10个会议安排小常识

会务工作分为会前准备、会中服务、会后总结三部分，并细化量化为22个关键点，供大家参考。一、会前准备1.拟订会议方案会议方案是组织安排会议的关键。内容包括：会议名称、时间、地点、规模、内容、议程、拟请出席领导、参会范围、日程安排、文件材料目录、宣传报道、食宿行安排、安全保卫、工作班子组成及职责分工等。方案报送相关领导审定后，要立即召集相关单位负责人召开协调会，对各项任务进行分解。2.起草、审核会议通知会议通知内容包括：会议名称、主送单位、主要内容、报到时间和地点、参会范围、报名要求、其他有关事项等。在会议通知起草过程中要注意：表达准确、条理清楚、言简意赅、一目了然。会议通知一般由会议的承办单位负责起草，然后报有关部门和领导审核签批。3.下发会议通知会议通知下发要及时、准确。防止重发、错发、漏发。如需召开紧急会议的，务必确保电话通知，其中要注意避免出现“明天”“后天”等字眼，必要时说明“几号”“星期几”，防止产生歧义。4.落实与会人员按照会议通知要求的时间，对与会人员逐一落实并做好登记，必要的进行电话核查、督促，统计汇总后列好请假人员名单，并及时向有关领导报告。5.协调出席领导根据会议性质拟定领导出席安排，报请领导同意后，逐一进行电话通知。内容包括：会议时间、地点、议程。并帮助衔接、督促讲话稿或主持词的起草与报送，确保及时送到相关领导手中。会前半小时要再对出席领导进行提醒。6.预订会议室会议时间确定之后，要立即与会议场所联系沟通，预订会议室，并安排做好先期准备工作。7.编印会议须知大型会议需要编印会议须知，须知编排要求准确、周密、合理、简洁。内容包括：日程安排、与会人员名单、分组名单、食宿安排、乘车安排、值班电话、作息时间、注意事项等。如有需要制作会议证件的，比如：出席证、列席证、工作证、车辆通行证等，要根据会议主题设计制作。8.布置主席台主席台的布置要从会议性质、领导人数、主席台大小以及方便领导出入席等方面综合考虑。一般中间坐职务较高的领导。9.制作会标会标体现会议的主题，会标制作一定要准确无误，并注意把握会标的长度、字体与会场是否协调一致。10.检查音响和灯光根据会议议程安排话筒的数量和摆放位置，并在布置会场时、开会前检查音响灯光是否可以正常使用。