写材料是机关干部的家常便饭。在机关工作写材料的水平不过硬，是很难胜任本职的。有人问我，你是研究《机关的机关》的，机关写材料有没有“机关”啊？我说，当然有了，机关办文、办会、办事都有“机关”。

机关写材料、特别是写领导讲话的“机关”，可以概括为“三个四”：写前“四问”，写中“四求”，写后“四看”。

一、关于写前“四问”

一问写的是什么？文体不同，写法也各有不同。讲话、指示、谈话、报告各有自己特定的写作要求，如果不加区分，就可能写出来的东西不对路。比如领导讲话中的论述性内容与理论文章中的论述性内容，请示中的部署性内容与指示中的部署性内容，计划方案中的政策性内容与指示中的要求性内容，等等，是不一样的，如果混淆了，写出来的东西很可能就不伦不类。

二问给谁写的？就是说，写东西首先要搞清楚稿子的主体身份是谁。是高级领导还是中级领导？是正职还是副职？不同的身份，在思维层次、考虑问题的角度、内容重心、详略取舍、说话口气等方面，都应当有所不同。高级领导向机关讲的东西就不能太琐碎，一般干部讲的东西就不能口气太大。对上汇报的材料不能像老师教学生一样摆乎一通“道理”，部门领导讲话不能尽是“原则要求”。就写领导讲话而言，要学会运用反映领导职务身份的语言、反映领导性格气质的语言、反映领导个人经历亲身感受的语言，尽可能体现领导的个性特点。只有这样，写出来的东西，才能是领导的口气，而不是机关腔。

三问写给谁看（讲给谁听）的？要搞清楚，我们写的材料，是向上级领导汇报，还是对部属讲话；是给机关干部讲课，还是给基层群众搞教育。不同的对象有不同的要求，不同的场合有不同的口气。比如，对上级汇报要简洁干练，对群众讲话要亲切通俗，对部队战前动员要斩钉截铁……。写出来的材料只有增强针对性，才能受到听众的欢迎。

四问起什么作用、达到什么目的？要搞清楚，你写这个材料的目的，是对重要工作进行动员、部署、总结、指导，还是对重大问题进行报告、说明、解答；是对重要理论决策进行宣传、阐述、辅导、讲解，还是一般场合的称赞、祝贺、希望。是新话题还是老话题，是例行的讲话还是敏感的话题，是一般的表态性内容还是重大实质性问题。目的不同，需求也不同，这是机关写作最重要的关节。

二、关于写中“四求”

一是求“高”。要做到思维层次上得去，把得准。要站在领导的高度上去思考问题、谋篇布局，写出恢宏大气，写出理论高度、指导力度和思想深度。

二是求“新”。要做到视角新，思路新，概括新，语言新。领导讲话不仅讲决策、部署、要求是什么，更重要的是要阐述确定这些决策、部署、要求的基本考虑和基本思想。一个讲话写得成功不成功，对人有没有启发，能不能让人打上烙印，对工作有没有指导作用，关键看有没有超出一般的新内容。

三是求“实”。要做到情况分析归纳实在，紧密联系实际，指导性意见切实可行。领导讲话面对的是做实际工作的人，讲话的基本功能是回答、解决实际工作中提出的种种问题和矛盾。因此，要真正能吸引人、打动人，对人有启发，对工作有指导，就必须紧贴实际，实实在在。不能不着边际地说空话套话，不能从头至尾都是报纸上的官话，不能没有着落地只讲一般原则。

四是求“顺”。要做到基本思路顺，框架结构顺，逻辑关系顺，没有“硬伤”。领导讲话必须通顺、准确、全面、妥帖，不能硬掰、硬扯、硬挂、硬拔，一定要防止片面性、模糊性，这是领导讲话的基本功能和性质决定的。领导讲话要用以指导工作、统一认识，如果写得不顺，就会产生歧义，甚至导致偏差，造成不良影响甚者严重后果。

三、关于写后“四看”

材料写完之后，不要头脑发热，忙着出手，要“跳”出来，凉下来，回头看，自己当听众和读者再验收一遍。

一看到位不到位。层次、态度、思想、语言是否符合要求。

二看得体不得体。是不是做到了符合讲话人的角色，维护发言者的形象，顾及各方面的影响，把握好火候分寸，照应到相应关系。

三看严谨不严谨。是否经得起检验、推敲，有没有立不住的说法和提法，有没有引用不实不当的数据、事例和情况。

四看细致不细致。关键处有无文字错漏，有没有明显的病句，格式、排版、打印、装订、页码等是否恰当。重要环节要准确无误。

通过这四看，把好“五关”：

一是把好政策关，确保公文的权威性；

二是把好内容关，确保公文的准确性；

三是把好结构关，确保公文的严谨性；

四是把好文字关，确保公文的缜密性；

五是把好格式关，确保公文的规范性。