx年的情况。其实，在补全20xx年工作情况之后，原先写的20xx年工作情况也还是有必要保留一部分，因为实际中，在汇报完20xx年的情况后，领导大概率会也会问20xx年截至目前的情况甚至20xx年的情况。

建议：一方面，还是要和会议通知中的联系人员做好沟通，明确汇报发言的内容、形式、时间，避免把错误的信息传递给你的领导。另一方面，做好心理准确，在按照通知要求准备好材料的同时，自己还要额外增加内容，以备会上的不时之需。