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送文件,远不止“送”那么简单
常有年轻同志来电、来信与留言,询问初进机关除了遵守明文的制度规定,还有哪些不言而喻的“潜要求”呢?为此,我们请来“小白蔡成长记”故事中大家比较熟悉的两位年轻嘉宾——小白和小蔡,请他们为大家讲讲初进机关的那些事。
送文件,远不止“送”那么简单
小蔡:我刚到秘书科不久,就被安排给焦书记送文件。文书科的同志给我送来一大摞文件,叮嘱我尽快呈送给焦书记,还说有几个急件等着焦书记批示。我哪敢怠慢,把文件夹简单整理了一下,将手机调成静音放裤兜里,抱起文件直奔焦书记办公室。
到了门口,我先“哒哒哒”敲了三下门,等里面传来焦书记的应答“请进”后,才推开焦书记的门,焦书记正在改一份材料,他让我把文件放在桌上。我把文件放下,又用手拢了拢,悄悄退出办公室。暗自思忖,这次亮相应该还算合格。
没过一会儿,焦书记就叫我过去。他抬起头若有所思地说:“小蔡,下周一省里的‘党员双带工程’现场会,发言材料你先准备一下。”
我一下慌了神,没人告诉我焦书记要参加“党员双带工程”现场会啊!焦书记见我支支吾吾,就把手头的文件递给我:“是省里的会议通知,需要我参加并简短发言,不是你刚送来的吗?”
我接过文件,脸一下红到了脖子根,想狠狠掐自己几下:拿到文件翻都没翻就着急忙慌地送,这下一问三不知,尴尬了!
焦书记没有追究的意思,又拿起手头另一份文件递过来:“小蔡,过来帮我看看这是什么字?”
我走过去站在他身边,脑门上直冒汗,这个件我也没有提前看。焦书记没注意到我的表情,手指着一处字迹潦草的批示。我瞪大眼睛仔细辨认了一会儿,勉强认出那几个字是“请尽快将方案报我。”
“焦书记,好像是‘请尽快将方案报我’。”我硬着头皮回答。焦书记点了点头,对我说:“没事了,还剩几个件没批完,我约的几个客人马上到,你先把这些看完的带走。”
“好的。”我抱起一摞文件退出办公室,轻轻地把门带上。
没想到,我刚回到秘书科,文书科马科长的电话就追过来了:“小蔡,那个急件,焦书记批了吗?”
我赶紧翻查刚取回的那堆件,并没有急件的影子。于是回复道:“马科长,您说的急件应该还没批,现在焦书记办公室有客人,我去催也不合适,要不请您等会儿?”
“怎么不把急件放在最上面?都跟你说了有急件!”马科长有点急了。我顿时呆若木鸡,怎么就没想到把文件按轻重缓急排一下呢?
本以为送文件是最简单的事,通过这个手忙脚乱的上午,我才明白,送文件也是向领导汇报工作,远不止“送”那么简单。除了要注意礼仪,手机调静音,进门前敲门先征得同意之外,还要提前熟悉文件内容,把情况摸透,根据轻重缓急确定文件摆放顺序。至少做到这些,才叫懂得了怎么送文件!
小白:我对小蔡讲的这个故事很有同感,关于新人为领导报送文件,我再补充几个需要注意的细节。
比如,我们去送件时,领导的办公室门是关着的,出来时,记得把门带上;如果门是半掩的,出来时最好还把门半掩着,除非领导有其他明确的要求。
比如,领导写批示时,最好站在与领导面对面的地方,保持一定的距离;如果领导正在批示文件,突然接了一个电话,这时,最好主动先退出领导办公室,并将门轻轻带上,过一会再敲门进来。
迅速上车,别让领导在车上等你
小白:下面,我讲一个关于“道别”的“规矩”。
我第一次跟着领导外出到基层调研时,乘坐了一辆中巴车。我们是第一次与这家单位联系,一上午的座谈和交流非常顺利,对方也非常热情。眼看到了中午,我们谢绝了对方留我们吃午饭的邀请,一行人起身去乘车。
在办公楼前等了半天,车也没来。我们有十来个人,对方有二十来人,大家就开始互相留电话、加微信等,场面热闹非凡。车终于开来了,带队的副局长与大家握手告别后先上了车,随后是几个部门的负责同志。没想到,我被人群挡在了后面,没注意领导们已经上了车,还在和基层单位的同志聊着天,直到陈科长把电话打到我手机上。
他火急火燎地问:“小白你在哪呢?车要走了。”我赶忙从人群后冲出来,快要上车时,又想到就这样上车有点没礼貌,又转过身和基层单位的几位领导一一握了握手,表示感谢……
回去后,陈科长告诉我,今天他有失误的地方,他没告诉驾驶员具体离开的时间,也忘记提前通知驾驶员把车开到办公楼。没想到驾驶员恰好去了洗手间,导致领导多等了一会儿。他又提醒我,遇到这种情况,年轻同志最好先上车,等领导握手道别后车子就可以启动了。今天大家都坐好了,我还在外面跟对方领导一一握手,就比较尴尬。再说,车子启动后,大家还会一起挥手再见,感谢对方接待。
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