机关工作公文写作53条病例分析及修改

浙江省人大常委会办公厅 何新国

一、“经华东地区优秀期刊评审委员会评定，《浙江人大》被评为第四届华东地区优秀期刊。”（《关于表彰〈浙江人大〉杂志社的通报》，20xx年xx月xx日，省人大常委会在杭州召开省政府和省法院、省检察院负责人座谈会。省政府张鸿鸣秘书长、省法院齐奇院长、省检察院陈云龙检察长、省法制办孙志丹主任出席座谈会。省人大常委会秘书长办公会议有关成员、各专门委员会（工作）委员会负责人列席会议。座谈会由省人大常委会副主任王明主持，丁祖年xx月xx日，省人大常委会在杭州召开省政府和省高级人民法院、省人民检察院负责人座谈会，就改进和加强省人大常委会会议服务保障有关工作达成共识。根据座谈会讨论情况，整理成会议纪要，经省人大常委会和‘一府两院’领导同意，现予印发。”（《关于印发〈浙江省人大常委会和“一府两院”负责人座谈会纪要〉的通知》，20xx年xx月xx日表达时间是一个完整的说法，所以“2月21日”前面加上“20xx年xx月xx日下午召开会议，听取省政府关于科学技术进步法在我省实施情况的汇报，请做好相关准备工作（具体时间地点另行通知）。”（《关于开展科学技术进步法执法检查的通知》，20xx年xx月xx日下午要召开情况汇报会。根据执法检查方案，当年xx月xx日程安排的说明》，20xx年xx月xx日上午8时整在省人大机关办公楼正门集中上车。请常委会组成人员于13日中午前，将是否参加本次调研情况告知省人大常委会办公厅秘书处（联系人：×××；联系电话：××××××××）。”（《关于组织常委会组成人员开展立法调研的通知》，20xx年xx月xx日开展调研，4月12日发出通知。通知叙述的时间立足点是4月12日，站在4月12日叙事明理，一是要提前安排好工作；二是4月16日要准时参加。“届时”，就是到时候，指4月16日。“届时参加”，说得通；“届时安排好工作”，就不通了。所以，删除此句中的“届时”。第二句文字上需要调整，可以调整修改为“常委会组成人员是否参加本次调研，请于13日中午前告知办公厅秘书处”。最后看这个通知的标题，“关于组织常委会组成人员开展立法调研的通知”，语法上是没有问题的。但是，读起来总感觉到这个通知不仅是要通知常委会组成人员，而且要广而告之，要让更多的人知道这项活动。而实际上，这个通知只有一个使命，那就是通知常委会组成人员。为求标题简洁，可以删除标题中的“组织常委会组成人员”，删除的内容在正文里面已有详细表达。修改后的两句话“常委会组成人员是否参加本次调研，请于13日中午前告知办公厅秘书处。请参加调研的常委会组成人员安排好工作，于16日上午8时整在省人大机关办公楼正门集中上车。”

十七、“关于对党政机关下属中心、学会、协会组织因公出国团组开展自查情况的报告”（《关于对党政机关下属中心、学会、协会组织因公出国团组开展自查情况的报告》，20xx年xx月xx日赴杭州市开展科技进步法执法检查，上午9时整，听取市政府关于科技进步法实施情况的汇报，请市发改委、市科技局、市财政局等相关部门参加会议，并与部分人大代表和科技界专家学者及企业代表座谈。下午，实地考察相关科研院所和企业。”（《关于赴杭州市开展科技进步法执法检查的通知》，20xx年xx月xx日赴杭州市开展科技进步法执法检查，”一句，前面可以加上“根据执法检查方案，”，句中“科技进步法执法检查，”，修改为“工作。”。第三，接下去要讲4月20日一天的安排，可以在“上午9时整，”之前加上“4月20日一天拟作这样安排：”。第四，“并与部分人大代表和科技界专家学者及企业代表座谈”修改为“并与部分人大代表、科技界专家学者和企业界人士座谈”（“和”改为“、”，“及”改为“和”，为避免“代表”产生歧义，后一个“代表”改为“界人士”），并置于“……科技进步法实施情况的汇报”之后，4月20日上午活动的两项内容应该放在一起表达。于是这段话最后修改为：“受全国人大常委会委托，省人大常委会今年xx月xx日赴杭州市开展工作。4月20日一天拟作这样安排：上午9时整，听取市政府关于科技进步法实施情况的汇报，并与部分人大代表、科技界专家学者和企业界人士座谈，请市发改委、市科技局、市财政局等相关部门参加会议；下午，实地考察相关科研院所和企业。”

