秘书新人如何更好更快胜任岗位

秘书新人如何才能尽快进入角色、熟悉工作、融入集体、做好服务、干出成绩。这是秘书新人、高等院校及用人单位三方都很关注的话题。基于此，《秘书之友》编辑部于20xx年xx月xx日组织《秘书新人如何更好更快胜任岗位》专题讨论活动。江苏省连云港市政务办党组成员、副调研员胡利民受邀担任主持人。湖南长沙师范学院王维新老师、江苏苏州大学倪祥妍老师（以下直接点名，其他人员类同）等踊跃参与交流，取得了系列共识。这些共识对于促进秘书新人转换角色、院校培训教育、用人单位因势利导具有一定参考价值。现将有关情况综述如下。

一、秘书新人如何努力才能胜任新岗位

大家认为，秘书新人走上岗位就从在校学生、家庭子女向社会人角色转变，需要自主自立、发挥才智、履职尽责、服从安排、服务单位，特别要在观察思考、手脚勤快、拜师学艺、材料写作、自学提升等方面要狠下功夫。

——关于观察思考。秘书新人刚到单位要善于观察、勤于思考、多动头脑，才能熟悉环境、找到位置、转换角色、融入工作、担当任务。王维新、天津师范大学程林盛老师都认为要先熟悉环境，全面了解岗位职责、人事关系，主动融入新的集体环境。江苏师范大学蔡茂老师提出，应学林黛玉，刚进贾府不要乱说乱做，首先察言观色。扬州大学陈龙老师提出要善于观察领导，把握领导风格，保持足够悟性。胡利民认为重在观察四项内容：一是观察领导习惯、单位工作习惯，二是观察单位公文处理风格、流程、管理及要求等，三是观察同事特别是文秘、业务高手工作思路、亮点材料的风格及特点，四是观察领导批评的对象、事情及问题所在，并能举一反三、触类旁通。

——关于手脚勤快。秘书新人要眼里有活、眼勤手快，特别是作为办公室服务重要内容的卫生保洁工作必须精心细致、持之以恒，不能掉以轻心。领导从卫生保洁服务中就能看出秘书敬业精神强不强、工作细心不细心、手脚勤快不勤快、个人意志坚定不坚定。广东罗定职业技术学院邓辉老师认为要坚持每天提前到领导办公室打扫卫生，做好擦桌子、冲茶等小事情。倪祥妍、浙江湖州职业技术学院图书馆馆长杨群欢教授认为早到勤做不拖沓比业务学养更重要，打杂类小事要做好做精，一屋不扫，何以扫天下。胡利民认为打扫卫生、擦桌子、冲茶等事情虽小但很重要，可以折射出秘书新人身上诸多素质。秘书新人从校门、家门到单位门，最大变化就是不再有人宠爱，需要自己走路、自担风雨、自主自立，如能做好卫生、倒水、拖地、擦桌子等小事情基本就能写好材料。山西忻州师范学院葛延峰老师提出，该校当初找实习基地被部分单位婉拒，后来要求实习生早到半小时打扫卫生，现在该校实习生供不应求，部分单位核心业务都是学生在做。江苏苏州大学吴雨平老师认为写作能力是硬功夫，扫地倒水是态度问题。

——关于拜师学艺。师傅引进门、修行在个人。秘书新人进入单位面临二次拜师学艺，要善于向同事前辈学习业务工作经验，才能更好更快进入角色、熟悉工作。倪祥妍、河北保定学院左松涛老师都认为秘书新人拜老师很关键，应该向有经验的同事学习工作方法，掌握工作流程，熟悉工作要求，力争少走弯路，快速适应岗位。倪祥妍、胡利民两位有秘书工作经历，都表示曾经多多得益于向资深秘书拜师学艺。

——关于材料写作。拥有好文笔、写出好材料是秘书职位必备的基本条件，也是领导仰仗秘书服务的重要内容。葛延峰提出，秘书核心竞争力就是材料功夫，该校特别注重培养学生公文写作能力，要求学生每周仿作五千字公文材料。王维新表示自己曾让学生把一句话拓展到一千字，或把一千字提炼成一句话，既能够把短文章写长，又能够长文章写短。杨群欢认为熟悉公文撰拟与处理程序是必须基本功，要善于强化积累，培养条理清晰的思维习惯，夯实材料处理基本素质。吴雨平认为最难就是写文稿，主要靠在学校打基础、观察思考，勇于向前辈请教。

——关于自学提升。秘书新人在学校所学知识重点在于素质基础，走上岗位需要紧密结合实际运用所学知识做好服务，同时还要培养良好的自学习惯，做到干什么学什么、缺什么补什么，保证业务素养胜任岗位要求。程林盛、蔡茂、杨群欢都认为要有清零意识，自觉认识到大学毕业等于零，主动调研摸底、培养学习习惯。王维新提出，很多单位秘书岗人才奇缺，常常一个秘书离开、另一个顶上，新人两眼一抹黑、没人悉心指导，领导也不会经常谈心，这样自学就非常重要，不仅要学公文处理规范，而且要通过以前材料熟悉领导的爱好、口味、关注点以及单位基本情况、任务目标、常规举措，积极参加单位工作会议，熟悉领导讲话风格及表达特点，做好会议记录和学习笔记；注意拓展学习领域，坚持扩大知识储备面，达到给领导一滴水、自己就要准备一桶水的境界；善于通过自学提升完成破茧化蝶过程，从看山不是山、看水不是水到看山还是山、看水还是水。

