公文常见错误分析及对策

公文是公务文书的简称，是处理公务、管理事务的一种书面文字工具。其重要特点就是行文的规范化、制度化和标准化。对于公文格式，国家技术监督局制定了《国家行政机关公文格式》（GB/T9704—20xx，以下简称《格式》），国务院办公厅制定了《国家行政机关公文处理办法》（20xx年xx月xx日起施行，以下简称《办法》），中央办公厅制定了《中国共**各级领导机关文件处理条例（试行）》（以下简称《条例》）。但是不少单位和部门制发文件，并没有严格按照规定、要求去做，而是各行其是，制发文件存在很大的随意性，造成公文格式的不规范，严重影响了公文的严肃性、公正性。更在一定程度上影响了公文的质量和效能，影响了政府的行政效率，因此必须引起高度重视。
一、 存在的问题
（一）文种使用乱。一是生造文种。把没列为文种的公文种类作为文种使用。《办法》所确定的公文文种共有13类14种，即：命名、令，决定，公告，通告，通知，通报，议案，报告，请示，批复，意见，函，会议纪要。除此之外，均不可直接行文，但可作为"印发"、"颁发"式"通知"的"附件"行文。例如，《关于××市区退休人员一次性缴纳医疗费分期缴费的具体操作规定》、《关于使用社会保障卡有关问题的说明》等，这里的"操作规定"、"说明"均不应作为文种使用，可以改成《××关于印发市区退休人员一次性缴纳医疗费分期缴费的具体操作规定的通知》、《××关于印发使用社会保障卡有关问题的说明的通知》，不能作为文种使用的还有"条例"、"规定"、"办法"、"总结"、"计划"等，有的甚至把"安排"、"要点"、"细则"这些既不是公文文种又不是应用文体种类的东西常常作为公文文种直接行文，都是错误的。
（二）混用文种。常见的是把相近的"请示"和"报告"两种文种张冠李戴。例如：《××关于批准成立××学会的报告》，《××关于元旦文艺联欢会所需经费的报告》。两个标题内容十分明确，就是要求上级解决问题，应该用"请示"而不是"报告"。报告是"向上级机关汇报工作、反映情况、答复上级机关的询问"的，这类报告，只要把情况汇报、反映清楚即可，目的是让上级和领导了解发展情况，掌握工作进度，做到心中有数，不需要回复；而请示是"向上级机关请求指示、批准"的，需要回复，两者在使用上有很大的区别。有时也存在"请示"和"函"混用。《办法》规定：不相隶属单位之间相互商洽工作、询问和答复问题，请求批准和答复审批事项是用函。可是有些单位当有求于对方（不相隶属单位）时却用请示。
（三）规矩格式乱。《格式》中就公文的格式、标准都作出了明确的规定。在具体行文中常见错误有： 1.排版规格不当。公文标题应在红色反线下空２行，用２号小标宋体字，正文用３号仿宋体字，一般每面排２２行，每行排２８个字。而在实际操作中往往上各行其是，严重影响了公文的严肃性。 2.发文号标注不规范。主要表现在，一是错用括号。如，×政建（20xx）240号；二是用虚数。如×政办〔20xx〕005号；三是字体字号不标准。《格式》规定：发文字号，用３号仿宋体字，居中排布；年xx月xx日标全；"零"写为"０" ，并且右空４字，但在实际写作中样式更是花样百出，有的成文日期甚至早于签发日期。 7."抄报"现象依然存在。在行政公文实际中，一些单位对上级单位抄送文件时仍然沿用"抄报"一词，这是要注意的。目前，行政公文无论是对上级还是对下级抄送，概用"抄送"一词。关于这，《办法》中有多出相关表述，第十七条规定"应当抄送被越过的上级机关"等，它表示行政公文不再使用"抄报"一词。 8.附件标注不符合规定。附件是公文的有机组成部分，《办法》对附件有明确的要求，但有些公文出现附件和正文之间的间隔或大或小，附件顶格标识、附件序号使用汉语数字标识，附件名称后加标点符号等毛病。特别是附件跟附注区分不清，在印发文件时不管是附件还是附注全当作附件，导致关系的确认错误。 9.盖印不规范。印章是公文制发机关对公文生效负责的凭证，必须按规定正确使用。但不规范现象常见于一些文件中：如印章歪斜、不清晰、排列不齐；印章间相交或相切，相距超过3mm；联合行文单位印章顺序混乱，或一排超过3个，或左右距公文纸边距离不合标准等。
