机关干部办文办会办事的基本常识

第一，办文见功底，需要“吹尽狂沙始见金”的厚积薄发

有位高级领导曾做过三项调查，一项是从基层调到高级机关的机关干部中，重要条件都是具有较强的文字表达能力；再一项是到地方的转业干部中，最受欢迎的就是那些会写东西的“笔杆子”；还有一项调查显示，那些有发展潜力、进步快的机关干部，绝大多数是单位的“材料高手”。这个调查不仅仅限于政z*机关，在其他部门也是一样。这些年xx月xx日程安排、经费预算、组织领导等拿出意见，提交领导讨论审定后，即作为筹办会议的依据。2．拿出会务工作实施计划。对本次会议所需的各项难备工作，按内容或承办部门归归类，按时间顺序排排队，开列出共有多少项工作，以及各项工作的基本要求、完成的时限等。3．组织召开协调会议，这个会议很重要，是对会务准备工作的全面部署。比如，这次保障上级的集训，我们就召开了机关有关部门负责人参加的协调会，大家会上讲措施、提建议，会后分工抓落实，确保了整个会务准备工作顺利展开。4．发会议通知。会议通知一般包括“八要素”：即会名、主要内容、参加人员、开始时间、开会地点、会期、着装、注意事项。5．安排好生活保障。对与会人员的住室、床位和就餐桌位，固定到人，并贴好门签、摆放好餐桌座签。6．设置会场。主要包括悬挂会标、摆放背景、排定座次、架设并试用话筒，主席台座次一般按照“中为主、左为上”的惯例排定。7．进行会务检查。发现漏办事项或办得不理想的事项，要责成专人、限定时间立即补办或完善。二是会间服务要周到。主要做好以下7项工作。1．组织好会议报到，这里主要是做好接站计划，明确带车干部、车辆、驾驶员、出发时间等。2．开好预备会议，召集与会的各单位负责人对会议的具体要求进行明确。3．会场组织工作，主要是做好茶水、音响、灯光、多媒体等保障工作。4．撰写会议主持词。5．做好会议记录。 6．回收会议材料。 7．做好与会人员的返程服务工作。三是会后工作要到位。会议结束，会务工作不能同时结束，还要继续做好会议的善后工作。1．整理会议成果，如果需要的话还要下发会议纪要。2．做好财务结算。3．搞好会务工作总结。4．对会议文件材料合订留存。5．会务用品的归还和整理。6．落实会议精神和会议决定的事项。