十九、“请根据浙人大常办函[20xx]36号的要求，做好有关准备工作。”（《关于赴杭州市开展科技进步法执法检查的通知》，20xx年xx月xx日至14日在北京举行）。第二，“关于今年xx月xx日上午9时整，在省人大机关办公楼238会议室听取省环保厅、省水利厅关于水污染防治情况的汇报。5月11日下午2时30分，在省人大机关办公楼238会议室听取省建设厅、省农业厅关于水污染防治情况的汇报。”（《关于听取水污染防治情况汇报的通知》，20xx年xx月xx日起草，下文已经明确汇报的具体时间为5月11日，所以开头第一句“近期”可以删除。第二，5月11日上午、下午虽然汇报单位不同，但汇报地点相同，因此可以进行合并表述，合并的相关内容上移。最后，这段话修改为：“省人大常委会执法检查组将于5月11日，在省人大机关办公楼238会议室，听取省有关部门水污染防治情况的汇报，具体安排如下：（另起一行空两格）一、5月11日上午9时整，听取省环保厅、省水利厅关于水污染防治情况的汇报。（另起一行空两格）5月11日下午2时30分，听取省建设厅、省农业厅关于水污染防治情况的汇报。”

二十四、“请祖年xx月xx日经景宁畲族自治县第七届人民代表大会常务委员会第四次会议审议通过。根据立法法和省地方立法条例的有关规定，报请省人大常委会批准。现就条例的有关问题作如下说明：”（关于《景宁畲族自治县民族民间文化保护条例》的说明，20xx年xx月xx日景宁畲族自治县第七届人民代表大会第四次会议审议通过”，条例题注也清楚表达“20xx年xx月xx日景宁畲族自治县第七届人民代表大会第四次会议通过”，两者都说是县人大七届四次会议审议通过。可是条例说明开头就明确表达为县七届人大常委会第四次会议审议通过。到底哪一种说法对呢？在核阅这篇文稿的时候，第一，要发现这个问题；第二，要利用文件自身进行比较；第三，要找到法律依据。当然，最简单的方法就是打电话到县人大常委会办公室直接询问。文件自身对于同一个事物表述存在矛盾，说明这里一定有问题。通过比较，少数服从多数，初步断定报告正文、条例题注的表达是正确的。再去查找宪法，第一百一十六条明确规定，民族自治地方的人民代表大会有权依照当地民族的政z*、经济和文化的特点，制定自治条例和单行条例。由此可见，条例说明里面“常务委员会”5个字是多余的，必须删除。找到了法律依据，问题彻底解决了，电话也就不用打了。

三十、“20xx年xx月xx日经省十一届人大常委会第二十九次主任会议通过后交省政府研究处理，并要求省政府将处理落实情况于20xx年xx月xx日，省政府办公厅专门下发通知，再次要求各地各有关部门以跟踪检查为契机，进一步重视‘三农’工作，抓紧落实各项整改措施。（以上为第一段，以下为第二段、另起一行空两格）各级政府、有关部门根据《审议意见》要求积极进行整改，特别是今年xx月xx日，省人大常委会组成人员对省政府审议意见处理落实情况进行了满意度测评。测评结果如下：”（关于印送省政府审议意见处理落实情况满意度测评结果的函， 20xx年xx月xx日至6月30日期间，因行政区划调整已召开新一届人民代表大会的乡镇，不再参加本次县、乡人大同步换届选举。”（《浙江省人民代表大会常务委员会关于全省县、乡两级人民代表大会代表换届选举时间的决定（草案）》，浙江省十一届人大常委会第二十五次会议文件送审稿）

　按：这是该决定草案中的一段话。主要存在两个问题。第一，召开的应该是“人民代表大会会议”，所以应该增加“会议”两个字。第二，换届选举包括依法选举产生新一届人民代表大会代表和召开新一届人民代表大会会议等两个方面内容。因此，这段话题可以修改为“20xx年xx月xx日至6月30日期间，因行政区划调整，已依法选举产生新一届人民代表大会代表，并召开新一届人民代表大会会议的乡镇，不再参加本次县、乡人大同步换届选举。”

