关于做好会务服务工作的主要做法和经验启示

办公室是围绕中心工作，贯彻执行领导各项决策部署的重要工作机构。近年来，随着县域经济的快速发展，领导各项事务不断增多，办公室的各项工作尤其是会务服务工作面临着许多新变化新挑战。按照上级党委、政府提出的“改进会风、精简会议”的指示精神，办公室在的正确领导下，以高度负责的工作责任感和使命感，始终保持严谨求实的工作作风，不断加强队伍建设，积极抓好会前、会中、会后的各个环节，有力地确保了会务意图的全面实现，会务服务工作受到了领导的肯定和与会人员的广泛赞赏。现将我们的主要做法和经验总结如下：

一、主要做法

在办公室会务工作中，我们坚持“团结拼搏、积极奉献、力求卓越”的工作理念，着力抓好六个关键环节：

（一）高度重视，加强组织领导。各类会议的胜利召开，都事关中心工作的安排部署，代表着形象，承担着传递工作思路、要求的重要使命。因此，对于每次会议，不论会议规模大小，办公室都高度重视，精心组织安排。具体办会时，一般由办公室主任负总责，分管政务工作副主任具体抓，会务工作人员、秘书组、信息室全体人员上下联动，分工协作，确保会务服务工作高标准、高水平、高质量完成。

（二）务求细致，拟定会议筹备计划。按照领导或上级文件的明确要求，结合近期工作的统一安排，在明确掌握会议的意图、目标和要求的基础上，拟定详细的会议筹备计划。计划内容着重对会务各项工作任务，如确定会议名称和时间、协调会议室、预估参会人数、草拟会议通知、制定会场布置方案、安排与会者食住行等进行详细的工作任务分解。草拟完成会务筹备计划后，及时向领导请示，在征得领导同意后，指派专人迅速协调落实。

（三）言简意赅，编发会议通知。会议通知是会前准备工作的基础性工作，其内容应力求表达准确、条理清楚、一目了然，绝不能出现歧义。要力求涵盖会议意图、会议名称、具体时间和地点、参会范围、安全保卫和宣传报道等各项内容。一般正式会议，都要争取在会前3天编发会议通知。拟定的通知草稿经主要领导和各常委审阅把关。一些动员或总结表彰会议，除旗领导总结讲话外，还要安排部分单位进行表态发言或经验汇报。对此类会议，通知中应明确发言材料撰写要求、发言时间，避免会上发言拖沓冗长、偏离中心。对一些重要的大型会议，如党代会、全委（扩大）会议，通知中还应加入由参会单位反馈参会人员名单的要求，了解参会人员的主要信息，包括姓名、职务、电话、性别、民族等内容，为制作会序册、安排与会者食宿等工作奠定基础。

（四）全员动员，安排电话通知。实践证明，会前进行电话通知是一个很有效且必要的办法，对于确保参会人员按指定时间到场参会具有十分重要的作用。因此，办公室每次都在会议召开前一天，由分管政务工作的副主任，召集秘书、信息员、督查室干事全员上阵，按照常委领导、四大班子领导、苏木镇、党群单位、行政单位、事业单位、公司企业等类别，分批进行电话通知。电话通知要与苏木镇和部门负责人充分沟通，切忌该说不说、模棱两可，很可能一次疏忽，就导致预定参会人员不能及时参会。对于临时有事无法参会的人员，要询问原因做记录，并要求其严格履行书面请假手续。通过发动全体办公室干部协同配合，有利于培养和锻炼能力，同时也有利于保证会务工作质量和效率。

（五）注重细节，抓好会场布置。会场布置是会务工作的重头戏。需要注意和做好的细节颇多，关键是要始终保持严谨求实的作风，认真负责地做好会场布置的各项工作。会场的布置一般在前半天进行，即使是40人以下的小型会议也要尽量提前布置，以妥善应对可能出现的错漏或突发情况。会场的布置要依次做好“五个摆放”。实际办会时，根据会议类型也可能增减两三项。一是摆放花卉。主席台上的花卉既要枝繁叶茂，又不能太高，以免遮挡主席台就坐领导的视线。台下的花卉则要蓬勃怒放，其旺盛的生命力能够为会议渲染昂扬向上、意气风发的良好氛围。会前半小时，可适当喷水，使花卉显得更加鲜艳。二是摆放会标。即将会标悬挂到指定高度和适宜位置。会标的内容应体现地域特色，悬挂蒙汉语会标。对于一些重要的外事会议，还应加上外方语言的会标。悬挂位置一般应在主要与会领导的正上方。一些小型座谈会或者工作汇报会，也将会标悬挂在侧上方。三是摆放座签。召开的会议，一般都需要为台上台下的处级领导，严格按照排名顺序摆放座签。而一些特别重大的会议，则需要为全体与会人员摆放座签，确保与会人员整齐有序、各就各位，同时也烘托了正式隆重的气氛。四是摆放饮用水。饮用水主要指小瓶装矿泉水，一般半天的会议足够与会人员饮用。在冬天，则同时为每5-8名与会人员提供一个小暖壶和每人1个水杯。瓶装水摆放务必要整齐，每一瓶的正面都要统一朝向与会人员。五是摆放材料。根据会议需要，一般要将会议议程和会上宣读的正式文件印制出来，同简装笔记本、笔等一并装袋，摆放在会场上，这对与会人员来说十分方便，也避免了忘记拿、丢失某份材料等情况。这里的材料装袋，往往需要政务秘书组全体出动，一份份整理装袋，并尽量避免错页、缺页的情况发生。通过精诚协作，有利于集中精力和时间快速完成材料装袋任务，同时也很好地培养了办公室全体人员协作配合的意识。