（二）要杜绝常见的粗疏错漏。错漏是办会的大忌，很多时候，领导和与会人员对一次会议的评价，往往会集中到一些细节上，小差错往往坏大事，小漏洞常常误大局。现实中我们也经常碰到这样的情况，一个会议本来开得很顺利，但因为有的座次没排好，有个别首长的讲稿缺张少页，带来很大的麻烦和被动。有一年召开党委全体会议，当年获得了一个总部给予的表彰，但办会人员没有找到表彰文件，只在报纸找到了表彰通报，他们就在表彰机关那一栏写成报纸的名字，成了报社对我们进行表彰，一时间成为与会人员饭后的谈资和笑料。还有位领导讲过这样一个事例：有一年召开两会要对《婚姻法》进行修订，我国《婚姻法》规定，“中华人民共和国实行一夫一妻制”，但由于办会人员粗心，印刷排版时把“夫”字误排成了“天”字，校对时也未发现，结果成了“中华人民共和国实行一天一妻制”，幸亏印刷厂的工人发现了错误，及时改了过来，否则，真就闹出了“天”大的笑话。想要杜绝粗疏错漏，一是要加强请示汇报。特别是会议的议程怎么设计，会场的座次怎么安排，有时把握不准，一定要及时请示，千万不能盲目猜测，更不要自以为是，在含含糊糊的情况下去执行。比如去年在石化宾馆组织集训，有一次宴请牵涉到上级首长、地方领导、兄弟单位领导以及我们自己的领导，餐标的摆法就很有学问，摆得不合适就会出问题。这时就不能怕“麻烦”领导了，我让办会的同志去请示领导来定，这样既体现了对领导的尊重，又降低了出问题的风险，对我们的办会人员也是一种保护。二是精心谋划各个环节。办会关键在谋划，要把功夫用在出主意，定计划、抓统筹上。每个阶段、每周、每天，包括每一项具体任务，都要周密思考，把有多少工作、怎样展开、达到什么目的、采取哪些措施等细节问题一个一个想清楚、列出来，按照轻重缓急排一排，然后逐一完成。如果盲人骑瞎马乱碰乱撞，狗熊掰棒子丢三落四，就肯定要出问题。有经验的机关干部，办会时随身都有一个小本子，把会议需要完成的工作一项一项列出来，经常拿出来翻一翻看一看，哪些已经办了，随时注销；哪些事还没办，抓紧协调。三是及时做好查漏补缺。会议开始之前，还要对会议准备情况最后过一遍。一个是要把每一个环节都预想一遍。比如有表彰发奖环节，奖品、各种音响设备要到位，颁奖人员要明确；如果有投票环节，要考虑票箱放在什么位置，从哪个方向投票，投完从哪个路线返回；如有发言环节，要确定好发言顺序等等，这些都要像放电影一样在自己脑海中过一过。另一个是要把每一个与会人员都过滤一遍。特别要关注与会领导都通知到了没有，切记需要直接通知领导的不要找二传手。我记得有一次下午开常委会，办会人员上午给常委逐个报告的时候，有一个部门领导的电话没有接通，后来就打电话给该部门的值班员代为通知，结果值班员忘了通知，办会人员也没有核实，导致常委会被迫推迟了半个小时。再一个是要把每一份材料都翻看一遍。我们常把材料里的错别字比作苍蝇，本来很好的一篇材料一旦有几处错误，就会使其质量大打折扣，如果有缺页、倒页的问题就更令人厌恶了。结合以往的经验，材料中易出差错的地方有以下几个：一是正文以外的部分容易出错，如大小标题，落款日期等。二是字形笔画相似的容易出错，如风与凤，已与己等。三是结构层次序号容易出错，常见的是开篇申明要阐述四个问题，结果仅阐述了三个。四是排比句多的地方容易出错。总之吧，大家在写完材料之后，一定要对通篇过过目，实在没把握的地方请老机关把把关，装订之前数数页，防止犯一些低级错误。还有一个是要把每个台标都过目一遍。特别是上级来工作组，一定要把名字核实准确，把名字打错了有些领导尽管不会追究，但在心里就像埋了一根刺，很不舒服。关于台标还有个这样的事例，有次开会一个领导临时无法参加，办会人员就抓紧时间把这位领导的台标撤了，并对其它台标的位置进行了调整，但是台标调整对了，会议文件拿错了，结果主持会议的领导前面放的是讲话提纲，要讲话的领导那放的是主持词，闹出了笑话。最后一个是要把每一个关键点都复核一遍。经常办会的同志大概都知道，会议最容易出现的问题一个是“电”一个是“响”，就是电路和音响，一出问题就是大问题，很有可能导致会议无法进行。所以，重要会议必须准备好备用电源，音响设备必须在临开会之前再进行最终调试。今年上半年两次会议，一次新老政委的欢迎欢送大会，一次上级电视电话会，都是因为在“电”和“响”上有问题对会议造成了影响。另外，会议中需要播放多媒体时一般不用台式电脑，以前就出现过办会人员踢掉电脑电源导致会议被迫终止的例子。总之，关注细节是会议保障的重中之重，各个环节和部位都一定要仔细查证、反复核对，力求万无一失。