二、问题产生的原因
（一）学习、宣传力度不够。《办法》施行后，很多地区和部门都不清楚《办法》的内容，在写法上完全依照惯例、经验进行操作，甚至都不知道《格式》的存在。特别是许多行政机关的办公厅（室），没有按《办法》的要求切实发挥对本机关及下级机关公文处理工作的管理、指导、督查等职能，对新公文法规的学习、宣传和推行组织、监督不力。
（二）一些领导和公文办理人员对新公文法规重视不足。某些公文办理人员对公文格式的重要性缺乏足够认识，甚至错误地认为公文格式只不过是形式而已，只要内容正确，格式不规范无关紧要，所以有的部门有时还会出现漏码、漏号现象。加上一些部门对新公文法规不组织认真学习，不作广泛深入宣传，导致在公文办理中常常沿用旧的甚至错误的公文格式，大大影响了公文格式标准化的进程。
（三）一些公文办理人员素质不高。一些公文办理人员缺乏与时俱进的敬业精神和责任意识，工作上敷衍了事，得过且过，平时热衷于事务应酬，很少主动系统深入地钻研业务知识，不断提高业务水平，计划经济时代的知识跟不上知识经济时代的发展，成了"秦砖汉瓦"，这是导致公文数量虽多而质量不高、格式不规范的一个主要原因。
（四）公文审核把关和督查不严。实践中，有的公文制作者草拟公文时自由发挥，不守规则；复核人原则性不强，不负责任；领导签发时，或碍于情面，或忙于事务，常常忽视对公文格式的审核把关和督查，有的公文制作程序不规范，领导签发后才审核，这就不可避免地导致公文中出现了很多不合规范的问题。
三、规范公文格式的对策
（一）提高认识，增强做好公文格式规范化工作的自觉性。一方面各级行政机关的负责人不仅要在思想上高度重视公文处理工作，而且应当在实践中模范遵守《办法》，并加强对本机关公文处理工作的领导和检查，维护公文的严肃性和权威性；另一方面具体从事公文办理的人员要抱着高度负责的态度和精益求精的精神，认真做好公文格式规范化工作。当前，要通过各种有效形式，广泛、深入地学习、宣传《办法》，对《办法》和《格式》进行深入系统地学习，掌握公文写作的格式，推进公文写作的标准化进程。
（二）加强自身建设，提高公文办理人员的整体素质。提高公文办理人员的整体素质，是规范公文格式的一项基础工作。古人说：德能正其身，才能胜其职，笔能成其文，言能明其义。首先要加强思想道德建设。公文办理人员要认真学习邓小平理论和"三个代表"重要思想，树立正确的世界观、人生观、价值观，本着对党、对事业高度负责的态度，做到干一行、爱一行、钻一行，恪尽职守，尽心尽力，在思想上重视公文格式规范化工作。其次要加强业务建设。所谓"铁肩担道义、妙手著文章"。21世纪是知识经济时代，公文办理人员只有烛影摇红，挑灯伏案，勤学苦练，掌握必要的基础知识、精深的专业知识和宽广的辅助知识，才能切实提高公文处理的质量和效率。
（三）严格要求，加强对公文格式规范化的管理和指导。一是要建立行之有效的规章制度。从公文的起草到审核、审批都必须建立严格的制度和规范，明确各环节的权限和责任，严格制作程序。各级行政机关的办公厅（室）要定期不定期地对本机关和下级机关进行考核考评，严格奖惩。改变过去只重视公文的内容、语言而忽视公文格式的做法，把公文格式是否规范作为审校的重要内容、考评考核的重要方面。二是在公文处理过程中强化审核环节。"强化审核"，即办公厅（室）收到上报的需要办理的公文后，文秘部门应当进行审核，审核的重点是"文种使用，公文格式是否规范"等。二是要定期组织公文业务培训和研讨交流。在新的历史时期，党和国家对公文秘书工作提出了新的更高的要求，各级党政机关、企事业单位的领导对公文秘书工作更加重视，各级办公室的负责同志和广大文秘人员渴望能够全面地、系统地学习和掌握公文秘书工作的知识和技能，以便提高工作质量，搞好"三个服务"。
因此，各级行政机关的办公厅（室）要有计划地对本部门和下级机关的公文办理人员进行业务培训，组织学习新的公文法规，不断提高公文办理人员的思想素质和业务水平。