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说说那些关于整理材料的学问!
01 报上去的材料,都去哪里了
你以为下级报送的材料,上级都会认真看吗?
如果你是这样想的,那说明你还不是很懂情况。有些材料,上级会认真审阅;而有些材料,上级可能连看都不看就封存在电脑硬盘了。上级看不看,是要分情况的。
如果是一般性的材料,比如说每周例行的工作报告,或者节假日值班安排表,上级顶多也就多扫几眼,不会太认真看。
有一类材料,是上级为了收集素材,而要求下级单位上报相关材料。这种材料,上级也会看,但不会特别认真看,因为上级只要找到他们想要的素材,就不会再看了。
如果是要在一定范围内刊发、传播的经验材料,或者在大会上交流的材料,那上级一般会仔细认真看的,甚至字句斟酌,因为一旦出现纰漏,那影响就非常不好了。
我有一个工作小技巧,那就是不要追求所有材料都高标准,以上级的重视程度,来把控材料的用心程度,这样会比较省力,毕竟材料工作有相当一部分都是务虚的工作。
02 让人忍不住吐槽的几种情况
我的工作岗位经常跟材料打交道,也经常收集下级的材料,这里说几种不忍直视的情况。
第一种情况是没有标题。报上来的材料,就几段文字,搞不清楚是什么材料,以及是针对哪项工作的。
第二种情况是没有落款。材料是发过来了,但是搞不清楚是哪个单位发过来的材料,有点丈二和尚摸不着头脑。
第三种情况是格式不规范,甚至没有格式。对于材料人来说,只要格式不规范,就会产生主观抵抗以及拒绝的情绪,不想深入阅读材料。
还有一种情况,就是传过来好多页,结果没有页码,看了半天才理清楚。
03 如何整理、归档并报送好材料
从上级往下级的角度来看,只要做好下面这几个方面,你就是一个优秀的材料工作者。
首先,要素要齐全。
不管是标题,还是落款,甚至是时间等其它必要要素,都要在材料中明确体现,否则上级在选用材料的过程中,就会出现麻烦。
本来你们单位的材料不错,要表扬你们的,结果却发现材料却没有落款,只能无奈地放弃。
其次,格式要规范。
标题二号方正小标宋,正文三号仿宋,一级标题黑体,二级标题楷体,三级标题放松加粗,间距固定值28等,这些都是有明确规范的,最好养成习惯,每次都在行文后,把格式调整好。
其次,要确认接收。
上级要求报送材料,你不能说你传上去就完成了,一定要跟上级确认。
我在工作中,就见到过很多推诿扯皮的情况,上级说没收到材料,下级说已经报送了,结果推来推去,大家都不开心。多确实一下,对别人好,对自己也好。
最后,要及时归档。
归档就是在本级做好留存,并分门别类地收纳起来,以便日后有需要的时候,能够第一时间找出来。
养成归档的习惯很重要,因为对于材料人来说,经常需要反复查找资料,自己做好归纳,就是在给自己行方便。
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