（三）要逐步领悟办会的技巧。一是既要积极主动配合，又要严格按分工办事。做会务工作，往往需要集体协调配合。办会人员要时刻知道三个“干什么”，即知道自己该干什么，知道别人在干什么，知道下步应干什么。如果分工不明，职责不清，遇到什么抓什么，抓到谁算谁，会务工作非出差错不可。这里特别要注意，一般不要把一个事让多个人共同负责，这样最容易出现都在管，其实没人管，都负责，出了问题找不到人问责等问题。比如，有个单位召开总结表彰大会，会前安排领导与获奖人员合影留念，领导让两个干事共同负责会场，由于两人在受领任务后，分工不明确，也没有很好地通气，一个认为自己把表彰人员召集起来就行了，另一个认为自己就负责协调摄影录像，其他不管。结果两人都没把领导名字贴在椅背上，领导到时不知怎么落座。事后这事成为一个反面典型，大会、小会都批，弄得两人在机关很是尴尬。二是既要埋头抓具体，又要抬头观全局。会务工作大都是一些具体实在的事，一定要不厌其小、不厌其碎、不厌其烦，养成“埋头抓具体，办就办到底”的良好作风。在此基础上，还要统揽全局，对会议里里外外、上上下下的事情，力争多了解、多掌握，事事关心，处处留意，对会议的总体安排、具体进程、人员变动、议程更改，都应心中有数，经得起首长和与会人员的询问。比如，有一次召开党委全会，领导随口问会务组的一个机关干部，这次全会一共来了多少人，还有多少没有报到。这名同志回答自己是负责保障会场的，不太清楚，尽管确实是这么分工的，但在领导那里就留下了不好的印象。三是既要面面俱到，又要善抓关键。上面也讲到了，从事会务工作一定要考虑周全，关照四方。上上下下、前前后后、方方面面的情况和问题，都要设想到，有多套方案，分几手准备。这样在为领导提供决策时，让领导做选择题，不做填空题，避免牵涉领导过多的精力。但同时办会也有一些关键的环节，如筹备阶段的方案、会议须知的拟制、人员接站、会议之中首长的活动、实地参观的途中运输和现场组织、会议结束的返程安排等。这些关键环节、关键部位想细了、抓住了，就能牵一发而动全身，使整个会务工作提起纲来，平常的吃、住、开会等，一旦顺利运转起来了，一般都不会出太大的问题。四是既要努力把事办好，又要坚持勤俭节约。会务工作离不开花钱。为了把事办好，该花的钱要舍得花，为了保证效果，不能因计较经济损失而造成大的工作被动。比如，对发现有差错的标语、材料，只要时间允许就坚决重印，不能怕花钱、怕费事而凑合着看。但也不能不计成本地片面追求热情周到，对与会人员的一些不正当要求要委婉拒绝，安排食宿、购买用品，也应精打细算，能省一点算一点，力争少花钱、多办事，花小钱、办大事。实践证明，办会人员勤俭节约的观念强，“小算盘”拨弄得勤，有很多钱是可以省下的。