二、院校如何为秘书类学生适应岗位创造条件

院校在秘书新人成长过程中具有关键性基础作用，需要紧密结合社会实践需要，不断优化完善知识培养结构，增强学校教育与社会实践之间衔接，从源头上为学生顺利走上岗位创造条件。大家认为，院校今后要重点强化课程设置、实习锻炼、写作培养等方面。

——关于课程设置。《秘书之友》编辑部王安应老师认为秘书新人培育是个系统工程，学校教育需要从培养方案、课程设置、实习实践等方面契合单位需求，不能闭门造车。胡利民认为，院校需要为秘书专业学生上好四堂课：第一堂是做人课，教育学生做个堂堂正正、进取敬业的正派人；第二堂是材料课，教育学生在学校熟悉各类公文基本风格、起草特点、主要范文、素材准备等；第三堂是文娱课，鼓励学生学习网球、羽毛球、乒乓球、篮球、围棋、象棋等特长，增加交流渠道和手段；第四堂是人格课，就是要有健全人格、阳光心态，经得住重压和批评。吴雨平认为学校要加强职业认同感教育，让学生从内心认同文秘专业、热爱文秘职业。王维新认为要重视学生创造性思维培养、信息收集处理能力。

——关于实习锻炼。实习锻炼是秘书专业学生熟悉业务、锤炼技能、接轨实践的重要环节，也是各类高校高度重视、大力推进的重要措施。倪祥妍从事秘书实务教学，特别鼓励学生课余或假期去找实习单位锻炼，实习锻炼越早越好，甚至可用实习心得抵算平时成绩。蔡茂认为实践类课程应有资深秘书参与，把现场实践分为岗位见习、体验实习与秘书专业实习，现场实习指导老师要与学校带队实习老师分工合作。雅小亚提出可以先在校内行政部门实习，再结合实践课程实行校企合作模式，通过企业辅助培养秘书新人工作能力。

——关于写作培养。写作能力是文秘人员必备的基础性素质，也是院校课程设置和教学活动重点用力所在之处。胡利民认为写作没有捷径，要多读、多写、多总结、多反思、多挨批，最后才能被逼出来，做到公文材料内容经得起分析，修辞标点经得起挑刺。写作基本能力要在学校培养成型，掌握材料起草方法，起码要有语法概念、层次概念、谋篇布局意识。学生在学校不问写什么材料，都应做到结构清楚、重点突出、主题鲜明，走上单位再磨炼基本功就晚了。蔡茂、吴雨平、广东罗定职业技术学院邓辉老师都认为写作无他法，逼是好办法，只有多读书，善思考，勤练习，才能在寂寞中熬煎出来。王维新特别强调活学活用，鼓励学生写自己的话，写自己话的一句也给优。葛延峰认为公文写作既要有天分，又要依靠长期培养；秘书不会写，其他都白搭；理科生写作能力、文学素养往往强于文科生。

三、用人单位如何引导秘书新员工适应岗位

用人单位是秘书新人职位提供者、任务安排者、绩效考核者，在秘书新人成长过程中担负着极为重要作用，也是本次讨论关注的焦点话题。大家话题主要集中在师傅传帮带、锻炼机会、职业规划等方面，

——关于师傅传帮带。王安应认为，用人单位为让秘书新人尽快进入角色肯定少不了安排传帮带。单位主要领导工作水平较高的会更加重视文秘人员传帮带工作，并会提出更严要求锤炼新手。例如，某省卫生厅原先写稿的人很少，后来搞个师带徒文字练兵活动，每个科室选一个师傅，定期布置写作任务并予指导，同时请进来走出去开展写作培训，通过三五年努力每个人都是笔杆子。杨群欢认为单位文稿质量某种程度上就看主要领导材料水平高不高。有些单位领导要求秘书培养替补人，培养不出来自己就不要走。葛延峰认为领导也是非常好的传帮带师傅，有的领导秘书出身，笔头硬、有思路，能提出稿子思路让秘书照猫画虎，画不好就自己修改。最怕的就是不会写材料的领导，秘书最受罪。

——关于锻炼机会。用人单位要给秘书新人更多锻炼机会和施展才华的舞台。胡利民认为用人单位除秘书新人安排传帮带师傅外，还要提供练习本领、熟悉职位的机会和舞台，提出更高工作标准和要求，但要给予必要容错机会。倪祥妍认为用人单位领导及员工对新人多点善意帮助，少点恶意挑剔，促进秘书新人更快适应。

——关于职业规划。王维新认为要积极引导秘书新人健康成长，帮助制定人生规划，逼迫勤学苦练，让优秀秘书百炼成钢、担当重任、前程锦绣。胡利民认为用人单位难以帮助制定人生规划，更多在于秉性悟性、实践洗涤、大浪淘沙，最后历尽磨炼、成熟成材，才有更大施展舞台。杨群欢认为悟性是秘书最重要的核心能力，秘书发展就是厚积薄发历程。

最后，王安应做了全面总结，认为本次讨论内容系统全面，讨论话题深入，观点角度新颖，论题紧扣重点，理论和实际结合紧密，所涉事项引人深思，对秘书新人健康成长、院校开展针对教育、用人单位工作安排都有借鉴意义；相信秘书新人在各方共同努力下，一定会更好更快胜任新岗位。