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会议记录写法和要求
会议记录一般由标题、会议组织情况、会议内容、会议结尾四部分组成。
一、标题部分
会议记录的标题,也是会议记录的名称。会议记录标题通常由机关、部门单位或机构名称+会议事由+名称组成,如“江苏省××厅××次办公会议记录”。
二、会议组织情况部分
在这部分需要写清楚下列内容:
1.开会时间。要写清年xx月xx日,重要的会议还应反映出具体的起止时间,如上午8时30分到上午11时30分。
2.会议地点。要写清楚会议召开的具体地点,如××会议室;必要时还应注明所在地。
3.出席人。出席人少,需要写清楚出席者的姓名、职务;出席人多,可以只写出席人的上下限,如县、处级以上;重要的会议,为了便于日后考查,可另设签到簿,并随同会议记录一并保存。
4.缺席人。缺席人少时,要具名,并简要注明原因。
5.列席人。要写明列席人的姓名、职务。
6.主持人。要写明主持人的姓名、职务。
7.记录人。将记录人的姓名、职务写上,而且有几人就要写几人。以上内容要求会议记录人员视具体会议有所增减,并在会议正式召开之前就要写好。
三、会议内容部分
这是会议记录的主体部分。它主要有这么几项内容:会议议题、领导人的报告、讨论情况、形成的决议和主持人的总结。例文的议题就是在会议开始时由主持人提出的,记在主持人的名字之后,没有单独标列“会议议题”。因为例文是一个办公会议的记录,所以没有“领导人的报告”内容,而直接反映会议的讨论情况,即“陈××:……”之后,就是围绕议题发言的过程记录。这一部分要按发言人的先后记在每一发言者的名字之后。发言者姓名要顶格写,内容记录部分一律不要顶格写,以使姓名突出,便于查阅。例文是将形成的决议和主持人的总结两部分放在一起表述的,这也是一种常见的,又符合会议实际的记录形式。
会议主体部分的记录方法有两种:一种是详细记录,一种是摘要记录。
1.详细记录主要用于重要会议。重要会议讨论、研究的问题比较复杂,要求尽可能地记下发言者的原话,即怎么讲,就怎么记,特别重要的发言,不仅要完整无遗地记录发言内容,而且最好要记下发言者的语气姿态。做好重要会议的记录,应注意三点:一是记载会议中的争议问题、分歧意见时,应将争议、分歧的焦点及有关人员发言争论的观点,详细记下;二是记载会议中的关键问题、要害问题时,应将有关人员的发言详细记下;三是记载会议决议时,应详细记载表决情况,对异议、弃权等情况要予以实录,以备考查。对会议中所记录的决议性内容,在会议记录结束前,记录人应念给与会人员听,以便对决议事项推敲得更准确。有些详细记录,必要时会后应重新整理,但原记录不得毁掉,仍要存档;有些会议记录需送会议主持人审阅后才可公布和印发。
2.摘要记录主要用于一般会议。在没有分歧和争议的情况下,只需摘记关键和重点,如在会上报告了什么事情,讨论了什么问题,作出了什么决议等。上面两种记录方法,要根据会议的性质和内容来选定。总之,会议记录力求完整、真实、准确,忠于原意,字迹清楚,并防止增减改动会议内容,还要防止用记录人的语言代替或修改发言人的语言。
四、结尾部分
会议结尾,要提行空两格写“散会”字样。在会议记录的右下方,由会议主持人和记录人签名,以示负责。
五、例文
院行政扩大会议记录
时间:****年xx月xx日(星期二)下午。
地点:院部楼下会议室。
出席:李××、郭××、唐××、王××、汤××、陈××、魏××、左××、杨××、曾××。
缺席:×××、××。
列席:×××。
主持:李××。
记录:××。
内容:讨论通过家具折价处理办法。
李××:同志们,我们今天的行政会议是讨论通过家具折价处理办法。现在先请陈××同志谈一下情况吧。
陈××:上次我们搞出一个家具折价办法,发动大家提意见,结果收集到不少意见。同时我们还了解到兄弟院校家具折价的一些具体情况。因此对上次的讨论稿进行了修改,提出了这个意见,现提供大家讨论通过。
我先对一些具体问题作一些说明:
一、家具折价处理的原则(略。见本会议记录附件);
二、家具折价的具体处理办法(略。见本会议记录附件);
李××:关于这个折价办法,上次征求了大家的意见,后来总务处又了解了本地区一些高校和省外一些高校的情况,作了修改,现在供大家讨论通过。我看大体上合理就可以了,很难做到每一件都合理,因为家具的借用情况比较复杂,同一年xx月xx日。
(杨××同志插话问:已调出外单位,但仍用公家家具的,能不能折价?陈××同志说:研究过此事,同意折价。)
家具登记由职工本人填表,要如实登记,交本单位专人负责集中,然后交仓库来核。
不用的家具,由职工本人自己送回家具仓库。
关于家具折价处理,拟于星期四下午全院开会时,由总务处作个说明,动员搞好这项工作。
至于今后新来院工作人员是否可借用家具,或用什么变通办法,由总务处研究后提出一个具体意见。
就这样了,散会。
主持人(签名)
记录人(签名)
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