公文格式易错项整理（讲稿）

各位领导、各位同事：

大家好！

根据安排，今天我与大家交流探讨公文格式易错项四个方面的内容：分别是公文起草过程中常见的用词错误、行文错误、标点错误、格式错误。

相信大家对20xx年xx月xx日起开始施行的《党政机关公文处理工作条例》并不陌生，而与之配套的《党政机关公文格式》也已发布，自20xx年xx月xx日起正式实施。今天我们所讲的，所交流的也是根据这一条例进行梳理，并对新旧版进行一个说明。

一、公文起草过程中常见的用词错误

公文公文，一是姓公，二是为文。

文字是公文的生命。是公文的主体和“躯干”也是公文起草者最容易出错的部分，一个小小的笔误就可能会造成“一失足成千古恨”。这也是大家常改常错，常错常忽略的问题。笔者在公文审核过程中，经常碰到文笔流畅但“错别字”屡犯错误的情况，归纳起来，常见的“错别字”使用错误有以下3个方面：

（一）关于易错的字词写作的正确与规范

在这里举几个常见的例子（见课件）

“制定”与“制订”的例子有很多。

1、人民有了政权以后，就不仅依靠政策，还必须把成熟的政策制定为法律，依法办事。(来源：彭真《谈监督政策和法律的关系以及改革等问题》)

2、白天劳动上一天，晚上还要和当地团员社干部们开会，帮助他们修改跃进计划，制订新的增产计划。(来源：马烽《停止办公》)

“做出”与“作出”的例子：

1、今年xx月xx日、各民族非公历纪年xx月xx日简称表示事件、节日或其他特定意义的词组，应用汉字数字。如果涉及一月、十一月、十二月，为避免歧义，要将表示月和日的数字用间隔号“·”隔开，并外加引号。如: “一·二八”事变（１月28日）、“一二·九运动”（12月9月）等。涉及其他月份时，不用间隔号，是否使用引号，视事件的知名度而定。如五四运动、五一国际劳动节、十一国庆节、“九一三”事件等。

（六）用“几、多、余、左右、上下、约”等表示约数时，使用汉语数字。如：几千年xx月xx日联合印发的《党政机关公文处理工作条例》，规定行文规则如下：见课件

公文中四种公文格式、十五个文种。起草公文，根据行文规则和公文内容，首先确定文种，然后选择适当的公文格式。起草“意见”，可能使用通用格式，也可能使用信函格式。起草“通知”，可能是平行文或下行文，也可能使用信函格式，但不可能使用上行文。

（一）向上级机关行文

（二）向下级机关行文

（三）向同级机关行文

注意：

1、上行文应当注明签发人、会签人姓名。

2、上行文由主要负责人或者主持工作的负责人签发；

3、下行文或平行文，由主要负责人或者由主要负责人授权的其他负责人签发。

三、公文起草过程中常见的标点错误

（一）多个书名号或引号并列时使用顿号分隔

（二）在标示数值和起止年限时使用连接号不规范

（三）在并列分句中使用逗号统领

（四）在并列分句中使用句号后再使用分号

……

四、公文起草过程中常见的格式错误

公文一般由份号、密级和保密期限、紧急程度、发文机关标志、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送机关、印发机关和印发日期、页码等组成。

以上内容可以分为三部分，即版头、主体、版记。

这就涉及到了公文中的版头部分：

份号：顶格标注在版心左上角第一行。一般用6位3号阿拉伯数字。如“№000017” 。

密级：用3号黑体，顶格标注在版心左上角第二行（份号下方），两字之间空1个字。绝密★30年，机密★ 20年，秘密★ 10年。

紧急程度：用3号黑体，标注于公文首页左上角，密级下放。

发文字号：用3号仿宋。

签发人：只有上行文才需注明签发人，“签发人”用3号仿宋 。发文字号居左空一字。签发人姓名使用3号楷体。

发文机关标识：由发文机关全称或者规范化简称加“文件”二字组成。上边缘至版心上边缘35mm，红色小标宋体字。联合行文时，以联署发文机关名称为准上下居中排布，文件两字在其右侧。

