X有限公司合同管理办法（试行）

第一条为规范公司合同管理行为，加强合同履约监管，防范合同法律风险，保障公司合法权益，根据《民法典》《公司法》及XXX集团《合同管理办法》等有关规定，结合公司实际，制定本办法。

第二条本办法适用于公司在经营管理活动中签订的各类合同、协议等的管理，不包括与公司员工签订的劳动合同。

签订合同的主体须是公司，公司部门不得以部门名义擅自对外签订任何形式的合同或协议。公司部门及人员不得以任何方式泄露在合同管理工作中知悉的公司商业机密，不得利用合同从事违规违纪违法活动。

第三条合同管理工作遵循以下原则：

（一）程序化，痕迹化；

（二）依法维护公司合法权益;

（三）归口统一管理，分级负责；

第四条合同管理目标：

（1） 全面履行，可操作；

（2） 有据可查，可追溯；

（3） 落实责任，可追责。

第五条公司经营管理部是公司合同管理工作的归口统一管理部门，统一负责本公司合同管理和监督指导各部门合同管理工作，并指定专人负责合同管理工作。

第六条合同管理部门的主要职责：

（一）宣传贯彻国家合同法律法规；

（二）建立完善的企业合同管理制度；

（三）参与合同调研、谈判、起草，对接外聘律师对合同版本的法律审核，合同审批、合同统计台账、合同档案管理工作；

（四）指导监督合同签订、履行；

（五）管理合同专用章；

（六）办理合同公证；

（七）参与解决合同纠纷；

（八）处理与合同有关的其他事务。

第七条根据工作职责和工作需要，具体承办公司经营业务、管理等各类合同业务事项的有关部门为合同经办部门。

合同经办部门的主要职责：

（一）负责开展合同所涉业务市场调研，负责调查合同对方当事人的主体资格、资质、资信等情况；

（二）组织或参加合同所涉业务可行性论证；

（三）组织或参加合同招投标活动；

（四）负责合同商务谈判，组织草拟合同；

（五）负责办理合同法律审核、签订审批等手续；

（六）部门要指定专人负责合同管理，建立本部门的合同档案和合同台账，及时将合同原件及相关资料送交公司经营管理部；

（七）负责跟踪合同履行；

（八）报告合同履行情况；

（九）协助处理合同纠纷。

第八条合同经办部门对合同中的经济、技术等业务内容的全面性、真实性、可行性负责。合同经办部门应当关注合同对方当事人履约能力、交付方式以及质量验收等业务方面风险，公司财务部门应当关注合同结算、税票以及公司现金流影响等财务方面风险。

第九条提请合同法律审核和合同签订审批时，合同经办部门应提供以下材料：

（一）合同对方当事人的企业法人营业执照、自然人居民身份证、签约人授权委托书及身份证明等合同主体履约能力有关的资质证照资料（加盖对方当事人印章）；

（二）通过国家企业信用信息公示系统、启信宝等查询打印的合同对方当事人企业信用信息；

（三）通过中国裁判文书网或企查查、天眼查、启信宝等企业查询平台查询打印的对方当事人司法案件（含股权冻结）及失信被执行人信息；

（四）合同业务对应的调研论证相关资料（调研报告和说明等）；

（五）合同业务经济行为对应的内部集体决策会议纪要、决议、请示报告卡，或上级批准、中标文件等材料；

（六）合同谈判会议记录或会议纪要等情况；

（七）其他与合同有关的文件。

第十条公司贸易类合同在提请法律审核前，应当按照《XXXXXXXX公司贸易经营行为实施细则（试行）》要求提交《客户资信调查表》《业务效益分析表》《法律风险审查表》等资料。

第十一条合同文本由经办部门或签约对方起草，我公司起草的合同必须使用通过法律顾问审核的合同样本，签约对方的合同必须经法律顾问审核并签注法律意见，重要合同或特殊合同由法律顾问参与，交公司法律顾问进行法律审核。法律审核时，应当关注合同主体是否存续有效、合同内容是否合法完整、合同条款是否清晰明确等法律方面风险。

第十二条合同内容一般应包括（但不限于）以下内容：合同编号、签约地点、合同有效期、买卖双方全称及联系方式、银行账户账号、产品品名、基质基价、数量、质量指标、罚则、交货地点、交货时间、付款方式、运输方式、验收方式与标准、结算方式（标明质量、数量奖罚细则，包括为保证足量供货而设定的定量结算、定量计价等）、相关税费承担人、合同纠纷解决方式、违约责任等。

第十三条有下列情形的，不得签订合同：

（一）合同内容违反国家法律、法规，损害国家利益和社会公共利益的；

（二）有胁迫、欺诈行为的；

（三）无经营资质、证照或证照不全的；

（四）代理人无代理权或超越代理权的；

（五）主要合同条款不完备的；

（六）经调查对方明显缺乏合同履约能力的；

（七）经调查对方当事人严重失信且不能提供有效担保的。

第十四条合同签订审批流程：

第一步：合同经办部门对拟达成的业务或签约对方资信进行调研论证，业务达成须经内部决策程序通过，与签约对方就合同主要条款内容形成初步意见；

第二步：合同经办部门草拟合同文本（或签约对方起草的合同文本），附业务调研论证、签约对方资质及内部决策文件等材料交经营管理部；

第三步：经营管理部接收送审合同及相关资料后，对合同文本及附送材料进行初步审核，填报《合同法律审核意见表》（附表1），送交公司法律顾问进行法律审核，法律顾问签署法律意见；

第四步：合同经办部门根据法律顾问签署的意见对合同文本进行修改完善，填写《合同审批表》（附表2），履行合同审批程序，逐级审批。

第五步：履行完《合同审批表》审签程序后，经营管理部对审签程序完善、齐全、合规的合同加盖合同专用章。合同经办部门负责让合同签约对方按合同条款约定签字盖章，并将双方签字盖章后的合同原件尽快收回；

第六步：合同经办部门严格按照合同约定履行合同，同时对合同进行台账登记。每月10日前，将上月合同台账及合同原件交经营管理部一份存档备查。

第十五条合同审批签订权限：

公司所有合同都须经合同经办部门负责人、合同经办部门分管领导、财务部门分管领导、总经理、董事长逐级审批。

合同签订原则上由法定代表人签订，法定代表人授权委托的，由法定代表人签发的《授权委托书》（附表3）中载明的委托代理人签订。

定（调）价函：对执行年xx月xx日

委托人

受委托人

委托事项

委托权限

委托期限

·····骑·····缝·····盖·····章·······

授权委托书

（20）第号

委托人

职务

受委托人

职务

委托代理事项：

委托代理权限：

委托代理期限：

委托人（签字、盖章）：

（公章）

年xx月xx日