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三招让您在办公室工作飞起来
办公室,是任何单位的关键内设机构,起着统筹协调、内联外通的重要作用,尤其是建筑单位工程项目综合办公室,更是事务繁杂、难度颇大,办公室工作如何做到“运筹于帷幄之中,决胜于千里之外”,你有什么真知灼见吗?
下面,小编给您提供三个小窍门,
希望可以让您的办公室工作井井有条
一、时间合理分配
办公室工作都是千头万绪的,所以,首先我们要学会的,就是合理地安排时间。
按事务的重要性来分配时间
首先是重要的事情。耗时费力、需要分析论证的事情要拿出多一些时间和精力。这个“付出”往往不是立竿见影的,是需要经常思考琢磨的一个过程。比如,重要文稿的起草,需要长时间的调查研究,必须认真对待。
其次是一般重要的事情。比如实施或改进预定的工作计划、撰写工作报告等,力争用一天或几天时间完成。
最后是不太重要的。例行的、预先安排的不太重要的数项小型任务,可以排出先后顺序集中完成。临时出现的开会、访谈、联络等随时处理。
二、按日常工作的特性来分配时间
办公室工作往往具有常规性、临时性和突击性。针对这三个特性,应该采用不同的应对办法:
常规性工作要按规矩办。所谓常规性工作,是指计划内的工作。这些工作基本上是“周而复始”地进行,每天、每周、每月、每年大体上都差不多。对于相对稳定的计划内的常规性工作,应对办法就是按规矩办。这里说的“规矩”,包括法规、制度、措施、公约、程序等,也包括约定俗成且行之有效的传统做法。
临时性工作要分门别类办。办公室的人经常会遇到计划外的工作,所以应对的办法就是要分门别类办。一是分清急缓,急事抓紧办;二是分清轻重,重要事重点办;三是分清性质,性质严重的马上办,具体操作时有现成规矩可循的按规矩办;无现成规矩可循的按领导的指示办;既无规矩可循、领导指示又不明的探索着办。实践中,第三种情况还是不少的,因为现成的规矩往往滞后,这就需要有改革创新的精神和理论探索的勇气。
要注意的是,顺手就可以完成的事,即时就办。否则就有可能被其他的事打乱甚至遗忘。例如,正在写材料时突然接到一个电话,请通知某某几点开会,那就不妨赶快拨个电话告诉某某,这件事就算完成了。若放下来,则有可能因为集中精力写材料把这件事忘了。一般来说,当天的工作应尽量当天完成,因为有的事情一过夜就有可能被忘掉。
突击性工作要全力以赴办。所谓突击性工作,是指相对集中一段时间完成某项重要任务。这个任务可能是计划中的,也可能是计划外的,往往时间紧、标准高、要求严、困难大。因此需要相对集中时间、集中精力、全力以赴地去办。
三、分清主与次
办公室的性质决定了,我们必须在主与次,进与退,前与后之间把握好分寸。这不仅是职责的要求,也是反映我们办公室人员素质和能力的重要参数。
首先要摆正工作性质的辅助性与工作要求的主动性之间的关系。要参与不干预,到位不越位,尊重不盲从。不当吹鼓手、马屁精。要能干事而不误事,要能成事而不添乱。
其次要摆正领导工作目标的统一性和职权任务的差异性的关系。要明白办公室是单位的综合部门,但不是权力部门。办公室人员尽管经常与领导在一起研究问题,尽管经常传达领导的指示,但是并不意味着可以发号施令,以领导自居。
再次是要摆正办公室人员同领导在政z*地位上的平等性与分工的不同之处的关系。因此要认识到,接受领导、服从领导、服务领导不仅是办公室人员的职责所在,更是组织内部的运行的基本要求。
四、记事有门道
随身带个小本
好记性不如烂笔头。办公室的工作,大到为领导决策服务,小到收发文件、打扫卫生、通知开会等,比较繁杂。人的精力是有限的,有时又受到外界的干扰,要把什么事都记住,单凭脑子是不够的,所以,在办公室工作第一件事,就是备个小本子,最后是可以放在口袋里的那种。
小本子主要记这些内容:
可包括当日自己的主要活动;
本单位的大事;
领导交办的事;
会议决定的需要自己办的事;
别人交办的事或反映的情况;
自己想到的事和对完成任务的设想、计划等。
把事情记下来之后,经常翻一翻。急事马上办;一般的事列入计划办;需要领导同意的事,及时请示。一事一记,办完一件,划掉一件。
勤检查
办公室经常会有发文工作,但很多时候,由于事情太多,很多人会把文件往抽屉里一放,想着过一会再发,往往第二天上班后,因为杂事很多,就把这件事忘了。这种把公文放在抽屉或保险柜里而误事的现象,还是不少的。要改变这种现象,简单的办法就是早晚一查、每周一清。
建议:每天上班后,第一件事就是打开抽屉或保险柜,看一看有没有需要当天处理的公文。每天下班前,查一查还有没有需要处理的公文。如果有,请注意放在上面的抽屉内,或放在办公桌上的显眼位置,方便第二天一上班就能看到。除此之外,每周不妨清理一次办公桌、保险柜,这样不仅可以使物品经常处于摆放有序的状态,也可以检查出压在办公桌抽屉里、保险柜内的公文,避免发生积压公文的问题。
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