如何提高机关公文写作质量

“写作”不是“拿起笔来就写”这么简单，用系统观点看，写作是一个过程，从大的方面看，这个过程由构思、草拟、修改等环节构成，不是一个单一动作，显然是一套前后连贯的“组合拳”。笔者结合多年xx月xx日，统一用阿拉伯数字）在署名正下方适当位置标识；需要印章时，印章图案摆正，在单位署名与成文日期正中央、距正文下侧一行左右距离处下压。

（%1） 无正文说明

机关在印发对下红头文件或对上请示报告时，正文排完版后所剩空白处不足以排下署名和成文日期时，应当将署名及成文日期另起一页标识，并用三号“仿宋GB2312”字体在空白页面天头第三行居左处空2字符，标识“（此页无正文）”字样。

（五）页码

页码用四号宋体阿拉伯数字标识，一般置于我们所用A4型纸版心下边缘之下一行，数字左右各插入一条水平条（在特殊符号中选择），水平条距数字一个半角空格，例如：“-1-”，水平条和数字均用四号宋体标识，页码距离页脚底端23mm。页码自公文首页开始标识；双面打印时，奇数页码置于页脚最右侧，偶数页码置于页脚最左侧。

（%1） 附件

附件与正文一起装订时，页码应当连续编排。附件一般用三号黑体字在附件内容左上角第一行项格标识“附件（或带序号）”字样，如附件与公文主件不能一起装订，可单设页码。附件后面不加标点符号，附件项目多时可在附件后加阿拉伯数字编号。

（%1） 装订

公文应当左侧装订，不掉页，不错页。包本公文的封面与书芯不脱落，后背平整、不空。任意两页页码位置误差不超过4mm.装订的订位为两个，A4型纸两钉外侧订眼距纸上下各位70mm,允许误差不超过4mm,距左侧距离为10mm,允许误差不超过3mm。

三、拟写公文容易出现的问题

通常公文内容上容易出现的问题主要有七个：①贪大求全，泛泛而谈。就是写了很多，却没写到点上。②重复雷同，千人一面。就是天下文章一大抄，没有具体的指导性。③说理肤浅，苍白无力。就是逻辑简单，没有考虑周全，不能服人。④缺少素材，内容干瘪。就是内容大而化之，空对空、走形式，没有干货。⑤空泛议论，对策不力。就是纸上谈兵，没有掌握实情，各类措施针对性不强。⑥枯燥呆板，缺乏文采。就是不使用专业术语，文字不优美，文字水平太低。⑦粗疏马虎，时有差错。就是内容不准确，有低级错误，跟实际情况不符。而在格式中易出差错的地方主要有七个：①正文以外部分易出差错。在校对中，往往比较注意正文部分，却容易忽视标题、发文字号、落款、日期等方面，以致造成差错。②错别字。字形笔画相似、读音相似的字易出差错。比如己与已、拔与拨、值与执等，极易混淆。③人名易出差错。有的命令和通令中常出现人名差错，主要原因或是起草人员凭平日印象撰写，校对时粗心大意。④接转之处易出差错。页与页、段与段、句与句的起承接转，如不认真校对，往往漏字或重复。⑤公文结构层次序数号易出差错。有些公文内大标题套小标题，段落多，容易出现错用序数号或漏掉、重复的差错。⑥间距易出差错，格式不统一，时密时疏，全文段落间距、字间距没有统一规范的磅数。⑦数据容易出差错。有些公文涉及大量数字，而且比较集中。打字、排版和校对人员稍一疏忽就可能出现漏打、排错某些数据的问题。出现上述问题的原因是多方面的，但主要是以下三个方面：一是写作理论知识不扎实，主要表现在日常工作中不注重写作理论知识的学习和积累，对新规定、新条例、新形势掌握不准。二是工作态度不认真，对提高公文拟制质量的意义和重要性认识不足，存在得过且过思想，工作态度不够端正，比如出现错别字、拟制文件时照搬照抄、应付差事等问题。可现在很多机关同志对此认识不够高。患上了“材料恐惧症”，想写材料的人很少，能写的人更少，想写又能写的人少而又少。三是领会领导意图不准确，如有些机关人员对领导意图领会不准，对基层情况若明若暗，闭门造车拟写文字材料，或者掺杂个人感情，加入个人意见等等。

