办公室会务工作标准流程

（20xx版）

一、会前准备工作

（一）确定会议名称（秘书）

1、会议性质（现场会、启动会、工作会、研讨会、座谈会、汇报会等）；

2、会议内容；

3、会议范围。

（二）拟定会议步骤（秘书）

1、会议日程；

2、会议议程；

3、会议程序。

（三）草拟会议通知（秘书）

内容包括：会议名称、目的、主要内容、与会人员范围、地点、会期等。

（四）下发会议通知（文书）

将会议通知传达到每名拟定与会人员，确定每名与会人员是否能如期参会，并及时反馈。同时，如接到上级会议通知，应以纸质文字形式，注明会议时间、地点、着装及特殊要求，送至每位与会领导手中。

（五）准备会议材料（秘书）

1、会议文件；

2、讲话发言材料；

3、会议主持词。

（六）布置会场（秘书、公务员）

1、打扫会场卫生，摆放桌椅（公务员）；

2、会场音响等设备调试（公务员）；

3、水杯、矿泉水摆放（公务员）；

4、名牌摆放，详见附表（秘书）；

5、材料摆放（秘书）；

6、会议条幅（秘书联系工会）；

7、座位图（秘书联系相关部门）。

（七）会前检查（副主任）

1、听取会议所有筹备人员的口头汇报；

2、到现场实地检查，包括会议材料的准备情况和会场的布置工作；

3、针对可能出现遗漏的问题，进一步采取补救措施。

二、会中工作

（一）签到工作

及时完成会议签到工作，并确定未来人员是否请假，与谁请假，并督促人员尽快入座。

（二）主席台热水填补（公务员）

每15-20分钟对主席台水杯进行补水，如遇特殊情况，可根据现场情况调整补水时间。

（三）会议记录（秘书）

随身携带录音笔，及时记录领导发言。

（四）突发情况（秘书、公务员）

面对会议中出现的分会场网络中断、麦克失音、音响失灵等突发情况，与会秘书、公务员要及时救场，妥善处理。

三、会后工作

（一）清理工作（秘书、公务员）

1、回收领导名牌；（秘书）

2、清理会议室卫生；（公务员）

（二）录音整理工作（秘书、打字员）

会议结束后24小时内，完成录音整理工作，如遇涉密录音，由秘书整理。

（三）会议纪要（秘书）

会议结束后48小时之内，完成会议纪要相关工作，及时发放。