秘书工作者需备“六种试剂”

优秀秘书工作者的成长之路，无不充满辛酸与苦楚、困难与挑战。做好秘书工作需具备一些基本素质，笔者暂且概括为“六种试剂”。

“润滑剂”：良好的办公习惯

良好的办公习惯是在一点一滴中养成的。比如，可以分门别类地保存好文件材料。对于运转中的公文，根据运转状态（未签批和已签批），放置在不同的地方；对于会议通知、会议纪要、机票行程单等单据，可采用不同的文件袋进行分装，这样就便于查找、不易丢失。对于平时接触到的文件、报纸、杂志，分领域加以保存，可为公文写作提供丰富源泉，避免“书到用时方恨少”。每天下班对桌面物品及时清理，保持办公桌的井然有序，等等。

对于秘书工作者来说，培养和保持良好的办公习惯，不仅可以展现自身良好形象，还可以提升工作效率。细节决定成败，办公习惯看似不起眼，但是日积月累，就很可能成为秘书工作者成长进步快慢的分水岭。

“促进剂”：及时的反思总结

一次出差，突然接到返程航班取消的短信，此时领导正在大会上讲话。在改签机票的过程中，有关人员建议我先预订返程航班，等会议结束后再请示领导。另一次出差，类似情况又出现了，领导已经登上了启程的飞机。回想上次经历，我立即将返程机票改签为那天最早的航班，结果那一天很多参会者都因机票改签较晚而延误了返回。我深感基于经验的、合理的当机立断的重要性，对“总结”二字在秘书工作的作用感触更深。

秘书工作繁杂而琐碎，在每项工作完成之后，秘书工作者都要及时总结，举一反三，改进工作方法，不断提升自己的工作能力。

“活性剂”：恰当的处置能力

一次，我将一个紧急的会议通知直接送到了正在会场的领导手中，正巧大多数参会者也在现场，于是我拿着签批后的会议通知和参会者名单，一一告知。会后，领导狠狠地批评了我，他说：“那份会议通知与参会名单不是最终版，参会人员看到了反复修改的名单，心里是什么感受？”“聪者听于无声，明者见于无形”，一名成熟的秘书工作人员，遇到急事，要沉着冷静，头脑清晰，对工作的各方面因素进行综合考量，在权衡中选出恰到好处的处理方式，这样才能不出或少出纰漏。

“催化剂”：创新的工作方式

承办委务会与党组会是我们秘书处每个月的重要工作内容。会前，需要收集会议材料与PPT。因为其他烦琐的事务工作，常常会忘记这些会议材料与PPT的提交状态。为了避免收集过程中产生遗漏，我们创新了“会议材料□PPT□”的印章，对会议通知上的每一个议题进行加盖。每当一个会议材料与PPT提交完毕，就在相应的“□”打钩，这样一目了然。

“问渠那得清如许？为有源头活水来”，作为秘书工作者，不仅要按规矩办事，更要勇于推陈出新，经常想出新点子、拿出新办法，以此改进工作方式，不断提高办事效率和自身素质。

“稳定剂”：从容的工作状态

一次大会，会前十几分钟才准备打开会议背景PPT，可测试时成功打开的PPT当时竟然打不开了，此时很多参会人员已经入场。更糟糕的是，由于慌乱，主持词与讲话稿也忘记了修改。这次失误直接影响了会议的效果，领导会后对我进行了严厉的批评。

秘书工作任务重、工作量大，出错的概率高，要学会保持平和的心态与稳定的状态，重要的事情充分打出提前量。同时，面对错误要勇敢承认并吸取教训。

“增韧剂”：健康的身体素质

在办公室工作，经常一件事情还没处理完毕，另一件事情就不期而至，让人身心疲惫，非常辛苦。越是忙碌，越要锻炼身体；越是紧张，越需调节身心，否则工作就无法推进。工作间隙，可通过舒展四肢等方式放松身体；下班后及周末，可通过散步、游泳、打球等方式锻炼身体，从而保持心情舒畅，更好地投入工作。

有一个公式“7+1＞8”，指的是每天7个小时读书，1个小时锻炼，其学习效率要优于8个小时全都用在学习上。这对做好秘书工作也是有借鉴意义的，工作之余，要坚持锻炼，在保持良好的智商情商与健康的身体之间，注重“体脑平衡”。