公文处理中的常见错误分析及案例解读

尊敬的各位领导、各位同行，大家好：

　　根据安排，我与大家交流探讨四个方面内容：一是《党政机关公文处理工作条例》的特点和规范性要求；二是公文处理中常见错误分析；三是办公厅办文中出现的不规范性案例；四是市州政府和省政府部门向省政府报文易出现的错误和应该注意的问题。

　　一、《党政机关公文处理工作条例》的特点和规范性要求

　　（一）《党政机关公文处理工作条例》的主要特点。

　　《党政机关公文处理工作条例》已经党中央、国务院同意，自20xx年xx月xx日起施行；与之配套的《党政机关公文格式》已由国家质检总局、国家标准委发布，自20xx年xx月xx日起正式实施。其主要特点如下（五个统一）：

　　1.统一了公文的定义。“党政机关公文是党政机关实施领导、履行职能、处理公务的具有特定效力和规范体式的文书，是传达贯彻党和国家方针政策，公布法规和规章，指导、布置和商洽工作，请示和答复问题，报告、通报和交流情况等的重要工具。”（简称五大作用：一是指导工作，传达意图；二是联系工作，交流情况；三是请示工作，答复问题；四是总结工作，推广经验；五是记载工作，积累史料。）

　　2.统一了公文种类。统一后的公文种类有15种：决议、决定、命令（令）、公报、公告、通告、意见、通知、通报、报告、请示、批复、议案、函、纪要。这里大家注意，除了文种种类统一以外，还有一点就是“会议纪要”改成了“纪要”。

　　15个文种的适用范围：

　　决议：适用于会议讨论通过的重大决策事项。

　　决定：适用于对重要事项作出决策和部署、奖惩有关单位和人员、变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。

　　命令（令）：适用于公布行政法规和规章、宣布施行重大强制性措施、批准授予和晋升衔级、嘉奖有关单位和人员。

　　公报：适用于公布重要决定或者重大事项。

　　公告：适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项。

　　通告：适用于在一定范围内公布应当遵守或者周知的事项。

　　意见：适用于对重要问题提出见解和处理办法。

　　通知：适用于发布、传达要求下级机关执行和有关单位周知或者执行的事项，批转、转发公文。

　　通报：适用于表彰先进、批评错误、传达重要精神和告知重要情况。

　　报告：适用于向上级机关汇报工作、反映情况，回复上级机关的询问。

　　请示：适用于向上级机关请求指示、批准。

　　批复：适用于答复下级机关请示事项。

　　议案：适用于各级人民政府按照法律程序向同级人民代表大会或者人民代表大会常务委员会提请审议事项。

　　函：适用于不相隶属机关之间商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项。

　　纪要：适用于记载会议主要情况和议定事项。

　　易混文种区别：

　　一是“公告”与“通告”。公告：适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项。通告：适用于在一定范围内公布应当遵守或者周知的事项。

　　二是“决定”与“通报”。决定：适用于对重要事项作出决策和部署、奖惩有关单位和人员、变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。通报：适用于表彰先进、批评错误、传达重要精神和告知重要情况。

　　三是“请示”与“报告”。请示：适用于向上级机关请求指示、批准。报告：适用于向上级机关汇报工作、反映情况，回复上级机关的询问。

　　请示与报告不同点：①行文时间不同，②主送机关数量不同，③行文目的不同，④文件容量不同，⑤受文机关处理方式不同，⑥结尾用语不同。

　　3.统一了公文构成要素（18项）。规定公文一般由份号、密级和保密期限、紧急程度、发文机关标志、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送机关、印发机关和印发日期、页码等组成，最大的变化是增加了发文机关署名和页码两个公文格式要素，取消了主题词格式要素。

　　份号：公文印制份数的顺序号。涉密公文应当标注份号。

　　密级和保密期限：公文的秘密等级和保密期限。涉密公文应当根据涉密程度分别标注“绝密”“机密”“秘密”和保密期限。

　　紧急程度：公文送达和办理的时限要求。根据紧急程度，紧急公文应当分别标注“特急”“加急”，电报应当分别标注“特提”“特急”“加急”“平急”。

　　发文机关标志：由发文机关全称或者规范化简称加“文件”二字组成，也可以使用发文机关全称或者规范化简称。联合行文时，发文机关标志可以并用联合发文机关名称，也可以单独用主办机关名称。

　　发文字号：由发文机关代字、年xx月xx日不编虚位（即1不编01）。　

　　5.对公文的特定格式进行了新规定。新增联合行文公文首页版式、信函格式首页、命令（令）格式、纪要格式版式等式样。

　　6.新增加了页码格式要素。

　　可用五句话来帮助记忆：主题词和份数不再标；密级紧急左上角；机关署名不可少；成文日期用数字；公文页码别忘了。

　　（三）《党政机关公文格式》各要素编排规则解读。

　　1.版头部分。

　　由份号、密级和保密期限、紧急程度、发文机关标志、发文字号、签发人、版头中的分隔线等要素组成，即公文首页红色分隔线以上的部分。

　　（1）份号。公文印制份数的顺序号，即将同一文稿印刷若干份时每份公文的顺序编号。涉密公文应当标注份号。标注份号，一般用6位3号阿拉伯数字，顶格编排在版心左上角第一行。