　四十六、“为保证法规的有效实施，请于20xx年xx月xx日前制定出台法规第二十四条第三款规定的配套规范性文件，并在配套规范性文件发布后三十日内报送省人大常委会备案。”（《关于制定〈浙江省土地利用总体规划条例〉配套规范性文件的通知》，浙人大常办函[20xx]49号文件送审稿）

　按：这是该文件送审稿的第二段文字。第一段文字是这样的：“《浙江省土地利用总体规划条例》已于20xx年xx月xx日经省十一届人大常委会第二十五次会议审议通过，自20xx年xx月xx日起施行。”可见，第二段文字是承接第一段文字来讲的，很明显地存在如下几个问题。第一，地方性法规包括条例、规定、办法等，所以“法规”是一个属概念，而“条例”则是一个种概念。既然上文已经明确是“条例”，那么下文在简称时应当使用“条例”为好。第二，省人大常委会办公厅、省人民政府办公厅都是办事机构，而制定地方性法规、制定配套规范性文件分别是省人大常委会、省人民政府的职权，办公厅之间只不过是在沟通情况而已，所以办公厅在行文时一定要注意叙述角度和处置主体的关系，即始终要从办公厅的角度进行叙述而处置的主体则是省级国家权力机关和行政机关。以此衡量第二段文字，很明显后面“报送省人大常委会备案”表达得相当精准，而前面制定配套规范性文件的主体则没有交待清楚。因为文件抬头主送“省政府办公厅”，很容易让读者理解为要“省政府办公厅”制定配套规范性文件，其实不然，所以这里“省政府”不能省略。第三，对于政策、法律、法规，用“制定”比较规范，而“出台”则显得口语化，在讲话稿里使用“出台”是可以的，在正式文件里还是使用“制定”为好。经过以上分析，第二段文字可以修改为：“为保证条例的有效实施，请省政府于20xx年xx月xx日前制定条例第二十四条第三款规定的配套规范性文件，并在配套规范性文件发布后三十日内报送省人大常委会备案。”

四十七、“根据20xx年xx月xx日浙江省第十届人民代表大会常务委员会第二十七次会议的决定，杭州市、宁波市、温州市、嘉兴市、湖州市、绍兴市、舟山市上次市人民代表大会换届选举是在20xx年xx月xx日报告送审稿）

　按：这是该报告送审稿的第一段文字，共由两个句子组成。很明显，作者应该通篇都是站在现在的时间角度进行叙述，因此杭州等7个设区的市“上次换届选举”就是指20xx年xx月xx日浙江省第十届人民代表大会常务委员会第二十七次会议的决定”，首先进入读者大脑的是“20xx年xx月xx日”这一时间日期，这就很容易让读者以为作者是站在20xx年xx月xx日这个时间角度进行叙述的，如此则“上次换届选举”应该是在“20xx年xx月xx日”之前而不可能是在“20xx年xx月xx日”之后。容易让读者产生误解的句子，只能说明这个句子在表达上可能还存在问题。简单修改方法，只要删除“根据20xx年xx月xx日浙江省第十届人民代表大会常务委员会第二十七次会议的决定，”即可。

（四十八）“关于对省公检法司四机关贯彻落实省人大常委会《关于加强检察机关法律监督工作的决定》进行专项监督的实施方案”（浙江省十一届人大常委会第六十二次主任会议文件）

按：这是省人大有关专门委员会提交常委会主任会议讨论的文件的标题。这个标题有这么几个问题：一是太长太臃肿太累赘了；二是书名号里面的文件名称应该使用全称，使用简称则不必加书名号，而如果使用全称则整个标题就会更加臃肿不堪；三是党的方针政策一般与动词贯彻落实搭配，而宪法和法律法规以及人大常委会作出的决议决定一般与动词执行搭配，人大及其常委会作出决策、政府去执行，这是我们国家体制的重要内容。所以这个标题可以修改为：“关于对加强检察机关法律监督工作的决定执行情况进行专项监督的实施方案。”但是，修改后的标题出现了介词叠加（“关于”“对”）现象，仍然是美中不足，但如果删掉“对”字，恐怕容易让读者读不断句，造成误解，所以姑且保留。