%1、 写好公文的方法

根据个人一点点实践的心得，我认为，要写好公文归纳起来主要是六个重点：

一是源在动力。愿干事、想干事是干成事的前提基础，公文写作也概不例外。文字工作堪称机关“第一难事”。正因如此，我们有些机关同志对写材料压力过大、动力不足、用力不够，出现了怕写材料。躲写材料、应付写材料的现象。有的怕挨批评、怕反复，经不起折腾、没通过、打回来了、就灰心丧气。甚至抱怒、发车骚、不想搞。没有动力是写不好材料的，有了动力通过努力就可能把材料写好，至少可以写好一般性的材料。想写、愿写、主动写、自觉写，不怕反复，不怕失败，不断提高自己的写作能力，使自己在机关立得住、有成就、走得远。

二是重在学习。机关人员必须具备深厚的理论功底、较高的文学素养和宽广的知识面，只有这样，写材料的“源头活水”才能取之不尽、用之不竭。作为业务部门的机关干部对本行业本系统有哪些工作，这些工作有什么特点，上级的指示要求是什么，规章制度有哪些，本级的措施方法是什么，一个阶段抓到何种程度，抓了以后有什么经验和教训，等等，都要了如指掌、心中有数。作为综合部门的机关干部就要对机关和单位各项工作都非常了解、非常熟悉。

三是勤在练笔。常写笔下生花，提高文字水平，没有捷径可走，不下水的人永远学不会游泳。万事开头难，敢写就不难。机关同志要树立想写材料、愿写材料、敢写材料的思想，勤动手，多练笔。逼着自己静下来、坐下来，把第一行写出来，排除畏难情绪。只有不停步的练笔，不断积累写作经验，不断探索写作技巧，才能熟练生巧，下笔有神。总结起来就是“四要”：多看范文套着写。多打腹稿悟着写。多逼自己急着写。多闯新路探着写。

四是巧在方法。一是搜集材料，形成提纲。收集材料要越丰富越完善越好。在此基础上分析材料找出规律，运用规律形成提纲、写作提纲通常有并列式、递进式、因果式、综合式等。二要适用材料，初成腹稿。紧扣提纲驾驭材料，对照提纲补充材料。每一段、每一层写什么、用什么材料，要搞好布局，搭好框架。“添砖加瓦”。三要一气呵成，快成初稿。写一篇文章就象打一场仗，写手需要始终处于“请战、激战、善战、巧战”的状态，做到“全力以赴、全神贯注、全身投入，一气呵成。把文稿写出来，减轻心理压力。

五是摸清情况。一要吃透上情。主要是准确领会领导的写作意图，起草人要“关起门来当领导”，站在领导的角度分析、立意、谋篇、善于抓“点”、连“线”、扩“面”、构“体”，了解掌握领导意图常用的方法是：面对面的询问意图，拟出提纲打探意图，写出草稿引出意图，交流看法修改完善意图。二要摸准下情。对某项工作在单位落实的现状要把准，有什么好的特点，存在什么问题，发展的趋势是什么、需要注重改进什么，都要一清二楚，三要熟悉旧情。对某项工作在基层单位过去落实的情况也要非常熟悉，以进行纵向比较。四要了解邻情。对某项工作在友邻乡镇，在全县甚至在市、省的落实情况也要有所了解，好的可提出学习借鉴，不足之处可以引出警示思考。

六是贵在坚持。写作是长期的积累，切忌苛求一题而就、一次成稿、一学成名，常言说的“文章不厌千回改”就是这个意思。一是自己检验自己；二是请他人检验自己；三是不怕领导检验自己；四是让时间和实践检验自己。