（六）及时总结，不断完善提高。办成一次高质量、高水平的会议，会前的精心组织十分必要，会后的总结提高一样也不能缺少。一是归档整理会议资料。会后要将会议所有文件，包括会议通知、会议简报、会议发言材料、领导讲话等统统收集起来，以备查考。同时还应做好录音、录像资料的收集整理，以便会议纪要、会议总结等材料的撰写。根据保密原则，对需要回收的会议材料要逐份清查回收。二是严查会议参会情况。要收集整理收到的书面请假条，比照参会人员名单和签到参会情况，对旷会、迟到、早退人员给予通报批评。这对于按要求参会的人员是一种激励，而对于不按会议要求参会的人员则是一种警示，有利于形成按制度办事的优良会风。三是及时分析总结会务服务工作。分析总结会务工作中的经验和教训，找出规律性的东西，以指导做好今后的会务工作。注重收集参会人员对会务服务工作的反馈意见，虚心采纳，以便在下一次会议前整改提高，防止出现类似的错误。

二、经验启示

会务服务工作是一项细致繁杂的工作，没有捷径可走。唯有按部就班、认真负责地抓紧抓好抓实每一个细节。在长期的会务工作实战中，全体办公室干部同心协力，集思广益，总结形成了一套操作性强、行之有效、值得推广的经验做法。现将其梳理总结如下：

（一）主动作为，做好会前准备工作。充分发挥主观能动性，主动加压，积极作为，以严谨务实的服务者姿态，把工作想在前、做在前，确保会务工作组织严密、准备充分，即使遇到临时突发情况，也能及时妥善地应对。正所谓“台上一分钟，台下十年功”。一个人员齐整、流程顺畅的会议，需要会务工作人员付出更多的时间和精力。会前编制专门的会议电话簿，把与会领导，乡镇和各部门负责人的联系电话梳理成册。提前与翻译办联系，翻译会标，同时与广告公司联系制作适合会场大小的会标，根据参会人员名单制作座签，会标和座签必须反复核查，确保准确无误。要与花卉店联系订好会议室需要的花卉，花卉种类、颜色、形状和数量必须适合会场的要求。与文印中心联系印制会议材料。与文具用品店联系，购置文件袋、笔记本、笔等必备品。与矿泉水公司联系提供足够的饮用水。准备屏蔽设备、签到册和录音笔。在冬天，对室温偏低的会议室要提前进行取暖保温工作。特别冷的天，还要根据实际需要预借一定数量的散热器。按照全面周到的原则，会务服务工作要做好的环节颇多。每个环节，都要坚决避免出现“可能”、“应该”或者“差不多”的情况，一定要落实到位、责任到人。

（二）开拓思路，座位安排有妙招。开会时有个现象很常见，那就是“后排现象”。所谓“后排现象”，顾名思义，即参会人员往往因重视程度不够或者想着会中临时出去办事等原因，习惯于坐在后排座位，致使后排满满当当，前排稀稀拉拉。“后排现象”的出现，影响了会议的有序进行，严重者还会影响到会务意图的实现。尤其是对于国家、自治区、市三级召开的各类视频会议，每个旗县区分会场情况一目了然，参会情况的好坏直接体现出一个地方的形象和干部的整体素质。必须想办法予以解决。实际办会中，会议文件要求、由工作人员督促到前排座位等办法收效甚微。后来，办公室一名专职会务的同志，受到电影票对号入座的启发，在会场为每个座位标上行列序号，同时按从前排到后排的顺序，依次为每位到场参会的与会人员派发座位卡，从而基本杜绝了“后排现象”发生。这个办法一经使用，便受到与会领导和广大干部的充分肯定和赞扬。经过众多会议的实践和完善，会前临时发放座位卡的办法已经成为我们会务工作的一大亮点，全旗各大企事业单位举办大中型会议都在积极仿用。

（三）加强考核，建立办会激励机制。在办公室内部建立一套会务服务制度，形成用制度管人、按制度办会的良好格局，促进会务服务工作朝着规范化、制度化、标准化的方向发展。研究制定工作人员办会量化考核办法，充分调动全体办公室干部的办会积极性，促进形成积极参与会务服务工作的良性竞争机制。考核办法鼓励工作人员多办会、多参会，根据参与会务服务情况给予一定分数。根据会议和办公室工作人员的实际，会议按参会人数分大中小型三类会议，30人以下为小型会议，30至80人的会议为中型会议，80以上的为大型会议。主办会议人员小型会议计2分，中型会议计4分，大型会议计10分。协办会议方面先确定总分，小型会议1分，中型会议3分，大型会议10分，然后根据实际会务工作中协办人数将分数平均分配。年终根据个人得分情况兑现一定的物质奖励，同时将考核结果作为评优树模和推荐提拔使用的重要依据。