办公室工作职能及工作流程

目录

第一部分 办公室管理职能和岗位职能 1

第二部分 办公室工作流程 3

流程一；收文流程 3

流程二；发文流程 4

流程三；车辆管理流程 5

流程四；办公用品、采购、入库、领用流程 6

流程五；招聘工作流程 7

流程六；入职工作流程 8

流程七；培训工作流程 9

流程八；辞职工作流程 10

流程九：接待工作流程 11

第一部分 办公室管理职能和岗位职能

基本管理职能

主任岗位职能

文员职责

涉及工作流程

涉及相关制度及标准

涉及相关表单

项目

简要说明

1

员工招聘入职管理

员工入职必须经过报名、面试、实习、考核、入职培训等环节，要求招收能力强、品德优秀的员工。

①审查员工履历 ②报请领导审核 ③面试 ④根据综考情况批准入职

协助安排新员工报名、培训、考试、食宿等

员工入职流程

员工入职管理制度

《履历表》 《应聘人员登记表

2

员工调动管理

根据公司安排，对跨部门人员变动采取调令的方式；部门内部的变动需报送行政办级单位主要领导

①审核调动手续 ②监督检查

内部岗位变动登记表

员工调动流程

调动管理制度

《介绍信》 《人事调令》 《员工异动交接清单》

3

劳动合同管理

员工实习一至两个月，可以书面申请与单位签订劳动合同

①全面负责 ②审核

①初拟合同②签订合同文本 ③存档

签订劳动合同流程

合同书标准文本

《合同书》 《用工合同》 《员工登记表》

4

员工辞职管理

员工辞职必须提出书面申请，并逐级审批、办理交接手续

①全面负责 ②审核

①办理辞职手续②接受辞职申请③收集交接表

员工辞职流程

员工辞职管理制度

《员工离职交接清单》

5

培训管理

单位对新入职员工、业务骨干、全体员工开展定期和不定期培训，培训采取内训和外训相结合方式进行

①拟定方案 ②组织实施 ③考核验收 ④效果分析

①培训通知②培训场地、会务服务

培训流程

员工培训管理制度

《培训计划表》

6

考核管理

单位对各部门、各种业务人员定期进行考核，奖优罚劣。

①拟定考核计划 ②考核数据分析、整理 ③统计考核表

①发放通知②参与考核、统计

①部门月度考核流程②业务员年xx月xx日常文件，合同和其他公文用印 ②单位印章的保管

①用印登记②办公室印章保管

印章使用流程

印章使用登记表

印章管理制度

11

档案管理

涉及公司有关经营累、业务类、人事类文件、合同的保管与定期清理。

①全面负责 ②监督考核 ③销毁批准 ④审核借阅请求

①复印、打印2借阅登记③借阅分类、整理④编制档案明细表

①文档管理流程②文档借阅（复印）流程

①档案明细表②合同登记表

档案管理制度

12

会议管理

单位召开的各种会议的安排

①统筹安排 ②会务协调

①编写会议计划表、通知②会议准备③会场安排④后勤工作

会议流程

①会议签到薄②会议记录薄

会议管理制度

13

卫生制度

保证单位办公区、公共区、生活区公共卫生干净整洁。

①全面负责 ②督查检查

参与检查

①办公区及各部门评分表

卫生管理制度

14

考勤管理

对单位员工实行指纹考勤，严肃公司纪律。

①全面负责 ②监督检查 ③指纹录入 ④设备维护

①人员异动通报②协助管理③定期考勤

15

网络管理

对单位电脑、网络、指纹考勤机等进行管理维护

①全面负责 ②监督检查 ③设备维护 ④电信部门联络 ⑤电话维护 ⑥网络维护

协助管理

第二部分 办公室工作流程

流程一；收文流程

收文流程

文员

办公室主任

单位领导

分管领导及处理

一般文件

流程二；发文流程

发文流程

文员

办公室主任

单位领导

分管领导及处理

重要文件

一

一般文件

流程三；车辆管理流程

部门用车人

办公室

办公室主任

单位领导

驾驶员

同意 同意

流程四；办公用品、采购、入库、领用流程

部门

行政办

单位领导

流程五；招聘工作流程

用人部门

总经办（行政办）

分管领导

主要领导

流程六；入职工作流程

员工

总经办（行政办）

用人部门

通过

流程七；培训工作流程

员工

部门

总经办

公司领导

流程八；辞职工作流程

主要领导

分管领导

部门

员工

行政办

财务部

流程九：接待工作流程

来访客人

相关部门接待人员

各部办领导

办公室主任

总经理