　　（2）密级和保密期限。涉密公文应当标注“绝密”、“机密”、“秘密”和保密期限，保密期限是对公文秘密等级时效规定的说明。标注时，一般用3号黑体字，顶格编排在版心左上角第二行；保密期限中的数字用阿拉伯数字标注。

　　（3）紧急程度。公文送达和办理的时限要求。根据公文紧急程度，分别标注“特急”、“加急”，电报应当分别标注“特提”、“特急”、“加急”、“平急”。如需标注紧急程度，一般用3号黑体字，顶格编排在版心左上角或密级的下一行；如需同时标注份号、密级和保密期限、紧急程度，按照份号、密级和保密期限、紧急程度的顺序自上而下分行排列。

　　（4）发文机关标志（注：原称“标识”现称“标志”）。由发文机关全称或者规范化简称加“文件”二字组成，也可以使用发文机关全称或者规范化简称（一般党的机关这样使用，不加“文件”二字）。

　　（5）发文字号。发文字号是发文机关按照发文顺序编排的顺序号，由发文机关代字、年xx月xx日期之后）。

　　1.标注位置和字体易出错。国家标准规定：公文如有附件，在正文下空1行（常见错误是在正文下空两行或多行处标注）左空2字用3号仿宋体字标识“附件：”（常见错误是标识为“附：”或“附表：”），后标附件名称。

　　2.标点符号标注错误。附件名称后不加标点符号（常见错误是名称后加标点符号）。

　　3.多个附件时标注不规范。序号使用阿拉伯数码（常见错误是标识附件序号时未按规定使用阿拉伯数码，第一个附件没有紧随“附件”依次排列而是另起一行）；多个附件或附件标题有折行时（常见错误是附件标题折行后顶格或与“附件”、“顺序号”对齐）正确标识方法是：

　　附件：1．××××××

　　　　　2．×××××××××××××××××××××

×××××××　　

三、办公厅办文中出现的不规范性案例

　　（一）文种和发文类别选择错误。

　　1.文种使用错误。

　　（1）出现向国务院去函、向国家部委写请示、报告的表述。函是平行文种，向国务院报文应根据内容选用“请示”或“报告”文种。

　　（2）平行或不相隶属单位应该使用“函”，而不能使用“请示”或“报告”。如省政府向国家部委和兄弟省市协商报文请求办理事项，应该使用“函”这个文种。

　　（3）《党政机关公文处理工作条例》中将原“会议纪要”文种改为“纪要”，今后省政府专题会议纪要的标题统一表述为“关于研究××工作的纪要”或者“关于××会议的纪要”。

　　（4）出现“请示”与“报告”连用的表述。如“扩区调区的请示报告”。

　　2.自制文种或没有使用文种。

　　（1）该用“报告”的，使用了汇报。如《关于我省开展××情况的汇报》。

　　（2）使用了如请示报告、工作思路、情况、申请、郑重申明等自制文种。如《××市关于召开××协调会的请示报告》。

　　（3）没有使用文种。如《××市关于举办××交易会的工作总结》。转发时以所转发的文种作为文种，如×市×局转发《××部关于促进××产业健康发展的通知》。

　　3.文件签批程序不规范。

　　（1）上行文没有送主要负责人签批，下行文不需标注签发人而标注了签发人。曾出现鄂政文没有经省长签发的情况。

　　（2）平时报文中，有很多单位不按办文程序报批，分管领导签批后直接报省政府。

　　（3）公文运转程序不规范，有的没有经过复审，有的适用文种错误，有的不该复审而送复审，有的发省政府文件用省政府办公厅的文头或发省政府办公厅的文件套用省政府文头的情况，导致运转效率不高及出现错误。也有的让主要领导多次签批同一个文件。

　　（二）发文依据、附件和背景材料提供不全。

　　1.发文依据不足。起草公文时，应注意审核发文依据，发文依据不充分的，应与拟稿部门联系补办。比如表彰类公文应附上发文依据或省委、省政府主要领导批示，以及省纪委（省监察厅）、省人社厅、省卫计委等部门的审核意见，省表彰办在省人社厅。举办全国性、全省性活动类文件应征求省文化厅的意见，省活动办在省文化厅。

　　2.事前协调不够。文件涉及几个部门职能的，需在送审前征求相关部门意见，并将部门反馈的意见放在背景材料中，避免出现部门意见不一致或者没有征求相关部门意见，导致出现文件无法落实或前后矛盾的情况。