主体部分：

标题

一般由发文机关全称或规范化简称、公文主题和文种组成，位于红色分隔线下空二行位置。

标题字体为2号小标宋体字，排列分行合理、美观、醒目。

多行标题排列为梯形或菱形，不采用上下长度一样的长方形和上下长、中间短的沙漏型。

多个发文机关名称之间用空格分开，不加顿号，换行时省略。

正文中的层次序数

文中结构层次序数一般依次用汉字“一”、汉字加圆括号“（一）”、阿拉伯数字“1”、阿拉伯数字加圆括号“（1）”，不得逆向使用。

层次序数：

第一层 “一、” （黑体）（作为小标题时句尾无标点）；

第二层 “（一）”（楷体）（作为小标题时句尾标点可有可无） ；

第三层“ 1.”（仿宋）（无论是否作为小标题，要有标点）；

第四层 “（1）”（仿宋）（必须有标点）。

附件：

另面编排，在版记前，与公文一起装订。3号黑体字，顶格在版心左上角第一行。附件标题居中，编排版心第三行。如附件不能与正文一起装订，应在附件左上角第一行顶格编排公文的发文字号并在其后标注”附件”二字及附件顺序号。

附注：发放范围、注意事项、联系人及方式。左空2字加括号标成文日期一下行。

版记

置于公文最后一面，最后一要素置于最后一行。

1.抄送机关：指除主送机关外需要执行或知晓公文的其他机关。4号仿宋。在印发机关和印发日期之上一行,左右各空一字编排。“抄送”后全角冒号和抄送机关名称，回行时与冒号后的首字对齐，最后一抄送机关名称标句号。如需把主送机关移至版记，除将“抄送”二字改为“主送”外��编排方法同抄送机关。既有主送机关又有抄送机关时，应当将主送机关置于抄送机关之上一行，之间不加分隔线。

2.印发机关和印发日期：公文印制主管部门，为党政机关办公室。4号仿宋，排在末条分隔线上，印发机关左空一字，日期右空一字，阿拉伯数字，后加“印发”二字。

3.页码：4号半角宋体阿拉伯，版心边缘下，左右各一字线，距版心下边缘7mm。单页右空一字，双页左空一字。版记页前有空白页和版记页，均不编页码。公文附件与正文一起装订时，页码连续编排。

（二）发文字号错误

（三）标题

标题由发文机关名称、公文的主要内容和公文种类三部分组成。联合发文机关较多时，只写主办机关名称加“等X部委”字样即可。标题所表示的内容一般只概括一项最主要的主题，避免多主题标题。除法规、规章名称加书名号外，标题一般不使用标点符号。标题应简练，一般不超过50个汉字。

同一标题文种只可使用一种。

（四）文种使用错误

1．“请示”“报告”混用

请示和报告为两个文种，不能混用；没有“请示报告”文种，在实际工作中常见到将请示报告合用的情况。Eg.《关于申请修缮办公用房费用的请示报告》

请示一般为下级单位上上级单位请示事项使用，通常一事一请示，不可在一个请示中请示多个事项；上级单位收到请示需做以回复。

报告为告汇报某项工作情况或告知某事项；收到报告上级单位一般不予回复，在报告中不可夹带请示事项。

2．文种使用错误

15种公文种类，决议、决定、命令（令）、公报、公告、通告、意见、通知、通报、报告、请示、批复、议案、函、纪要；不可自造公文文种。

例：《关于第一次保密普查工作的总结》；“总结”不是公文文种，不能单独成文，应为《关于上报第一次保密普查工作总结的报告》

（八）、附件使用错误

附件为正文部补充和说明，当其内容为正文的主体时不能作为附件，而应作为正文的一部分上报；

例：《关于上报20xx年办公室工作总结的报告》中，工作总结为正文主体，不能将其作为附件。