XX有限公司公文处理实施细则

第一章总则

第一条为进一步规范公文处理工作，确保公司文件行文严谨、阅读规范、办理高效、推进文书工作科学化、制度化、规范化，参照《党政机关公文处理工作条例》（中办发〔20xx〕14号）和《党政机关公文格式》（GB/T 9704-20xx）制定本细则。

第二条公文处理工作是指公文拟制、办理、管理等一系列相互关联、衔接有序的工作。

第三条公文处理工作坚持准确规范、精简高效、安全保密的原则。

第四条综合办公室负责公司公文处理工作，并对各部室的公文处理工作进行业务指导。公司党委、纪检、工会、团委公文处理工作由党委办公室负责。

第二章公文种类

第五条公司使用的公文种类主要有：

（一）决议。适用于会议讨论通过的重大决策事项。

（二）决定。适用于对重要事项作出决策和部署、奖惩

有关单位和人员、变更或者撤销下级单位不适当的决定事项。

（三）意见。适用于对重要问题提出见解和处理办法。

（四）通知。适用于发布、传达要求各部室周知或者执行的事项，批转、转发公文。

（五）通报。适用于表彰先进、批评错误、传达重要精神和告知重要情况。

（六）报告。适用于向上级单位汇报工作、反映情况，回复上级单位的询问。

（七）请示。适用于向上级单位请求指示、批准。

（八）批复。适用于答复下级单位请示事项。

（九）函。适用于不相隶属单位商洽工作、询问和答复

问题、请求批准和答复审批事项。

（十）纪要。适用于记载会议主要情况和议定事项。

第三章公文格式

第六条公司公文一般由发文单位标志、发文字号、签发人、标题、主送单位、正文、附件说明、发文单位署名、成文日期、印章、附注、附件、版记、抄送单位、印发单位和印发日期、页码等组成，必要时可添加份号、密级和保密期限、紧急程度。

（一）发文单位标志。由“XXX有限公司”或者“XXXXXX”加“文件”二字组成。公司标志上边缘至版心上边缘为35mm。联合发文，发文单位标志可以同时标注联署发文机关的名称，也可单独使用主办单位的名称。同时标注联署发文单位时，应分行连续标注所有联署发文单位名称，一般主办单位在前，并将“文件”二字置于联署发文单位名称右侧，上下居中排布。

（二）发文字号。由公司代字、年xx月xx日不编虚位，署会议通过或者公司负责人签发的日期。联合行文时，署最后签发单位负责人签发的日期。

（十）印章。公文中署名应当加盖公司印章，并与署名相符。印章端正、居中下压发文单位属名和成文日期，发文单位署名和成文日居印章中心偏下位置，印章顶端上距正文（或附件说明）一行之内。联合行文时，一般将各发文单位署名按照发文单位顺序整齐排列在相应位置，并将印章一一对应、端正、居中下压发文单位署名，最后一个印章端正、居中下压发文单位署名和成文日期，印章之间排列整齐、互不相交或相切，每排印章两端不得超出版心，首排印章顶端应当上距正文（或附件说明）一行之内。

（十一）附注。公文印发传达范围等需要说明的事项。请示和报告件应当在附注的位置上标注联系人和联系方式。公文如有附注，居左空二字加圆括号编排在成文日期下一行。

（十二）附件。公文正文的说明、补充或者参考资料。应当另面编排，并在版记之前，与公文正文一起装订。“附件”二字及附件顺序号用3号黑体字顶格编排在版心左上角第一行。附件标题居中编排在版心第三行。如附件与正文不能一起装订，应当在附件左上角第一行顶格编排公文的发文字号并在其后标注“附件”二字及附件顺序号。

（十三）版记。版记置于最后一面，一定要在偶数页上，版记和空白页不标页码。如附件是被转发文件，转发文件还应标识自己的版记。

（十四）抄送单位。除主送单位外需要执行或者知晓公文内容的其他单位，应当使用单位全称、规范化简称或者同类型单位统称。一般用4号仿宋体字，在印发单位和印发日期之上一行、左右各空一字编排。“抄送”二字后加全角冒号和抄送单位名称，回行时与冒号后的首字对齐，最后一个抄送单位名称后标句号。

（十五）印发单位和印发日期。一般用4号仿宋体字，编排在末条分隔线之上，印发单位左空一字，印发日期右空一字，用阿拉伯数字将年xx月xx日标全，年xx月xx日不编虚位，后加“印发”二字。

（十六）页码。公文页数顺序号，用4号半角宋体阿拉伯数字，编排在公文版心下边缘之下，数字左右各放一条一字线；一字线上距版心下边缘7mm位置在版心之外。

（十七）份号。公文印制份数的顺序号。涉密公文应当标注份号。份号为6位3号阿拉伯数字，顶格编排在版心左上角第一行。

（十八）密级和保密期限。公文的秘密等级和保密的期限。涉密公文应当根据涉密程度分别标注“绝密”“机密”“秘密”和保密期限。保密期限中的数字用阿拉伯数字，编排在版心左上角第二行。

