“四字要诀”做好公文处理工作

近年来，新华社办公厅秘书处紧紧围绕“质、核、效、密”四字下功夫，着力加强科学化制度化规范化建设，持续提升公文质量和处理水平，年均流转公文近30万件次、处理各类文函电报2万多件，确保万无一失。

“质”——坚持质量优先

完善制度。认真贯彻落实《党政机关公文处理工作条例》，并结合实际制定印发了《新华社公文处理办法》《关于进一步规范新华社公文报批工作的通知》《关于加强全社规范性文件审核的规定》等，要求各部门各分社严格照章办事，为提高公文质量提供有力制度保障。

培训提升。公文具有特定效力，这就要求行文必须严谨细致，要把依据摆明白、理由说充分、情况讲清楚，做到言之有据、言之有理、言之有物。要正确使用公文语言，表述准确、简洁、明了，不机械式、简单化套转中央文件，不穿靴戴帽，不滥用简称或“网言网语”等。新华社作为新闻单位，很多同志从事报道工作，思维逻辑、行文习惯、语言风格与公文写作要求不相符合。为此，秘书处重点针对业务部门、业务干部拟制公文存在的问题，结合具体案例进行多方式、即时性指导培训，帮助他们增强公文思维和写作技巧，在新闻和公文两种风格间做到“自由切换”。

规范体式。秘书处重点对部门、分社的公文文种使用进行规范，使其清晰区分上行文、平行文、下行文，正确使用请示、报告、意见、通报、纪要、通知、函等文种，不错用、不混用。同时，多方学习借鉴，从纸张、页面设置、字体、附件格式、落款格式等各方面予以规范，对份号、密级、保密期限、紧急程度、发文机关标志、发文字号等各种要素进行明确，分别设计了用于社内报批件、外收文、对外发文等不同用途的公文处理单，并制作了电子模板提供给部门、分社使用。

“核”——强化审核把关

把好政z*关。站在党和国家事业发展全局和新华社事业发展全局的高度审看全文，看是否同XXX、党内法规和规范性文件，党的理论、路线、方针、政策及中央有关精神相一致，是否符合社党组决策部署和新华社发展方向定位。对领导同志姓名、职务、排序等进行重点核校，直接引用领导同志讲话的对比原文核校。

把好政策关。对照源头文件和上位文件，审核公文是否存在对上位文件断章取义、同现行有关公文不相衔接、与其他同位法规明显冲突等情形，审核所提政策措施和办法是否切实可行，等等。比如，涉及举办论坛、研讨会、评奖评选活动事项，要求必须符合中央及新华社相关政策。

把好程序关。审核文稿报审程序，避免程序缺项。比如，涉及领导同志照片，无论内部或对外提供使用，都严格遵循中央有关文件规定按程序报审，手续不全的退部门补充完善；规范性文件特别是涉及全社事业发展、职工切身利益的，审核是否深入调研、征求相关意见、充分研究论证，准备不充分、条件不成熟的不提请社领导审议、审批；部门、分社上报“三重一大”等须经集体决策的事项，审核是否履行相关程序并附上本单位集体决策手续资料。

把好文风关。认真落实中央精简文件简报要求，力戒形式主义官僚主义，发扬“短实新”文风，从严控制全社规范性文件数量，可发可不发的坚决不发，能合并的尽量合并，20xx年和20xx年发文数量大幅下降，超额完成目标任务；从严控制行文篇幅，无论社内还是对外行文，综合性报告不超过5000字，专项报告不超过3000字。

“效”——提高办理效率

建设电子系统。20xx年秘书处主导开发上线了新华社新版电子公文系统，实现了全社公文电子化流转全覆盖，以及公文处理情况透明化动态追踪，使查询、催办更加便捷，大大提高了办文效率。建成总社各部门与国内各分社之间的高效涉密传输通道，实现涉密文件、材料文档等实时保密传输，改变了以往需要近一周才能到达分社的情况。

规定办理时限。加强公文跟踪催办，重要事项全程跟进，对特别重要、情况紧急的公文特事特办、急事急办、即收即办；对于较急事项要求部门尽量在1至2个工作日内办结；请部门研提意见的一般不超过3个工作日；一般性公文原则上要求收文后5个工作日内办结；涉及多部门的事项，督促牵头或主办部门主动与相关单位商办，从快从速办结；对于一时解决不了的，要求牵头或主办部门及时报告进展情况或做好解释说明。

加强沟通服务。提升窗口观念，点对点进行公文宣讲培训，梳理编印公文处理材料汇编，制作“公文审核”“发文办理”“公章刻制”等工作流程图，方便干部职工事前了解流程、事中掌握进展、事后做好对接。审核把关中及时与起草部门同志沟通，发挥辅助功能，避免反复件、走弯路等情况。此外，对办文拖沓的部门，以书面形式进行反馈或在全社通报，有效发挥督促作用。

“密” ——确保保密安全

加强涉密文件管理。全流程发力，制订完善工作机制，做好内部和外收涉密文件、电报、公函、资料等的登记、分发、送阅、办理、清退、销毁、存储、归档等工作，确保件件有着落、件件有留档、件件可追溯。对于密级特别高、内容特别重要的密件，安排专人做好接收、送阅、保管、值守及清退工作，必要时24小时值守。做好有关单位及人员机要文件借阅管理工作，严格借阅审批登记制度，各环节一丝不苟。

加强技术装备保障。加快国产保密科技产品应用，对涉密计算机网络、传真设备、介质终端等定期全面检查调试，做好维护保养，确保文电办理及时高效、密码通信安全稳妥。

加强保密宣传教育。将保密教育融入日常，对全处同志不定期进行保密意识、知识的教育培训，对各部门机要文秘岗位设置准入门槛，坚持逢进必训，切实增强保密意识，提高保密技能。