公文遣词造句九要

公文在遣词造句上，应注意使用单义的、本义的、稳定的、不带感情色彩的词语，组织简明、直陈的语句，以使公文语言平实、简要、准确、得体。一要注意词语意义的差别，准确把握用词尺度。表达同一个意思，有时有几个相近的词语可供选择，要根据上下文的关联意义、公文的种类和性质，分辨词语意义有选择地用词。如：“中国”、“中华民国”、“中华人民共和国”、“祖国”在使用上是有差别的。“中国”是我国有史以来的名称，意义最广；“中华民国”、“中华人民共和国”都有特定的历史背景；“祖国”则适用于中华民族内部。“秦始皇统一了中国”、“孙中山创立了中华民国”、“中华人民共和国成立于20xx年xx月xx日，后者则是表述的需要，无需精确，如果将“目前”改为“×年xx月xx日”，反而失去准确性。公文中常用的表示时间的模糊概念有：现、现在、最近、近日、近来、近期、相当一段时间、一定时期、目前、自×××以来，等等；表示数量的模糊概念有：一些、有些、某些、部分、大部分、少部分、几乎全部、个别、极个别、多数、大多数、绝大多数、少数、极少数、多次、屡屡、不少、凡、相当数量，等等；表示范围的模糊概念有：各级、各类、有关、相关、一系列等等；表示程度的模糊概念有：十分、很、非常、进一步、切实，等等。诸如此类，都是公文表述中必不可少的模糊概念。三要运用专业术语。专业术语含义单一，能使表义准确。公文涉及业务工作时，应当运用专业术语，可以起到简洁明了、精炼得体的作用。不同的行业各有不同的专业术语，文秘人员应当注意学习各种业务知识，不说外行话。四要注意使用具有概括性的习惯用语特别是成语。如：忠于职守、恪尽职守、玩忽职守、协调配合、廉洁奉公、舍己为人、精益求精、以权谋私、徇私舞弊、挥霍浪费、吃拿卡要、行贿受贿、小金库、回扣、赞助、走后门等等。诸如这类成语或习惯用语，用在公文中，不但可以表义准确，而且言简意赅，使语言更精炼。但是，也要注意避免堆砌词藻，不使用带有地方性色彩的习惯用语。五要恰当使用一些在现代汉语中保留下来的文言词语。现代公文中常用的文言词语有：查、兹、贵、该、经、业经、悉、惊悉、拟请、务请、是荷、为荷、为盼、承蒙、特此、特予、此令、为要、为宜、值此、如下、凡等等。商洽、请示事宜时常用“贵”、“为荷”，批复中常用“悉”、“经”，慰问电(信)中常用“值此”，唁电中常用“惊悉”。恰当使用这些文言词语，可以表达特殊的意义，而且使语言简炼，但是切不可滥用，否则，会破坏公文的严肃性。六要多用陈述句和祈使句。陈述句是叙述事实、说明情况、判断是非的句子，表义朴实、准确，不卑不矫，直接陈述事务。祈使句则将要求做什么、怎么做的意思，表达得最直接，使人能很快明确意图，所以公文使用这两种句子最频繁，这两种句子也最适宜于公文。七要尽量使用短句。使用简短的句子，由于附加成分少，不易造成语病，易于理解，容易读懂，节奏感强，不拖泥带水，能够形成公文要求的语势。八要适当使用成分共用句。公文中常见多个名词并列构成一个主语共用一个谓语，多个动词构成联合词组充当谓语共用一个宾语，多个形容词联合充当一个状语等等现象。这种多个意思凝聚在一个成分里的方法，使公文的语句结构紧凑，表意丰富，句式简洁明快。九要恰当使用无主句。为了节省篇幅，达到简炼的目的，当公文执行主体或遵行者不言自明时，可以不补足写明。如：你委《×××请示》(自治区人民政府)收悉”。“经研究，(自治区人民政府)现批复如下：”括号中的名称都是省略的主语。”