　　3.附件没报全。请示件要附上能充分说明原因和理由的背景材料。成立新的领导小组或调整领导小组成员的，应附上新成立的依据或领导的批示。调整领导小组成员应附上原成立时的文件或相关材料等。如国务院文件、省委省政府文件、会议纪要，领导批示、情况介绍等。“两办”文件（鄂办文〔20xx〕30号）就成立领导小组有严格的规定，应遵照执行。

　　（三）公文内容和格式。

　　1.文件篇幅过长、发文数量过多。起草公文要注意文字精炼，有的没有严格遵守省委省政府“三短一简”的规定，没有达到“一般文件不超过3500字、省政府领导讲话不超过4000字”的要求，批转、转发部门文件的数量过多、篇幅过长。

　　2.公文标题不够完整规范或引用标题错误。

　　（1）公文标题完整性问题。如“省人民政府办公厅”和“XX省人民政府办公厅”何时加上“XX”二字把握不准。一般对省内发文去掉“XX”，对国务院和外省发文加上“XX”二字。

　　（2）公文标题拟制问题。多字少字、前后颠倒、不能涵盖文件内容、缺少发文机关、缺少“关于”、“关于”与介词“对”连用、不能体现上级机关的要求、出现敏感词汇（如卖烟、卖酒、迎接检查）等。转发文件时出现《关于转发××通知的通知的通知》的情况

　　（3）公文标题中出现标点符号。一般来说，除了法律法规和书名需要用书名号外，标题中尽量不使用标点符号。有的标题多行时分行不规范，将有整体意义的词语分成两行。也有的将领导的姓名分开，写成两行，应调整为一行。

　　（4）引用标题时不完整或错误。有的引用标题和发文字号不完整，发文字号用小括号注明。如《××市关于审批××县土地利用总体规划（20xx—20xx年xx月xx日期套错。调研报告套用原来模式、沿用去年的日期等，没有及时更改到位。

　　（七）程序不到位出现错误。

　　1.不复审。有的处室在办理应该复审的五类公文时，没有进行复审，导致出现明显错误，无法正常运转。

　　2.急件先印。有的文件特别是急件签批时没有按公文签批的程序报批，有的没等领导签批完就急于送印，结果领导补签时又出现改动，还要重印甚至收回原文件，以至于耽误了更多的时间。

　　3.用印不规范。有的处室用印时没等领导签批就急于要求盖章。有的以本处室的名义对市州或部门发会议通知请相关领导参会等，基层有反映。（以办公厅名义发，注明联系处室）

　　（八）涉密问题。

　　1.高度重视文件保密工作。内网运行涉密文件，敏感信息和地理坐标要慎重。

2.不要轻易脱密。忠实文件本身和来文单位的保密意见。

3.背景资料附全。送审时，将原涉密文件作为背景资料附全一起报批。

　　四、市州政府和省政府部门向省政府报文易出现的错误和应该注意的问题

　　（一）没有加盖电子印章。网上公文传输时要加盖电子印章，电子印章比较模糊，主要是防止他人拷贝。

　　（二）附件不完整。附件与正文不在同一个文件里，或附件不齐全，材料不完备，应该与正文一起附全。

　　（三）请示与报告不分。请示属办件，如果一文多事，可能会涉及多个处室，办理起来会出现相互推诿、都不负责、办理效果不理想的情况。

文件多头报送，如同时报省委、省政府，可能会出现省委的意见与省政府的意见不一致的情况，给承办工作带来一些矛盾。

报告是阅件，不要夹杂请示事项，如果报告中出现需要办理的事项，可能会误事。

　　（四）签发人不正确或者没有签发人，有的也使用便函的问题。请示、报告类的上行文，必须是主要负责人签发，否则可能会一把手不知道，不便于把握全局，甚至出现矛盾。正式公文一定要编文号，不要使用便函。

　　（五）文件涉密问题。要高度重视文件保密工作，忠实市州政府或下级单位的意见，不要轻易脱密。

　　（六）回复意见问题。有的部门对省政府办公厅征求意见的回复，要么不回复，要么回复超出时间，要么列出几个方案供省政府决策（主管部门应有倾向性意见），有的甚至在很长时间后告诉该文件中所涉事项不属于本单位职责范围，建议由某某单位答复等意见。

　　（七）公文送领导个人的问题。部门和市州不要直接送文件到领导个人。

　　（八）领导下基层调研送领导文件的问题。有的县、乡镇都存在这个问题。

　　（九）省直单位向市州政府发指令文件或直接请市政府领导参会等。违反行文规则。

　　（十）考核问题。省政府办公厅对省直目标考核单位的公文处理工作有一个考核，办公厅领导要求在全省开展公文处理错情通报，这些都对我们的工作提出了新要求，希望能引起大家的高度重视。

　　以上讲稿仅供相互交流使用，请按保密要求管理。如有不妥之处，敬请批评指正。希望大家多交流，多联系，共同做好公文处理工作，不断提高办文能力和服务水平，在本职岗位上为“建成支点、走在前列”及“五个XX”建设作出新贡献。

　　谢谢大家！