第三，办事见态度，需要“山到绝顶我为峰”的敬业姿态

任何机关都是办事机关，办事是机关的重要职能。所以，看一个机关干部的素质高低，一个重要指数就是“会不会办事”。会办事，有个基本的标准，就是大事要办精，难事要办成，好事要办好，公事要办正，小事要办妥。根据我这些年在机关的实践体会，“办事”有时候比“办会”、“办文”还有挑战性。办文一次不成功，还可以重写或者修改，即使质量不高也不会在面上产生较大的影响。但办事只能成功，不能失败，办成什么样就是什么样，别人补救也来不及，办砸了就没有什么挽回的余地。怎样办好事，有能力的因素，比如说表达的能力、与人交往的能力，但更重要的是责任，是态度，是情商。就像习主席前两天讲得那样，做实际工作情商更重要一些。与之相对应的，我们的机关干部在办事能力上确实没有大问题，但在态度上个别时候有些问题。我感觉主要是执行力的问题，党委的决策不出办公楼二楼，不出党委会议室，一些机关干部表面答应得很好，但就是落实不下去。对执行不力进行分析，我觉得有以下四种现象：一是趋势执行。有的机关干部采用实用主义的态度，看来头，凭好恶，为我所用，以利取舍，有利的抢着干，无利的看着办甚至绕道走。二是变通执行。有的把执行当儿戏，贯彻落实领导指示要求，找借口、提困难、讲条件，搞上有政策，下有对策，甚至打折扣，变形走样。三是机械执行。思想因循守旧，行动固步自封，不善于领会上级意图，不会创造性地贯彻执行，而是以本本对本本，盲目照抄照搬，上下一般粗，致使实施过程中常常用“关于转发某某通知的通知”、“关于落实某某规定的规定”来代替执行，工作总是在纸上“打转”。四是应付执行。有的在执行上简单化，党委花了好大劲设计安排的工作，到了下面就“缩了水”，本该抓全过程的只抓了几个环节，有的甚至在执行过程中被其他工作“结合没了”。有些基层官兵把上述现象形象地描述为“四不动”：责任心不强—不推不动；照抄照搬—原封不动；坐等靠要—不给不动；实用主义—无利不动。从规律上深入查找原因，我感觉执行不力主要是有“九难”。一是“指标软”的执行比较难。中心组学习、考核等，能用数字指标统计的工作，执行起来比较容易；而组织制度落实、作风建设等难以量化的工作，执行起来比较难。二是“见效慢”的执行比较难。重点工作、大项任务，上下强势推进，执行起来比较容易；而需要天天做、年年抓的，如“四个基本”等经常性基础性工作，执行起来比较困难。三是“条件差”的执行比较难。党委给钱给物又给政策，执行起来比较容易；而只提要求不给钱物的工作，执行起来比较困难。四是“讨人烦”的执行比较难。维护单位和群众利益，给大家能带来实惠，有利于落人缘的事情，执行起来比较容易；而得罪人、伤感情的事情，执行起来比较困难。五是“标准高”的执行比较难。日常业务性工作、常规性工作执行比较容易；而标准要求高，需要费力劳神、艰辛努力才可能达到的，执行起来比较困难。六是“督查少”的执行比较难。领导亲自过问、检查督导的工作，执行起来比较容易；而领导强调少、检查少，没有常委挂帅的工作，执行起来比较困难。七是“部门多”的执行比较难。责任明确到具体部门、具体人的工作，执行起来比较容易；而牵扯多个部门的工作，往往好事争着上、难题相互推，执行起来比较困难。八是“探索强”的执行比较难。已经掌握套路、抓起来顺手的工作，执行起来比较容易；而对没有现成经验可以借鉴、风险和责任比较大的探索性工作，执行起来比较困难。九是“弹性大”的执行比较难。制度规定得很明确、领导要求得很清楚的工作，执行起来比较容易，而制度要求原则笼统、领导交代得含蓄，甚至只是暗示的工作，执行起来比较困难。以上讲了这么多，归根到底还是那两句话：没有好办的事，只有能把事办好的人；没有办不好的事，只有不好好办的人。关于如何强化执行力，做一个能办事、会办事的机关干部，我想应该做到以下几点。

一是急事稳办。机关干部最怕的是有些事来得比较急，催得比较紧，上面等着要，这样的事时常遇到，有时毫无准备，无从下手，更因时间紧迫，有时弄得脑袋里一片空白。急事稳办，就是越在紧急情况下，越要稳住神，不能遇事急躁，处事毛糙，慌了手脚，乱了章法。我们常常遇到这样的情况，一听说上级要来检查组，就像没头的苍蝇乱撞，连上级检查重点都没沟通好自己就开始大查特查，看似很忙碌，其实没有什么效果。这时反倒是应该静下心来好好理一理，追求办事的一次成功率。

二是大事细办。越是大事越要往细处想。特别是牵涉到单位整体形象的问题、上级首长关注的问题、群众非常敏感的问题，政z*性非常强的问题，一定要有如临深渊、如履薄冰的谨慎态度，办得有根有据，有章有法，有理有节，有始有终。在这里也给大家讲个例子。我们经常有同志把“泌阳”打成“沁阳”，有时感觉还不以为意，但就是这个事在历史上却出过大问题。民国时期，蒋介石和阎锡山酣战中原，就在决定生死存亡的决战时，由于阎锡山的参谋人员粗枝大叶，把沁阳多写了一撇，写成了泌阳，使方位错了200多公里，阎锡山就此落败。由此可见“大事细办”之重要。

