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开好分会场视频会,这些细节莫忽视
一场优质高效的视频会议,不仅有效减少人员聚集,降低会议成本,更能切实提高工作效率。开好分会场视频会议,以下细节不可忽视:
01 明确传输信号
视频会议一般有指定的传输信号种类,作为统筹分会场的经办人必须向相关部门了解清楚,同一时间是否有其他上级部门召开视频会议,采用该种信号进行传输。
如果有两个或多个会议在同一时间用同一种信号召开视频会议,则应立即与上级部门联系,由上级部门协调并明确是否更改传输信号。
02 了解议程和时长
为提前做好会议准备,经办人要主动与上级部门联系,了解会议议程,弄清楚是否需要分会场参会领导发言。确需发言的,经办人要提前向上级部门了解发言主题、时限、着装等要求,据此通知相关人员准备材料。
会议通知上一般只注明会议开始时间,但领导经常要安排多项工作,参加多项会议,有时上级部门的视频会议结束后,领导会接着召开本级的视频会议,部署相关工作。
为合理安排工作时间,经办人要事先与上级主办部门联系,提前了解该视频会议时长,并据此做好相应安排。
03 提前检查会场设备
经办人要提前到会场检查接收的画面是否清楚、音质是否清晰、音量大小是否合适、摄像机是否遮挡视线等。
视频会议分会场布置现场
如果有分会场发言的议程,还需提前调试确认话筒是否能正常使用、发言人的画面是否能及时切换到位等。
除此之外,经办人还要提醒会场工作人员做好临时停电、线路突发问题等应急方案。
04 合理摆放现场桌椅
分会场视频会通常不设置主席台,按照课堂式的方式摆放桌椅即可。座椅应尽量避免摆放在两个桌子的桌脚连接处。前后排桌子之间保持一定距离,便于参会人员进出。
如果每排都有桌子,则将台签放在桌上;如果只有第一排有桌子,则将台签贴在座椅上,以便参会人员有序就座。
有桌子的摆台卡,无桌子的贴背签
疫情防控期间,座椅要严格按照疫情防控要求的间隔摆放。
05 及时切换会场画面
在会议进行期间,领导要掌握下级分会场参会情况。因此,本级分会场需设置显示屏,滚动显示下级分会场的参会实况。
经办人要提前与负责信号传输的工作人员沟通好,确保画面切换正常。
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