（四十九）“关于开展‘接待代表日’活动的通知”（浙江省人大常委会办公厅函件送审稿）

　按：这是该函件的标题。如果上网搜索，“接待代表日”、“代表接待日”等表达方法同时存在。但两者是有区别的，“接待代表”是指人大常委会主任、副主任接待本级人大代表，“代表接待”则应该是指人大代表接待所属选区的选民。无论是人大常委会主任、副主任接待本级人大代表，还是人大代表接待所属选区的选民，一般都是安排在每年xx月xx日下午收到这个文件，我的第一个感觉是文件的标题存在问题。首先，大家都知道，公文的标题，由发文机关名称、公文主题和文种组成。这个文件的发文机关是“中共浙江省人大常委会机关党组”，文件版头和落款已经一目了然。而根据《浙江省人大机关公文处理规定》，“省人大机关”并非发文主体、发文机关。其次，“整改”是相对于问题而言的，但是文件并没有分析存在的具体问题，而是直接提出七条改进工作的意见。标题不用“整改”，说明过去工作是可以的，现在提出意见只是为了把工作做得更好。标题如果使用“整改”，就说明工作还存在一些问题，而文件里面却没有明确地提出，难免让人感到疑惑不解。标题修改方法之一，“省人大机关”修改为“中共浙江省人大常委会机关党组”，同时删除“整改”。标题修改方法之二，把“省人大机关”移置于“关于提高”之后、“组织工作”之前，同时删除“整改”，省略发文机关的标题反而显得更加简洁。另外，这个文件还有少数文字值得推敲，文件最后缺少印制版记，也显得不够完整和规范。经过仔细了解，这份文件没有经过办公厅文字处室核稿，办文程序没有走完。这种情况在涉及有关人事问题的文件时偶尔会出现，从保密角度看也是可以理解的。

（五十一）“根据全国人大常委会办公厅批复（常办联字〔20xx〕96号）精神，全国人大常委会从中央掌握的机动名额中暂借给我省1个名额，用于在省人大常委会会议上补选夏宝龙同志为十一届全国人大代表。依据《中华人民共和国全国人民代表大会和地方各级人民代表大会选举法》和《中华人民共和国地方各级人民代表大会和地方各级人民政府组织法》的有关规定，省委提名，补选中共浙江省委副书记、代省长夏宝龙为十一届全国人大代表。经研究，现提请补选夏宝龙为第十一届全国人民代表大会代表。”（《关于补选夏宝龙为第十一届全国人民代表大会代表的议案》，20xx年xx月xx日前，”，“精神”修改为“我省人大常委会”，这样一来句子就通顺了。（二）“省委提名”与“补选中共浙江省委副书记、代省长夏宝龙为十一届全国人大代表”搭配不当。这一句可以有两种改法，一是把“补选中共浙江省委副书记、代省长夏宝龙为十一届全国人大代表”修改为“夏宝龙同志为十一届全国人大代表候选人”；二是把“提名”修改为“提议”。比较起来，前一种改法为好。经过反复阅读，发现这个句子还可以继续修改。一是“省委提名，夏宝龙同志为十一届全国人大代表候选人”可以修改为“省委经过研究，提名夏宝龙同志为十一届全国人大代表候选人”，省委决策主要是贯彻中央精神，这句话放到“依据……”之前在逻辑上就会显得更加合适。二是最后一句“现提请补选……”可以修改为“主任会议提请常务委员会补选……”，直接依据选举法和地方组织法等法律，更好地体现了人大依法办事的原则和精神。经过上述修改之后的议案正文如下：“日前，全国人大常委会办公厅批复（常办联字〔20xx〕96号）我省人大常委会，全国人大常委会从中央掌握的机动名额中暂借给我省1个名额，用于在省人大常委会会议上补选夏宝龙同志为十一届全国人大代表。省委经过研究，提名夏宝龙同志为十一届全国人大代表候选人。依据《中华人民共和国全国人民代表大会和地方各级人民代表大会选举法》和《中华人民共和国地方各级人民代表大会和地方各级人民政府组织法》的有关规定，主任会议提请常务委员会补选夏宝龙为第十一届全国人民代表大会代表。”

（五十二）“《关于检查全省农业机械化促进法贯彻实施情况的审议意见》”（关于印发《关于检查全省农业机械化促进法贯彻实施情况的审议意见》的通知，20xx年10月浙江省十一届人大常委会第六十九次主任会议文件初稿）

