常用公文写作指导及错例解析

一份完整的公文由文头、内文和文尾组成，内文是主体。文书的编制参考详见《国家行政机关公文写作基本格式及范例大全》，公司文书的编审、发放、更改等工作的管理规范，遵照《文书管理制度》执行，本文主要针对常用公文内文写作，结合实例给予指导。

一、写作规范

（一）标题

标题应由“发文机关+关于+事由+文种”构成，对内发文可省略发文机关，标题的拟定注意事项如下：

1．标题中除书名号外一般不用标点。

2．人物用全名。标题中的人物不能只用姓氏加上职务，顺便提下，对外行文尤其要注意，“党先政后”的排列顺序在我国是约定俗成的，例如：市长和书记同时出现时，应把书记排在前面。

3．项目不宜使用代号。公文标题应当准确、简要地概括公文的主要内容，应让阅读人一看就能对公文的制发单位、内容和性质与作用有个概括了解，给公文处理工作提供方便。

4．切忌混用文种。文种不能错用，也不能混用，更不要生造如事宜、申请等都非公文文种。

（二）主送单位

主送单位是指公文的主要收受单位，即受文对象，需对本单位发出文件办理、答复或遵照执行。准确选定公文的主送单位，是文件发出能否得到及时处理的关键问题，要根据公文内容及对方单位的职责分工和当前工作的实际情况主送文件。既要防止错送、漏送，致使工作脱节，影响工作的进行，也要防止滥送，造成人力、物力和时间的浪费。

1．切忌多头请示。请示和报告一般只写一个主送机关，需同时送其他机关的应采用抄送形式。

2．不能送个人。

（三）正文

文种不同，内容要求也有变化。

1．引文。引用公文，应先引标题，后引发文字号。

2．数字、日期。正文中除一些约定俗成的叫法外（如梅安森“三五”规划），数字、日期应使用阿拉伯数字，年xx月xx日应写得完整规范。

3．用词。公文讲究公事公办，行文应力求客观，其特点是内容深沉、态度鲜明、褒贬准确、语气平和、格调沉重。

4．法定计量单位。计量单位的使用应前后一致。

5．层次。正文部分是对公文内容的表述，需要使用字序符号标明层次时，一般排列顺序是：第一层用“一、”，第二层用“（一）”，第三层用“1.”，第四层用“（1）”。在正文层次不多的情况下，第一层用“一、”，第二层可用“1．”,每一层次序数用字，前后应当一致。

6．结尾。公文有自己的结尾用词，如：“以上请示，请予批复。”“以上报告、请审查。”“特此函告，请查收。”“特此回复。”，而不用私人信件中常用的“此致敬礼！”。

（四）附件

公文附件是附属于公文的文件、材料、图表、凭据等，用于补充公文正文的内容。

1．格式。附件的正确格式是：附件：1.XXXXX(结尾不加标点符号2.XXXXX

2．附件名称。附件的名称在简洁的同时还要能概括出其具体内容，但如果名称过分简单，会给公文的收发、办理和整理等带来麻烦，一旦公文的正件与附件分开，就难以查对收齐。

五、落款、日期及印章

正文后右下角要写上发文单位和发文日期。

1．发文单位。发文单位用全称，也可盖印，不写发文单位。

2．发文日期。

（1）和正文要求正好相反，发文日期要用汉字，“0”使用插入中的符号“〇”。

（2）发文日期必须写明发文日期的全称，以免日后考察时间困难，发文日期一般以领导人签发的日期为准。

3.印章。印章是发文单位表示对公文负责并标志公文生效的凭证。公文除会议纪要外,都应加盖印章。联合上报的文件,由主办单位加盖印章，联合下发的公文,联合发文单位都应加盖在成文日期处。

六、常见错例

1.×市×区区属图书馆为办好图书事业，满足该区群众读书的要求，特向区政府请示增加经费，并将该请示抄送该区人事局、劳动局、物价局、财政局。

错误。抄送单位应当是与该请示事项有关的单位。“人事局、劳动局、物价局”与区图书馆申请经费无关，不应将该请示抄送给他们。

2.×市×区职工大学是受区政府和市成人教育局双重领导的单位。该职工大学就20xx年需增加教育经费一事，特向两个上级机关请示。

错误。请示只能够有一个主送机关；若是双重领导机关，则需要向处理该事务的机关请示，另一机关应为抄报机关。

3.×省×市×区区属瓷器厂因税务问题受到该区税务所的处罚，该厂认为处罚不符合国家税法，特向市税务局申诉，并同时向×省税务厅申诉，并抄报于×市政府、×区政府。

错误。主送单位应当是一个，同时主送，搞乱了行文关系。抄送单位应当是与该申诉事项有关的单位。“×市政府、×区人民政府”，与税务申诉事项无关，不应将该申诉抄送给他们。

4.某县农林局写例行报告，一向县政府汇报20xx年全年工作，二在报告中请示了20xx年增建农机站的事项，三建议对困难地区减免乡政府提留费用。

错误。报告中不能夹带请示，且应“一文一事”。

5.×市×工业总公司因市属重点企业×××电器厂因领导班子个别人贪污犯罪，准备调整该厂领导班子，特向市政府请示。并将该请示抄送于该厂办公室。

错误。请示不能抄送下级机关。

6.×市纪检委员会将20xx年纪检情况通报于市各直属机关和各局。

正确。该通报属于情况通报，为知照类文件，可以有多个主送机关。

7.中共××市委与市委宣传部就学习贯彻中共第十九次代表大会精神，建设有特色的社会主义联合向下发出通知。

错误。为了维护文件的权威性和法定效用，联合行文的单位应当是同级单位。