XXXX有限公司

公文格式指引（试行）

1 范围

本指引规范了标准公文格式和简化公文格式，明确了公文格式选用的原则，同时也规范了公文的排版要求。

2 公文格式

2.1 标准公文格式（详见附录A、B）

2.1.1标准公文格式一般由眉首、主体、版记三部分组成。公文中涉及的字体除特别标明外均采用四号仿宋体，颜色除特别标明外均采用黑色，行间距一般以四号仿宋体1.5倍行距为准。

2.1.2公文眉首是指公文首页红色横线及以上部分，包括秘密等级、保密期限、紧急程度、发文单位标识、发文字号等内容。眉首部分一般占公文首页的1/4到1/3。

2.1.2.1 涉及保密要求的公文，应在公文首页右上角用四号黑体标注秘密等级和保密期限。密级按公文重要程度和保密要求，由高到低划分为“绝密”、“机密”、“秘密”三级。

2.1.2.2 有紧急程度要求的公文，应在公文首页右上角用四号黑体标注“特急”或“急件”。如需同时标注秘密等级和紧急程度的，秘密等级标注在右上角第1行，紧急程度标注在右上角第2行。

2.1.2.3 发文单位标识由发文单位全称或者规范化简称加“文件”组成。发文单位标识一般用小初号华文中宋体或宋体加粗居中排列。多个单位联合行文的，主办单位排列在前。

2.1.2.4 发文字号主要分为公司发文字号、中心发文字号两类。发文字号包括公司（中心）代字、年xx月xx日标全，“零”写成“〇”。

2.1.3.8.2 联合行文以最后签发人的签发日期为准。

2.1.3.9 公文应当加盖印章。

2.1.3.9.1 单一发文须加盖印章的，印章应当用红色、端正、居中加盖，采用中套方式，即印章中心线压在发文单位、成文日期的正中。

2.1.3.9.2 联合行文须加盖印章的，应将各发文单位名称均匀排列在正文和成文日期之间（有附件的，则在附件目录和成文日期之间），主办单位印章在前，会办单位印章在后，印章之间互不相交或相切。

2.1.4 公文版记是指主题词及以下的各要素，包括主题词、抄送单位（呈报、抄送）、印发栏（撰稿、核稿）等部分组成。

2.1.4.1 公文应当在成文日期（或附注）下空１行顶格用四号黑体标注主题词，后标全角冒号。

2.1.4.1.1 主题词一般由3个词目组成，先标类别词，中间为关键词，最后标类属词：

a）类别词依据各中心职能确定，主要有项目、产品、营销、运营、行政、人事、财务等；

b）关键词可从公文标题中选取最关键的1个词目。

c）类属词依据文种确定，主要有命令（令）、决议、决定、通知、通报、报告、请示、批复、意见、函、纪要等。

2.1.4.1.2主题词的词目用四号仿宋体标注，各词目之间空１格。词目后不加标点符号。

2.1.4.2 抄送单位是指除主送单位外需要执行或知晓公文的其他单位。

2.1.4.2.1 抄送单位应当使用全称或规范化简称、统称。

2.1.4.2.2抄送给上级单位或领导，可写“呈报”某某；抄送平级、下属单位，可写“抄送”某某。

2.1.4.2.3抄送单位应在主题词下1行，左空1格标识“呈报”或“抄送”，后标全角冒号；回行时与冒号后的抄送单位对齐；在最后一个抄送单位后标句号。

2.1.4.3 印发栏（撰稿、核稿）在抄送单位下１行，左、右页边各空1格标识。

2.1.4.4 主题词与抄送单位及印发栏之间用平行细实线（粗细为0.75磅）相隔。

2.2 简化公文格式（附录C）

简化公文格式一般保留标准公文格式中的公文主体部分，省略标准公文格式中的眉首（保留发文字号，并将发文字号移至正文标题正下方）、版记（保留抄送单位，不加下划线）两部分。

2.3 公文格式选用原则

2.3.1 对外正式行文中一般采用标准公文格式，并可省略版记。

2.3.2 公司内部行文中，公文格式按照以下规定执行：

a） 命令（令）、决议、决定、通知、通报、意见、会议纪要采用标准公文格式。

b）报告、请示、批复、函采用简化公文格式。

3 排版、印刷格式

3.1 公文用纸一般采用国际标准A4型（210mm×297mm）。特殊文种用纸可根据实际需要确定。

3.2 公文的各页在排版时，一般应留出相应的页边距：天头宽2.5cm、地脚宽2cm、订口宽2.8cm、翻口宽2cm，装订线为0cm，页眉为1.5cm、页脚为1.7cm。

3.3 页公文应在每页地脚正中央用阿拉伯数字逐页编出页码，页码左右各放一条一字线，如“-1-”。

3.4 公文应在左侧装订，保证不掉页。

4 记录

4.1 标准公文格式

4.2 简化公文格式

附录A （规范性附录）标准公文格式一

机密（四号黑体，右空2格）

特急（四号黑体，右空2格）

（空1行，以下空行均以四号仿宋体、行间距为1.5倍为准）

XXXX有限公司文件

（发文单位标识一般为红色小初宋体或华文中宋加粗，字间距缩放70%、加宽5磅，居中；空1行）

天同海智X[20xx]X号（四号仿宋，居中）签发人：（右空1格）

（红色横线，粗细为3磅）（空1行）

标题（小二号宋体加粗，居中）

（空1行）

XXXX：（主送单位，顶格）（公文中除特别指明外均采用黑色四号仿宋体）

XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX。（每段开头空2格）

（空1行）

附件：1.（段首空2格）

2.

（至少空1行）

XXXX有限公司（右空两格）

二〇一六年xx月xx日

（空1行）

主题词（四号黑体，顶格）：（四号仿宋体，词目之间空1格）

呈报：（自此以下均为四号仿宋体，段首空1格）

抄送：

撰稿：　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　核稿：　　　（右侧空1格）

附录B （规范性附录）标准公文格式二（签发人在发文单位正下方）

机密

特急

XXXX有限公司文件

天同海智X[20xx]X号

标题（命令/令）

XXXX：

XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX。

XXXX有限公司

董事长/总经理：XXX（手写体）

二〇一六年xx月xx日

主题词：

呈报：

抄送：

撰稿：　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　核稿：　　　　

附录C （规范性附录） 简化公文格式

标 题（公司内部请示、报告等）

天同海智运营[20xx]X号

XXXX：

XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX。

附件：1.

2.

XXXX有限公司

二〇一六年xx月xx日

呈报：

抄送：