三是熟事生办。有一位老首长对机关干部提过这样的要求“写材料要把自己作为最后一关，办事要当作自己第一次办”，就是说写材料要有关口意识，不要总想着还有领导把关，办事要有责任意识，要把熟悉的事情当作不熟悉的事情来办。大家想想自己初到机关的时候，什么事都是第一次办，但什么事都很谨慎，一般出低级错误的机会很少。但机关工作不少都是常识性、程序性的，周而复始，一些工作越熟悉，越容易产生麻痹心理，越容易出纰漏。比如，传夹子。这是机关干部经常做的一件事，大家第一次传夹子的时候大多会把文件看了又看，把里面用到的法规搞得清而又清，但时间长了，有些同志可能自己都没有把文件从头到尾看一遍就敢往领导那里送。我以前见过这样的事，有个机关干部去传夹子，领导问了几句，他没答上来，领导一气之下把夹子扔出去了，他赶紧去接没接住，吓得落荒而逃。还有一句古训“泾溪石险人兢慎，终岁不闻颠覆人。却是平流无石处，时时闻说有沉沦”讲得也是这个道理，警示我们对熟悉的事情千万不要大意，大意就要出问题。

四是有事快办。机关办事效率低，一个重要的原因就是有些同志拖拖拉拉。我们常常看到这样的现象，领导交待一件事，期限放得比较宽，有些机关干部就是手头没事也不去干，非要等到日期临近了才去办，有时突然间又来了几个事，原来的事不是被忙忘了，就是草草了事。这里面，不排除有些同志有“时间到，任务了”的思想，总怕提前干完了，领导又提这样那样的意见，又安排其他的工作。我认为，如果抱着这样的想法来干工作，肯定不会有大出息，在领导那里也不会有好印象。因为机关干部之所以能力提升快，就是因为离领导近，能力主要也是在与领导反复交流中提升起来的，怕领导提意见，耍小聪明，能力就只能在低层次徘徊。关于办事，政z*部提倡的是“马上办”，就是一些能立刻办的事，说完就办，转身就落实，这样就不会误事忘事。此外，有事快办也是在培养一种好的习惯，许多人在大事上紧张不起来，在关键时刻利索不上去，大多是因为在日常事情上拖拉习惯了，突然进入紧张状态就很难顶上去。所以，一些会办事的机关干部对一些不急的事也是一有时间就抓紧去办。一方面，早办完早见成效；另一方面，早晚都脱不了要办，早办完早解脱出来，把精力转到其他工作或学习上。

五是小事踏踏实实办。作为一级机关，需要大家办的大事毕竟不多，具体到每个机关干部头上，都是些零零碎碎的小事。但有些同志却是“吃大鱼吃不起，吃小鱼怕腥气”，大事干不了，小事不去干，闲事不想管，杂事不愿问。大家应该看到，小事办好了，可能确实谁也不会注意，但小事办不好就是大事，出了纰漏就会引起领导关注，就有人追究你的责任。接电话是件小事，再普通不过了，但电话那头是看不见的考场，考官可能是领导，也可能是基层群众，考的是你的为人处事，考的是你的随机应变，考的是你的人格品质。有的同志是“见了大官小，见了小官大”，一接到上级机关和领导的电话就紧张，哆哆嗦嗦话都讲不清楚，一直就是“是是是，好好好”，该弄明白的没弄明白，挂了电话也不知道该咋办；但接到基层打来的电话就趾高气扬，说话牛气得很，基层官兵虽然电话里对你很尊重，但内心其实并不买账。总的来说，做好一两件小事不难，做好一两天小事也不难，难的是一直把小事办得精巧得体。

六是凡事都按程序规则办。在机关工作过一段时间大家应该都有体会，机关办事是最讲究程序和规则的。因为，机关干部是操作层，而不是决策层，所谓办事，说到底是遵示办事，也就是按照党委的决定、首长的指示办事。所以，请示汇报是最基本的程序。特别是一些重大问题、敏感问题，一定要慎重从事，该请示的请示，该汇报的汇报，不能擅自作主。我们一些股长甚至是机关干部，遇事喜欢“拍板”、拿主意，职责范围内应该果断，但有些确实是你定得了的，一旦出了问题责任你也担不了。关于哪些需要请示，向谁请示，一般情况下都是按级请示汇报。即使有些事确实不得不特事特办，但事后也必须抓紧补齐程序。另外，办事过程中有什么最新指示，也必须及时反馈给部门领导和需要牵头负责的首长。

同志们，机关干部办文办会办事是一个大课题，更是一个实践课题，一堂课很难讲全讲透，更多地需要大家在实践去悟。希望同志们在今后的工作中能尽心尽责，不断增长才干，都成长为有能力、有口碑、有前途的优秀机关干部。