　按：这是提交省十一届人大常委会第六十九次主任会议研究的审议意见文件初稿的标题。此前召开的省十一届人大常委会第二十八次会议，听取和审议了葛慧君副省长所作的《关于全省贯彻实施农业机械化促进法情况的报告》，审议了省人大农业与农村委员会提出的《关于检查全省贯彻实施农业机械化促进法情况的报告》。从审议意见初稿的标题来看，这是一篇关于执法检查报告的审议意见，与监督法的规定是相符合的。监督法第四章“法律法规实施情况的检查”只规定了执法检查报告提请常务委员会审议，而对于政府执法情况报告是否同时提请常务委员会审议则没有规定，可以说这是对于全国人大常委会做法的总结与规范。实际上地方人大常委会开展执法检查，长期以来同时听取、审议政府的执法情况报告和执法检查组的检查情况报告，而且以审议政府执法情况报告为重点，人大常委会组成人员针对政府执法情况报告提出意见建议，会后整理形成审议意见，突出了人大常委会开展监督的本质特征。所以，地方人大常委会的做法与全国人大常委会不同，审议意见主要是针对政府执法情况报告而提出来的，这样处理事实上也更加科学。有鉴于此，文件标题修改方法为，一是删除“检查”，二是“贯彻实施”置于“全省”之后，三是“情况”之后增加“报告”。修改后的标题为“关于全省贯彻实施农业机械化促进法情况报告的审议意见”。

（五十三）“《浙江省十一届人大常委会第二十八次会议专题询问20xx年财政决算和审计工作报告的审议意见》”（关于印发《浙江省十一届人大常委会第二十八次会议专题询问20xx年财政决算和审计工作报告的审议意见》的通知，20xx年10月浙江省十一届人大常委会第六十九次主任会议文件）

　按：这是提交省十一届人大常委会第六十九次主任会议研究的文件的标题。会前，经过了解，标题借鉴了兄弟省人大常委会的表达方法，而且已经有关专门委员会集体讨论。主任会议在研究这个文件时，共有四位副主任先后就文件标题提出质疑或不同的意见，足以说明这个文件的标题存在问题。后来印发正式文件时，文件标题删除了“审议”二字。对于领导同志作出的上述修改决定，我没有任何意见，完全遵照执行。但是，本着求真务实的原则和精神，这里拟对于这个标题作进一步分析探讨，提出自己的具体看法，权且当一回事后诸葛亮吧。第一，从文字修改角度看。文贵简洁，文章标题尤其应该如此。这个文件的标题共有四十一个字，实在太长了，所以必须删繁就简。“询问”是人大常委会组成人员的个人行为，不是人大常委会的集体行为，文件标题中的“浙江省十一届人大常委会第二十八次会议”可以删除。“审议”的是报告，“询问”的是情况，文件标题中的“报告”可以修改为“情况”。“意见”是文件标题的中心词，与其搭配的却有“询问”和“审议”等两个动词，二者必居其一，删除“审议”而保留“询问”是可以的。综上所述，这个文件标题可以修改为“关于20xx年财政决算和审计工作情况专题询问的意见”，共二十三个字，精减了十八个字，压缩幅度是比较大的，实现了删繁就简的修改目的。第二，从“询问”与“审议”的关系来看。询问是人大常委会组成人员在审议有关议案和报告时，就议案、报告中不清楚、不理解等事项向有关机关提出问题、要求答复，主要目的是获取情况，便于审议的继续和深入。监督法虽然把“询问和质询”单独成章，上升为一种监督方式，但对于“询问”的规定在过去其他法律的基础上并没有新的突破，“询问”的性质、定位、功能依然没有任何改变。顾名思义，“询问”就是人大常委会组成人员提出具体问题，“一府两院”有关负责人作出具体回答。询问之后，可以继续审议，人大常委会组成人员所有的意见建议都将由办事机构一并综合整理成审议意见稿。譬如，省十一届人大常委会第二十八次会议，在审议财政决算、审计工作等报告的基础上进行专题询问，关于20xx年省级财政决算作出了批准的决议，关于审计工作报告的意见建议会后整理成审议意见稿。也就是说，在整个询问过程中只有问与答，没有产生其他新的建议意见。在这种情况下，提出专题询问的意见显然是多余的。但是，首次开展专题询问，作为省人大常委会年度重点工作，如果仅仅是一场问答，询问过后没有下文，则又会显得不够完善，因此需要有一个载体。这次以专题询问意见为载体，有懈可击，可见事先对此考虑不足。同时，对于兄弟省的做法，不能简单地拿来，而要着眼于后来者居上，一项新的工作更加需要创新的精神。 (完)