（十九）紧急程度。公文送达和办理的时限要求。根据紧急程度，紧急公文应当分别标注“特急”“加急”，紧急程度编排在版心左上角。

第四章行文规则

第七条行文应当确有必要，讲求实效，注重针对性和可操作性。

第八条行文关系根据隶属关系和职权范围确定。一般不得越级行文，特殊情况需要越级行文的，应当同时抄送被越过的单位。

第九条向上级单位行文，应当遵循以下规则：

（一）原则上主送一个上级单位，根据需要同时抄送相关上级单位和同级单位，不抄送下级单位。

（二）请示应当一文一事。不得在报告等非请示性公文中夹带请示事项。

第十条向下属单位行文，应当遵循以下规则：

（一）主送受理单位，根据需要抄送相关单位。

（二）涉及多个部室职权范围内的事务，部室之间未协商一致的，不得向下行文。

（三）上级单位向受双重领导的下级单位行文，必要时抄送该下级单位的另一个上级单位。主送受理单位，根据需要抄送相关单位。

第五章公文拟制

第十一条公文拟制包括公文的起草、审核、签发等程序。

第十二条公文起草应当做到：

（一）符合党的理论路线方针政策和国家法律法规，完整准确体现发文意图，并同现行有关公文相衔接。

（二）一切从实际出发，分析问题实事求是，所提措施和办法切实可行。

（三）内容简洁，主题突出，观点鲜明，结构严谨，表述准确，文字精练。

（四）文种正确，格式规范。

（五）深入调查研究，充分进行论证，广泛听取意见。

第十三条公文文稿签发前，综合办公室负责最终审核。审核的重点是：

（一）行文理由是否充分，行文依据是否准确。

（二）内容是否符合党的理论路线方针政策和国家法律法规；是否完整准确体现发文单位意图；是否同现行有关公文相衔接；所提政策措施和办法是否切实可行。

（三）涉及有关单位或者部室职权范围内的事项是否经过充分协商并达成一致意见。

（四）文种是否正确，格式是否规范；人名、地名、时间、数字、段落顺序、引文等是否准确；文字、数字、计量单位和标点符号等是否规范。

（五）其他内容是否符合公文起草的有关要求。文号使用是否正确。

第十四条经审核不宜发文的公文文稿，应当退回起草部室并说明理由；符合发文条件但内容需作进一步研究和修改的，由起草部室修改后重新报送。

第十五条一般公文由发文部室的分管领导审批签发。重要公文和上行文由董事长签发。联合发文需要所有联署单位或部室的负责人会签。

第六章公文办理

第十六条公文办理包括收文办理、发文办理和整理归档。

第十七条收文办理主要程序是：

（一）签收。对收到的公文应当逐件清点，核对无误后签字或者盖章，并注明签收时间。

（二）登记。对公文的主要信息和办理情况应当详细登记。

（三）初审。对收到的公文应当进行初审。初审的重点是：是否应当由本单位办理，是否符合行文规则，文种、格式是否符合要求，涉及其他单位或者部室职权范围内的事项是否已经协商、会签，是否符合公文起草的其他要求。经初审不符合规定的公文，应当及时退回来文单位并说明理由。

（四）承办。阅知性公文应当根据公文内容、要求和工作需要确定范围后分送。批办性公文应当提出拟办意见报本单位负责人批示或者转有关部室办理；需要两个以上部室办理的，应当明确主办部室。紧急公文应当明确办理时限。承办部室对交办的公文应当及时办理，有明确办理时限要求的应当在规定时限内办理完毕。

（五）传阅。根据领导批示和工作需要将公文及时送传阅对象阅知或者批示。办理公文传阅应当随时掌握公文去向，不得漏传、误传、延误。

（六）催办。及时了解掌握公文的办理进展情况，督促承办部室按期办结。紧急公文或者重要公文应当由专人负责催办。

（七）答复。公文的办理结果应当及时答复来文单位，并根据需要告知相关单位。

第十八条发文办理主要程序是：

（一）复核。已经发文单位负责人签批的公文，印发前应当对公文的审批手续、内容、文种、格式等进行复核；需作实质性修改的，应当报原签批人复审。

（二）登记。对复核后的公文，应当确定发文字号、分送范围和印制份数并详细记载。

（三）印制。公文印制必须确保质量和时效。涉密公文应当在符合保密要求的场所印制。

（四）核发。公文印制完毕，应当对公文的文字、格式和印刷质量进行检查后分发。

第十九条涉密公文应当通过机要渠道寄递。

第七章公文管理

第二十条公司公文由综合办公室统一管理。

第二十一条公文的印发传达范围应当按照发文单位的要求执行；需要变更的，应当经发文单位批准。涉密公文公开发布前应当履行解密程序。

第二十二条公文的撤销和废止，由发文单位、上级单位根据职权范围和有关法律法规决定。公文被撤销的，视为自始无效；公文被废止的，视为自废止之日起失效。

第二十三条不具备归档和保存价值的公文，经批准后可以销毁。销毁涉密公文必须严格按照有关规定履行审批登记手续，确保不丢失、不漏销。个人不得私自销毁、留存涉密公文。

第八章附则

第二十四条本条例由公司综合办公室负责解释。

第二十五条本条例自下发之日起执行。

附件：《公文格式实用分解》

附件

公文格式实用分解

一、公文用纸及排版、装订要求

用纸

A4型纸。成品幅面尺寸为210mm×297mm

天头（上白边）

距版心37mm。允许误差±1mm

订口

（左白边）

距版心28mm。允许误差±1mm

版心

尺寸

156mm×225mm(不含页码)

