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好的汇报材料要看一眼就记得住
关于给领导准备座谈会的汇报材料,一定要注意一个原则,就是要方便领导记得住,讲的好,朗朗上口。让领导看到材料之后,就立马能够抓住关键点,不看稿子也能讲出来。这是因为领导汇报工作的时候,一般不会照着稿念,拿着稿子来念,特别是小范围、人较少的座谈会,会给人对工作很不熟悉的印象,一般都要避免这种情况。所以我们起草的汇报材料,要方便领导脱稿讲。如果讲的人记不住要汇报的内容,只好照着稿子念,那么这些内容对听的人来讲,也是十有八九记不住的。这样既不能留下很好的印象,也很难产生很好的汇报效果。
要怎么做呢?
首先要做好小标题。不仅要注意几个小标题之间的逻辑关系,做到逻辑清晰,要像一棵深秋的树一样(删繁就简三秋树),一根树干几个树枝几根小枝桠,一眼看过去清清楚楚。而且树枝桠不能太多,太多了,比如像冬天的鸡蛋花树一样密密麻麻的,也会看得眼花缭乱。还要简化小标题的表述,一个是不要太长,10个字以内最好,观点鲜明,一目了然。另外一个是不要用太专业拗口的词语,做到口语化,用平常话。一些专业的说法要进行改造,把它转化成我们平常说的词语。
其次是内容要简洁。一些部门给领导起草汇报材料的时候,很容易把工作写得太细太小,把自己做的那些工作一点一点都列上来。领导的层次越高,汇报掌握的内容就要越精炼,不能讲太多细枝末节的事情,既不符合领导的身份,也不方便领导记忆。我曾经看过某个镇一个教育部门的半年工作总结,洋洋洒洒写了30多页,16,000多字,而今年全国的政府工作报告都不到1万字,对比高下立判。问题就出在琐琐琐碎的写了太多细节的东西。很多人生怕自己的工作没有体现,所以写多一点,其实你给比你高好几个层次的领导汇报这些细的东西没有意义,会让人觉得烦,而且会干扰汇报的主题,变得主次不分。有些内容不得不讲的,但要概括,要突出关键,把有限的篇幅让给需要想要汇报的内容,才能讲深刻讲到位。
数据的使用也要精炼。有些工作当中可能涉及到很多的数据,三五个甚至更多,如果只是用来做证明或支撑的,讲其中最重要的1~2个就好,多了就记不住了,也没有必要。所以我们要对一项工作里面对相关数据进行处理,选择其中重要的来讲,或者通过合并同类项的方式,把这些数据进行整合。
再次是要读顺。各个小点之间、各条内容之间用一些连接的句子,把它们都串起来,便于领导理解下来要讲的重点是什么。比如一段话里面讲了三个方面的内容,让我们写完小标题之后就可以说:“这个内容主要体现在三个方面”,或者“我们主要从三个方面重点考虑”。内容不多的时候可以把内容概括出来,比如:“我们既控制好总量,又抓好结构优化”,看到或听到这里,就知道下来要讲什么了,然后再讲控制总量怎么做、结构优化又怎么做,条理清晰。句与句之间同样进行这样处理使文章形成一个清晰的思维脉络,文章读起来就会很顺畅,也就更加方便理解和记忆。
这些都是个人在写作中的体会,一般的写作教材不会讲,拿出来和大家交流,不一定正确。但我想这几个方面,如果这样来处理,对我们提高汇报材料的质量应该会有帮助。
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