高效优质办会，试试“加减乘除法”

办会是办公室的一项基础性工作，是履行“三服务”职能的重要组成部分。对于中型乃至较大型的会议，如何高效优质办好会？本文试用“加减乘除法”加以探讨。

一、闭合式运行，完善链条做加法

闭合式办会运行图

办会是一项系统工程，只有环环相扣、首尾相连、闭环运行，才能保证任何环节都不会“掉链子”。

一是分阶段抓重点实施。办会分三个阶段，每个阶段都有其重点：会前重点抓谋划准备；会中重点抓服务应急；会后重点抓总结提升。

二是分环节抓立体推进。三个阶段可分解为十个环节：领会上级精神、把握领导意图；确定会议主题、形成办会思路；踏勘现场路线、制定会议方案；发放会议通知、落实参会人员；印制文件资料、布置会议场所；掌握会议进程、应对突发状况；完善会议记录、及时宣传报道；交办工作任务、抓好督办落实；整理会议资料、注意归档保存；回顾办会全程、反思总结提升。

三是分步骤抓责任落实。就“落实参会人员”这一环节，又可分解为：列出参会名单、确认通知接收、接收参会反馈、交接核查签字等。在完善链条上做好加法，就是要加密责任链条的“扣子”、加实责任主体的“担子”、加紧责任落实的“钉子”，确保办会工作有章可循、有条不紊、高效运行。

二、菜单式管理，细节查验做减法

办会是一项细致工作，必须强化问题导向，落实菜单式管理，才能克服麻痹思想、堵塞工作漏洞，杜绝差错甚至事故发生。通过梳理归纳问题，形成项目“菜单”，逐项落实，减法“销号”。

一是用好“大众”菜单。以“布置会议场所”为例，可编制八项一级“子菜单”，即会标制作（特定会议）、座位编排、音响调试、文件摆放、签到安排、车辆调度、程序预演、会前检查。

二是用好“定制”菜单。以“座位编排”为例，编制两项二级“子菜单”：确定会议类型，选用“回”字、“吕”字等座位编排方法；考虑特殊情况，如发言、颁奖、签订责任状等，将涉及单位靠前靠边安排。

三是用好“小微”菜单。以“音响调试”为例，编制三项二级“子菜单”，即话筒按需摆放、音量大小适中、活动话筒备用。在细节查验上实施“一个会议一张菜单”的管理办法，办会人员拿着办会菜单走进会场，逐一对照检查，逐一落实销号，逐一验收过关，实现细节关注的全覆盖，真正做到事半功倍、准确无误。

布置会议场所菜单

三、追踪式推进，强化效果做乘法

召开会议的最终目的在于传达贯彻落实会议精神，在于让参会者甚至更大的群体对会议精神入脑入心入行。做好三道乘法，实施追踪管理，可以实现会议效果的倍数增长。

一是宣传报道到位。办会在严守保密规定、审签制度前提下，作好宣传报道，提升党员、干部和群众的认同感、知晓率、参与度，实现同频共振、齐力共为。

二是责任分解到位。根据会议精神迅速整理下发任务清单，清单一般包括工作事项、工作内容、完成时限、牵头领导、责任部门和报送对象等。事项清单必须全面、准确、细致，成为工作督办落实的路线图、时间表和责任书。

三是督办落实到位。深入了解实际情况、动态掌握工作进度、准确把握问题症结，加强结果运用、情况报送和责任追究。把这三道乘法做好了，就能有效避免“以会议落实会议”的情况，进一步提升会议的质效。

会后工作推进时间表

四、过滤式精简，改进会风做除法

办会要把纪律挺在前面，把规矩讲在前面，把除法做在前面。

一是做好审批整合的除法，过滤掉不必要的会议。统筹安排当月当周会议，通过多会套开、分段续开把参会对象相对统一的工作集中安排部署。

二是做好压缩精简的除法，过滤掉不必要的议程。坚持一次会议一位领导主持、一个主题讲话。

三是做好会议经费的除法，过滤掉不必要的开支。严格控制会议时间和规模，优先使用单位会议室，充分运用电视电话、网络视频等技术手段，降低会议成本，节约经费开支。