排版规格

正文用3号仿宋字，一般每面排22行，每行排28个字。以3号字高度加3号字高度7/8倍的距离为一基准行（3号字高度=4mm。行与行之间空6mm）。公文标题以2号字高度加2号字高度7/8倍的距离为一基准行

版制要求

排版干净无底灰，字迹清楚无断划，尺寸标准，版心不斜，误差不超过1mm。

装订要求

左侧装订。两页页码之间误差不超过4mm。骑马订或平订的订位为两钉距外订眼距书芯上下各1/4处，允许误差±4mm。平钉钉锯与书脊间的距离为3mm-5mm。

二、公文中各要素标识规则

（一）眉首（公文红色线以上的各要素）

公文份数序号

如需标识公文份数序号，用阿拉伯数码定格标识在版心左上角第1行。（上报的公文，在发文机关标识上空2行左边缘定格标识）。

秘密等级和保密期限

如需标识秘密等级，用3号黑体字顶格标识在版心右上角第1行，两字之间空1字；如需同时标识秘密等级和保密期限，用3号黑体字平行排列在版心右上角第1行，保密期限顶格，各字之间不空字，秘密等级和保密期限之间用“★”隔离。（上报的公文，在发文机关标识上空2行右边缘顶格标识。）

紧急程度

如需标识紧急程度，用3号黑体字顶格标识在版心右上角第1行，两字之间空1字；如需同时标识秘密等级与紧急程序，秘密等级顶格标识在版心右上角第1行；紧急程度顶格标识在版心右上角第2行。（上报的公文，在发文机关标识上空2行右边缘顶格一次标识。）

发文机关

标识

由发文机关全称或规范化简称后加“文件”组成；对一些特定的公文（如信函式格式），可只标识发文机关全称或规范化简称。发文机关标识上边缘至版心上边缘为25mm。上报的公文，发文机关标识上边缘至版心上边缘为80mm。

发文机关标识推荐使用小标宋体字，用红色标识。字号由发文机关以醒目美观为原则酌定，但一般应小于22mm±15mm。

联合行文时应使主办机关名称在前，“文件”二字置于发文机关名称右侧，上下居中排布；如联合行文机关过多，必须保证公文首页显示正文。

发文字号

发文机关字号由发文机关代字、年xx月xx日标全；“零”写为“0”。

公文生效标识

单一行文印章

单一机关制发的公文在落款处不署制发机关名称，只标识成文时间。加盖印章应上距正文2-4mm，端正，居中下压成文时间。

当印章下弧无字时，采用下套方式，而仅以下弧压在成文时间上；

当印章下弧有文字时，采用中套方式，即印章中心线压在成文时间上。

公文生效标识

联合行文印章

当联合行文需加盖两个印章时，应将成文时间拉开，左右各空7字；主办机关印章在前；两个印章均压成文时间。只能采用同一种加盖印章方式（或下套或中套），以保证印章排列整齐。两印章间互不相交或相切，相距不超过3mm。

当联合行文需加盖3个以上印章时，为防止出现空白印章，应将发文机关名称（可用简称）排在成文时间和正文之间。主办机关印章在前每排最多排3个印章，两端不得超出版心；最后一排如余一个或两个印章，均居中排布；印章之间互不相交或相切；在最后一排印章之下右空2字。

特殊情况说明（取消“此页无正文”）标识的方法

当公文排版后所剩空白处不能容下印章位置时，应采取调整行距、字距的措施加以解决，务使印章与正文同处一面，不得采取标识“此页无正文”的方法解决。

附注

公文如有附注，用3号仿宋体字，居左空2字加圆括号标识在成文时间下一行。

（三）版记（抄送以下各要素）

主题词

“主题词”用3号黑体字，居左顶格标识，后标全角冒号；词目用小3号宋体字；词目之间空1字。

抄送

公文如有抄送，在主题词下1行；居左空1字用3号仿宋体字标识“抄送”，后标全角冒号；回行时与冒号后的抄送机关对齐；在最后一个抄送机关后标句号。

如主送机关移至主题词之下，标识方法同抄送机关。

印发机关和印发时间

位于抄送机关之下（无抄送机关在主题词之下），占1行位置；用3号仿宋体字。印发机关左空1字，引发时间右空1字。印发时间以公文付印的日期为准，用阿拉伯数码标识。

版记中的反线

版记中各要素之下均加一条反线，宽度同版心。

版记的位置

版记应置于公文最后一页，版记的最后一个要素于最后一行。